Contrôle des remises en pharmacie : des logiciels à la rescousse !

« Actuellement, 65 % de la marge brute d’une officine passe par les accords sur les remises négociés avec les laboratoires génériques et les grossistes », indique Ludovic Rivière, directeur des opérations chez Wellpharma, chargé du développement du logiciel de pilotage des remises Sloop Data. Devenues incontournables dans la gestion officinale, les remises focalisent l’attention des groupements et des éditeurs. Grâce à la dématérialisation des factures et aux données transactionnelles (commandes, réceptions, ventes), ces derniers développent des logiciels d’optimisation des commandes selon les remises négociées, tout en s’assurant de leur application.

Une vérification impossible ?

Il était temps ! Étant donné le nombre et la variété des commandes combinées à la diversité des conditions négociées avec les fournisseurs (molécules, quantité, prix, périodes, dates, etc.), il est quasiment impossible, pour une officine, de vérifier l’application correcte des remises.

Jusqu’à 500 factures par mois

« Selon les grossistes, il y a jusqu’à 300, 400, 500 factures par mois… Comment contrôler l’application des remises sur chaque ligne de facturation ? C’est d’une complexité telle que la plupart des officines n’ont ni le temps ni l’énergie pour tout gérer. En fait, les relations entre les commerciaux des laboratoires et grossistes, et les pharmaciens se basent principalement sur la confiance », résume Jean-Yves Braud, président d’Exafact, éditeur de logiciel de contrôle d’applications des remises. Avec tout ce que cela peut comporter d’incertain.

Des annonces décevantes

« Le secteur des génériques, dont j’ai fait partie, fonctionne avec des effets d’annonces : les fournisseurs promettent toujours plus de remises pour attirer le client mais sans prendre la peine de souligner tels astérisques, telles exclusions, telles conditions, etc. Le pharmacien se projette alors avec une remise à 40 % sur un produit alors qu’elle ne représentera finalement que 32 % », témoigne Philippe Viratelle, président du groupement régional Pharmethical qui a intégré la solution d’Exafact pour ses adhérents.

« Le nez dans les achats »

« En octobre 2011, lorsque j’ai créé Exafact, je ne me suis pas fait que des amis. Plusieurs fournisseurs trouvaient gênant que je mette mon nez dans les achats… », se souvient en écho Jean-Yves Braud, lui-même ancien employé de laboratoires pharmaceutiques, qui indique aujourd’hui près de 250 officines abonnées.

Alerte en cas d’erreur

Ses clients lui transmettent les conditions de remises négociées. Puis son logiciel collecte les factures dans les espaces clients des laboratoires et des grossistes, les analyse et alerte le pharmacien en cas d’erreur. Rompu à cette analyse depuis près de 15 ans, Exafact va jusqu’à jouer le rôle de médiateur entre titulaire et fournisseur. « Si on relève un écart, nous organisons une visio à trois et argumentons à partir de l’information collectée par le logiciel », ajoute-t-il.

Des informations actualisées toutes les 24 heures

Immatriculée en mars 2024, la société Sylvestre propose la solution Office In et revendique 658 officines utilisatrices, notamment des groupements COS et Pharmabest. Outre les factures, le logiciel analyse les données de commandes et de livraisons issues du logiciel de gestion officinal, qui permet de détecter, en plus des écarts de remises, ceux avec les quantités livrées. Les informations sont actualisées toutes les 24 heures.

Simulateur de prix

« Nous émettons en moyenne 175 alertes par an par pharmacie », indique William Laborderie, président de Sylvestre. Au jour le jour, un simulateur permet de modifier les taux de remises et de recalculer les prix en conséquence. Appuyé sur l’ensemble des données collectées, un module de gestion de suivi des remises de fin d’année élaboré en fonction des achats et des accords passés avec les fournisseurs est également proposé.

Une solution de groupement pour piloter ses achats

À côté de ces logiciels de contrôle qui interviennent en aval, des logiciels de groupements ayant en mémoire les conditions de remises négociées permettent aux titulaires d’optimiser, en amont, la gestion de leurs achats.

Entretenir la relation avec les partenaires

Le but est d’éviter les dispersions de commandes contre-productives. « On peut négocier les meilleures conditions, mais si les adhérents ne commandent pas au maximum chez leurs partenaires, ils risquent de perdre les avantages obtenus », rappelle Ludovic Rivière qui gère la solution Sloop Data.

Analyser la répartition des achats

Grâce aux données de facturation, ce logiciel présente à l’officine des indicateurs sur la répartition de ses achats et leur impact sur les remises tarifaires. « Si une officine pouvait commander pour 85 000 € chez Cristers mais s’est arrêtée à 65 000 €, nous chercherons à comprendre pourquoi : rupture ? Choix du patient ? Nous voulons amener nos adhérents à un seuil de commandes et leur permettre de savoir où ils en sont dans la réalisation des conditions négociées. » L’analyse s’effectue par molécule et par laboratoire.

En support, l’équipe de Sloop Data contrôle les remises et intervient auprès du fournisseur si elles ne sont pas appliquées. Une aide précieuse !

Tarifs

Exafact :
80 € hors taxes (HT)/mois pour l’analyse des flux grossiste.
165 € HT/mois pour l’analyse des flux grossistes et laboratoires génériqueurs.
Office In :
Coffre-fort (archivage des factures) et banque : 99 € HT/mois.
Coffre-fort, banque et contrôle des remises : 169 € HT/mois.
Sloop Data :
Compris dans l’adhésion à Wellpharma à partir du niveau d’adhésion « privilège performance ».