Facturation électronique : un passage obligé

Imposée par l’article 26 de la loi de finance rectificative pour 2022, l’obligation de la facturation électronique rénove de fond en comble l’environnement comptable et fiscal des entreprises. Ainsi, celles assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) – donc les pharmacies – devront être en mesure de recevoir les factures électroniques à partir du 1^er juillet 2024. L’émission et la transmission de ces e-factures deviendront obligatoires pour les grandes entreprises à cette date, pour les entreprises de taille intermédiaire à partir du 1^er janvier 2025, et pour les PME et les microentreprises à partir du 1^er janvier 2026. Bercy estime que deux milliards de factures sont échangées chaque année. Autant de documents qui, à la suite de cette réforme, transiteront et seront centralisés désormais sur un Portail public de facturation (PPF), œuvrant de la sorte  pour le compte de l’administration fiscale. Si la facture électronique présente un intérêt écologique, elle permettra aussi à l’administration fiscale de détecter les fraudes et anomalies.

Plusieurs solutions possibles.

Par cette réforme, toutes les entreprises devront, d’ici 2026, éditer des e-factures sous un format particulier, les transmettre et les recevoir soit directement via le PPF, soit par des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) qui les transmettront à leur tour au PPF. Le premier est public et gratuit. Les secondes sont privées et payantes. Ces PDP seront immatriculées pour une durée de trois ans renouvelable par la Direction générale des finances publiques qui publiera leur liste fin 2023 sur le site impot.gouv.fr. Enfin, gravitent aussi dans le sillage de cette réforme des opérateurs de dématérialisation (OD) qui peuvent éditer des factures électroniques mais qui, pour des raisons de sécurité informatique, ne peuvent les transmettre ni les recevoir. Nombre de ces OD prévoient de nouer des partenariats avec des PDP, ou de devenir eux-mêmes PDP, après avoir satisfait au cahier des charges imposé par l’administration. Pour ces PPD et OD, le but est d’habituer leurs entreprises clientes à leur ergonomie et leurs fonctionnalités afin de se démarquer du PPF.

Bien choisir son prestataire.

Éditer, transmettre et collecter deux milliards de factures interentreprises représente un enjeu colossal. Dès 2010, des prestataires proposaient déjà des services d’édition et d’archivage numériques de documents comptables. Depuis, certains apportent des services de collecte automatisée – et plus largement de pré-comptabilité – en attendant le basculement à la facturation électronique. Quelques-uns sont spécialisés sur l’officine, d’autres sont à visée plus généraliste et misent sur une prise en main facile, une ergonomie attrayante et – le marché étant encore assez neuf – un enrichissement de leur offre en fonction du secteur sur lequel ils seront amenés à intervenir. Ainsi, la société iPaidThat, immatriculée en mai 2017, revendique près de 150 officines clientes. « Nous collectons les factures automatiquement dans les boîtes e-mails, dans les espaces clients des sites des fournisseurs et sur les plateformes collaboratives. En plus, nous avons développé une application pour photographier les notes de frais et factures papier », explique Rita Nazarian, la responsable des partenariats. L’entreprise a aussi conçu des « collecteurs », des programmes permettant de rechercher et d’extraire des factures dans les espaces clients des fournisseurs. « Nous avons développé 47 collecteurs dédiés aux officines. Ils correspondent à de gros fournisseurs tels que Viatris, Nestlé, Alloga, Eurodep, etc. Nous les avons ajoutés à notre plateforme afin de rendre notre outil plus pertinent pour les pharmaciens », poursuit notre interlocutrice. Outre ces fournisseurs spécialisés sur un secteur d’activité, iPaidThat applique aussi l’automatisation de sa collecte de factures aux espaces clients des fournisseurs de services généraux tels qu’EDF, Free ou Orange. Afin de se démarquer, il propose aussi le paiement des fournisseurs, la livraison d’une carte bancaire pour les frais des employés, des services de rapprochements bancaires (catégorisation des transactions, détection des dettes et factures manquantes, etc.) ainsi qu’une application pour scanner les notes de frais, les stocker et gérer les indemnités des frais kilométriques.

Digipharmacie : le spécialiste de l’officine.

À l’inverse des collecteurs généralistes, Digipharmacie, immatriculée en 2019 par un pharmacien, représente pour l’heure un des outils de pré-comptabilité digitalisée parmi les plus spécialisés pour les officines. « Soit vous êtes un généraliste et dans ce cas forcément incomplet. Soit vous êtes spécialisé dans un domaine et plus qualitatif, indique Yonathan Blajman, fondateur de l’entreprise. Prenons l’exemple extrême d’un titulaire confiant la révision de sa voiture à l’enseigne de réparation près de son officine. Pour collecter sa facture, il faudrait aussi lui créer un collecteur pour ce fournisseur. À ce train, il peut y avoir des milliers de collecteurs à concevoir. La tâche est impossible. Spécialisés sur l’officine, Digipharmacie est à même d’identifier et de planifier la création de collecteurs qui seront le plus utiles au plus grand nombre de pharmacies. » L’entreprise indique avoir créé pour l’heure près de 180 collecteurs et être utilisée par 10 000 officines (notamment via des partenariats avec des groupements). « Nous étions les premiers sur le marché de la pharmacie. Dès le départ, nous avons voulu créer une solution qui répond parfaitement aux besoins de nos clients », argumente-t-il. En plus de cette sélection et de cette intégration des fournisseurs dans leur solution, Digipharmacie propose des fonctionnalités propres aux transactions des officines. « Le titulaire veut retrouver parmi ses documents ses achats de Doliprane ? En tapant ce mot, notre solution lui ressortira toutes les factures qui y sont liées. Il pourra aussi rechercher ses factures par molécule, par code identifiant de présentation (CIP), montants, dates, etc. Les pharmaciens payent beaucoup par lettre de change relevé (LCR) à 30 ou 60 jours. Sur le Dashboard [tableau de bord, NdlR], un échéancier montre les factures par dates, ce qui permet d’anticiper ses besoins en cashflow », poursuit-il. Afin de faciliter le passage à l’e-facture, Digipharmacie projette de s’allier à un PDP ou de le devenir.