La voie de l’externalisation

Jacques Nadaud ne se pose plus de questions vis à vis de la sous-traitance des tâches qui lui paraissent chronophages. Avant de se réinstaller à Perpignan, ce titulaire, dans sa précédente pharmacie à Angoulême, faisait déjà appel régulièrement aux services du réseau P&P. « Il récupère mes données de vente auprès d’Ospharm, les suit mensuellement, surveille l’évolution de ma ROSP et m’alerte si mon taux de substitution fléchit. Une fois par trimestre, P&P se charge du contrôle de mes factures grossiste. Ce service est très rentable car les répartiteurs ne paient pas ce qu’ils annoncent. Pour les demandes de formation de DPC, il s’occupe de toute la partie administrative : inscription, demande de prise en charge… ».

Acteur récent dans le monde des prestataires, P&P a pour cœur de cible les petites et moyennes pharmacies qui, faute de temps et de moyens humains, ont le plus besoin d’externaliser. La société compte aujourd’hui une cinquantaine d’officines adhérentes. « Nous fonctionnons comme une conciergerie auprès de nos adhérents, adaptons donc notre offre selon la demande, les services sont à la carte. C’est ce qui nous différencie des groupements où, à l’inverse, c’est la demande qui s’adapte à l’offre », présente Sébastien Rouyer, président de P&P. Depuis sa réinstallation, Jacques Nadaud se décharge complètement sur ce prestataire : création d’un site Internet, mise en place d’une carte de fidélité, achat d’un écran publicitaire… « Au moindre besoin ou bug, j’appelle mon prestataire… parfois tous les jours, si c’est nécessaire. » Il estime par cette sous-traitance quasi-totale des tâches du back-office avoir gagné un tiers de temps en plus à consacrer à ses clients. Pour un service qui lui coûte 250 € par mois.

POLITIQUE DE PRIX

Analyse des ventes par marque et par univers, réalisation de bilans de performance commerciale, mise en place de la « pondération des marges », rééquilibrage des prix en cours d’année si nécessaire… C’est bien parce que la technique est délicate et chronophage que Fleur Mathieu, installée à Vieux-Thann (68), a confié sa politique de prix à Joëlle Hermouet, consultante et responsable de Formaplus. Il faut dire que la titulaire a transféré sa pharmacie, en 2014, à 3 km d’une des plus grandes officines de sa région. « J’ai triplé ma surface de vente, intégré des gammes supplémentaires, positionné ma pharmacie sur le conseil et la proximité et en même temps, je souhaitais donner l’image d’une pharmacie pas plus chère qu’ailleurs. Le faire seul, c’était impossible ! » Depuis deux ans et demi, elle applique les recommandations de prix de Formaplus au pied de la lettre. « Je sais ainsi les objectifs de volume à atteindre et les ventes supplémentaires à réaliser pour compenser les baisses de prix et de marge. » Elle ne regrette pas les 2 000 € à 3 000 € à l’année pour cette prestation objective et indépendante. La fréquentation et le CA progressent. « J’aurais pu faire appel à mon groupement mais je crains que son approche fasse la part belle aux laboratoires partenaires en termes d’implantation. »

MERCHANDISING ABORDABLE

Il est fréquent de demander conseil, ponctuellement, à un merchandiser pour analyser la rentabilité de ses linéaires ou implanter de nouvelles marques et gammes. Il est plus rare, par contre, de s’offrir le luxe d’un accompagnement et d’un pilotage extérieur à l’année de son merchandising, avec visites trimestrielles et coaching des équipes… Pour le transfert de sa pharmacie à Fontaine (Isère), Jean-Michel Nelet s’est attaché les services d’Evolumerch Pharmacie. « J’avais besoin d’une organisation de mes linéaires plus adaptée à ma nouvelle configuration et à ma clientèle, et en même temps de soulager l’équipe afin de pouvoir l’envoyer en formation », explique-t-il. Mais après un an d’externalisation, il envisage de l’arrêter. « Le frein, c’est le coût de la prestation, c’est un investissement trop lourd pour ma pharmacie de 1,350 M€. » Un coût qui doit être relativisé, explique Laurent Périno, directeur général d’Evolumerch Pharmacie : « Dans l’analyse d’une prestation, il faut toujours regarder combien elle coûte et combien elle rapporte. Notre intervention globale (diagnostic, analyses, recommandations d’assortiment, planogrammes, suivi et accompagnement personnalisé…) est de l’ordre de 7 000 €/an pour une augmentation de la rentabilité au mètre linéaire de 10 à 15 % et une économie de 15 à 25 000 €/an sur le surstock ». À vos calculettes !

Le b.a.-ba du contrat de sous-traitance

Un contrat de sous-traitance permet d’encadrer le lien qui unit l’entreprise au sous-traitant.

Il indique les différentes prestations qui sont confiées, les modalités d’intervention, ainsi que les modalités de paiement.

Attention, si l’entreprise se décharge d’une tâche qu’elle confie de manière opérationnelle à un tiers, elle en garde cependant la responsabilité. D’où la nécessité de faire appel à des professionnels non seulement qualifiés mais sérieux.

Le cadre légal de la sous-traitance a été renforcé depuis 2011 pour lutter contre le travail dissimulé. Toute entreprise est tenue de vérifier que son co-contractant respecte le droit du travail, s’acquitte de ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations, dès lors que le montant global de l’opération est d’au moins 3 000 €.

L’entreprise doit exiger de son sous-traitant un document attestant de son immatriculation, ainsi qu’une attestation de vigilance délivrée par l’Urssaf qui mentionne le nombre de salariés et le total des rémunérations que le sous-traitant a déclaré lors de sa dernière échéance.

En cas d’infraction (non-respect des obligations, salariés non déclarés…), le donneur d’ordre peut être incriminé au même titre que le sous-traitant, et donc passible des mêmes sanctions.

Tiers payant

Un service gagnant

Aujourd’hui, 10 à 15 % des pharmacies auraient externalisé le tiers payant. C’est peu. D’autant que la gestion de ce poste représente, selon une récente étude de l’Uspo, un temps moyen passé par l’équipe officinale supérieur à un mi-temps, et un coût annuel entre 13 246 € et 28 601 € (préparateur ou pharmacien).

Le tiers payant est historiquement le premier poste sur lequel des sociétés ont proposé des services d’externalisation. « Aujourd’hui, avec les nouvelles applications, il convient de parler d’optimisation du traitement des dossiers et de prévention des rejets, nuance Ludwig Schönborn, directeur général de Santépros. Le taux de rejets de factures d’une pharmacie est en moyenne de 2,5 %, notre travail permet de le réduire d’un tiers correspondant à une économie de 12 000 € par an et un gain de huit jours de trésorerie supplémentaire sur le compte bancaire. » Quant à l’abonnement au service, il est de 400 €/mois.