Mettre de l’ordre dans sa réserve

La réserve – à ne pas confondre avec la partie du back-office qui accueille le poste pour déballer les commandes, les colonnes-tiroirs ou l’automate – est la grande oubliée des réagencements d’officine. Le plus souvent située à la cave et/ou à l’étage, elle est souvent traitée avec peu d’égards. Le désordre est parfois tel que l’on n’y prête plus attention. Pourtant, le rangement occupe une grande partie du temps des collaborateurs et les contraintes de stockage doivent être correctement appréhendées en fonction de la structure et de l’espace de chaque officine. Et si vous mettiez une fois pour toute de l’ordre dans votre réserve ?

Du balai !

La réserve est aussi la bête noire des inventoristes. En effet, un rangement anarchique ne facilite pas leur travail. « La première des bonnes résolutions est de faire le ménage, régulièrement, au moins une fois par an, car le foutoir est source de stress et nuit à la productivité des équipes », observe Albert Durand, inventoriste de la société IPSE.

En premier lieu, il faut se débarrasser de tout ce qui est devenu inutile : présentoirs ou panneaux vitrine que l’on ne réutilisera plus, cartons vides, vieux documents. Il faut ensuite ranger dans des cartons soigneusement annotés les documents commerciaux (factures, listing des ventes…) ou ceux qui font l’objet d’un archivage imposé par le Code de la santé publique (copie des ordonnances de stupéfiants à conserver pendant trois ans…).

La réserve doit être bien éclairée, facile d’accès avec des allées larges et convenablement dégagées.

Conseil de pro : « Il faut penser à séparer les cartons vides des cartons pleins. Cela semble une évidence et pourtant cette règle élémentaire de rangement n’est pas toujours respectée », indique Albert Durand.

De la logique

« Les produits stockés à l’unité n’ont pas leur place dans cette zone mais dans un meuble tiroir situé en bas de linéaire, en front-office », signale Albert Durand.

Dans la grande majorité des officines, la réserve est dévolue au stockage des commandes du direct (médicaments éthiques, produits conseils, para…) et des produits et articles encombrants (couches pour incontinents urinaires, location de matériel médical…). « La règle des 20/80 s’applique également à l’organisation de la réserve », précise Martine Costedoat, formatrice et coordinatrice nationale de l’association Pharma Système Qualité. Autrement dit, les produits qui y sont entreposés doivent représenter 20 % du stock et 80 % des ventes. Afin de faciliter leur manutention et leur transport, le pharmacien doit privilégier les casiers de rangement et les palettes. Le mobilier doit permettre un rangement optimal. En conséquence, les étagères doivent être profondes et modulables pour que tout le volume soit exploité, et si possible sans laisser de trous.

A chaque chose sa place

Après réception et validation de la commande, le rangement doit prévoir un emplacement fixe et invariable pour chaque type de marchandises, ce qui permet de retrouver facilement un produit en réserve. Au besoin, il est possible de prévoir une zone de transit (pour les pharmacies pratiquant la rétrocession par exemple). Albert Durand relève que les produits de la réserve ne sont pas toujours placés avec discernement. Pour ne pas risquer d’altérer les stocks, il est important de bien définir le choix des emplacements en fonction des caractéristiques d’un produit. « Le rangement et le stockage doivent tenir compte de l’humidité, de la chaleur, de la poussière, de la lumière… poursuit-il. Des produits de maquillage (mascara, vernis à ongles…) placés sur ou à proximité d’un radiateur vont sécher prématurément, il faut éviter d’entreposer des cartons dans des sous-sols très humides. Et à l’étage, des emballages exposés en permanence au soleil vont jaunir avec le temps, et les aérosols avec gaz vont se détériorer… » Les produits les plus encombrants ou les plus lourds sont à ranger en bas pour une question d’accessibilité mais aussi de sécurité, pour prévenir toute chute intempestive.

En sous-sol, les produits du niveau le plus bas seront surélevés par rapport au sol pour prévenir toute perte de marchandises liée à une éventuelle inondation par la remontée d’eaux dans les regards de la cave en raison d’un égout de la ville bouché.

Conseil de pro : l’inventoriste invite à centraliser en un lieu unique (isolé des produits marchands) les rebus (périmés, articles défraîchis ou impropres à la vente) en attendant qu’ils soient valorisés en pertes. Car, en général, ils sont disséminés aux quatre coins de la réserve…

En début de matinée

L’état d’encombrement de la réserve est souvent le reflet d’une mauvaise gestion de la réception des livraisons. Très souvent, le rangement des grosses commandes n’a pas été réfléchi et/ou organisé et n’est pas prioritaire sur celui des caisses du grossiste qui est pluriquotidien. Très souvent, la commande du direct est traitée l’après-midi. Or, les équipes sont plus productives le matin, tandis qu’après déjeuner elles mettent 20 % de temps en plus à ranger les mêmes quantités par rapport au matin. Il faut donc profiter du début de matinée, où l’affluence est souvent faible, pour ranger les commandes du direct. Enfin, il est utile de rappeler qu’un rangement bien orchestré informatiquement permet une parfaite gestion des stocks et une réduction des coûts.

Conseil de pro : quand les équipes sont justes, Martine Costedoat suggère que le réassort des rayons soit effectué par une personne une demi-heure avant l’ouverture de l’officine.

Démarche qualité

Marche à suivre

La mise en place de procédures qualité sur l’organisation de la réserve n’est pas encore très fréquente. Mais cela devrait bientôt changer. Le centre pédagogique du CFO dirigé par Martine Costedoat a obtenu l’agrément OPCA-PL pour une formation d’une journée consacrée à la logistique d’officine : « La procédure consiste à créer un lien entre la réserve, les achats, le réassort et le front-office. Il est indispensable que les responsables de ces différents secteurs se parlent ensemble, notamment lors des réunions d’équipe. Le responsable achats doit tenir compte des contraintes de réception et de stockage en réserve en tachant d’obtenir des laboratoires un étalement des livraisons. Il doit aussi informer suffisamment en amont l’équipe du back-office afin d’anticiper et d’organiser la réception des grosses commandes de manière à construire un plan optimisé de la réserve. » Savoir où sont rangés les produits en réserve demande l’enregistrement dans l’ordinateur de codes géographiques ou à défaut un plan dressé manuellement des zones de rangement. Cette tâche peut être dévolue à un stagiaire. Le déclenchement automatique du réassort impose de renseigner les stocks mini et maxi sur les produits de grosse rotation et sur les produits saisonniers. « Une erreur sur le stock de la réserve doit être portée sur une fiche de dysfonctionnement et non être corrigée immédiatement par la personne qui la relève. Une seule personne doit être autorisée à modifier l’état des stocks et à chercher les causes des erreurs. »