Externaliser le tiers payant

Avant de décider de faire appel à une société spécialiste du traitement des factures subrogatoires, il est essentiel de faire ses propres calculs. Et de commencer par chiffrer le coût de gestion interne du tiers payant. Comment ? En multipliant le nombre d’heures affectées à cette tâche par le taux horaire « chargé » des personnes concernées dans l’officine (32 € pour un pharmacien, 20 € pour un préparateur et 15 € pour une secrétaire). Il faut aussi mettre dans la balance les pertes qualitatives (manque d’efficience, temps d’attente des clients…).

FAIRE ses comptes.

Selon une étude de l’Uspo, le coût d’une gestion internalisée peut varier de 12 000 € par an avec une préparatrice ou une secrétaire à 25 000 € par an lorsqu’il est géré par un pharmacien. Cette tâche occupe 15 % du temps de travail d’une personne à temps complet par million de CA tiers payant. « Un collaborateur de la pharmacie y passe en général deux fois plus de temps qu’un gestionnaire spécialisé, soit un peu plus d’une demijournée par semaine », constate Marie-Anne Martin Pavot, dirigeante de Litipharma. Cette société réalise un audit préalable de l’officine avant de faire signer un contrat. « L’objectif est d’identifier les besoins exacts du pharmacien, nous analysons le profil du tiers payant de la pharmacie, le temps passé, le nombre de rejets mensuels, les problèmes particuliers rencontrés, etc. » Le coût du tiers payant en interne doit être comparé à celui d’une gestion externalisée, qui se situe entre 340 € et 500 € (selon les prestataires) pour une pharmacie de 1,5 M€ de CA. « Une officine qui réalise 1,2 M€ de chiffre d’affaires en tiers payant et traîte 2 200 FSE par mois a besoin d’un contrat de 2,5 heures par semaine », indique Denis Combrichon, directeur général de Tiers Payant Assistance. De plus, en réallouant le temps libéré au conseil et à la vente, cela peut représenter un chiffre additionnel de 50 000 € par million de CA HT, soit plus de 15 000 € de marge additionnelle par million de CA, selon Pharma Synergie Tiers payant.

ÉTUDIER les rejets.

Après le calcul financier, il faut regarder les causes les plus fréquentes de rejets. « Certaines sont faciles à supprimer sans l’intervention d’un expert, comme par exemple modifier un numéro Finess erroné d’un médecin ou corriger des droits d’ouverture, d’autres sont plus complexes telles qu’un changement de régime de sécurité sociale… Ce type de rejet devra alors être confié à un tiers », conseille Pierre Merjan. En n’externalisant que le strict nécessaire (ses dossiers les plus compliqués), ce pharmacien de Vitry-sur-Seine limite sa facture à 300 € TTC tous les 3 mois. Dernier critère à analyser : l’efficacité de la gestion des rejets par l’officine (CA récupéré/CA potentiel récupérable). Là, il semble difficile de rivaliser avec la performance d’un prestataire. « Toujours pour une pharmacie de 1,2 M€ de CA en tiers payant, nous nous engageons sur un objectif de taux d’impayés à plus de 30 jours n’excédant pas 2 ‰ de ce CA. Soit pas plus de 2 400 € par an », signale Jean-Michel David, président de Tiers Payant Assistance.

GAGNER en trésorerie.

Le titulaire aurait, a priori, beaucoup à gagner à déléguer le suivi du tiers payant – y compris l’efficience des équipes au comptoir. « Or seules 15 % des officines ont sauté le pas », estime Denis Combrichon, qui rentre 100 à 120 nouveaux contrats par an. Premier frein : le coût « qui rebute encore une majorité de pharmaciens », estime Jean-Marc Didier, co-titulaire à Meyzieu (69) d’une pharmacie de plus de 3 M€ de CA et client de Tiers Payant Assistance. Depuis 14 ans, il a fait le choix d’externaliser la gestion du tiers payant pour 800 € HT par an, correspondant à une prestation de 4,5 heures par semaine. Un montant qui, selon lui, reste nettement inférieur à celui d’une gestion en interne du tiers payant.

Une bonne gestion du tiers payant s’analyse par rapport au nombre de factures rejetées et impayées à plus de 30 jours. « Celles-ci peuvent représenter un encours de 1 à 2 % du CA tiers payant, soit entre 5 000 et 15 000 € d’argent dehors en moyenne », indique Jean- Michel David. à l’extrême, pour des pharmacies importantes, la perte financière peut potentiellement flirter les 40 000 € par an ! Caroline Collet, expert-comptable du cabinet Grant Thornton à Orléans, constate sur les bilans un gain de quatre à cinq jours de paiement pour les pharmacies à tiers payant externalisé.

MONTER en qualité.

« Ma balance âgée des dûs (liste des impayés à plus de 30 jours) est de l’ordre de 2 000 € », indique Jean-Marc Didier. Qui dit mieux ? Pour Pierre Merjan, qui externalise son tiers payant depuis sept ans, elle est de 300 € sur l’année ! Au-delà de ce service de base, Jean-Marc Didier fait appel à un prestataire pour son rôle de « coaching ». « Ma pharmacie est dans une démarche de certification ISO 9001 et les statistiques fournies par Tiers Payant Assistance sur les rejets de dossiers (évolution de leur nombre, nature et cause du rejet, identification des opérateurs ayant commis une erreur de saisie…) permettent non seulement de les diminuer en interne mais aussi d’animer une politique d’amélioration de l’efficacité de l’équipe », explique-t-il. Un vrai cercle vertueux !

Le b.a.-ba sur les contrats de délégation

Les contrats d’externalisation sont souvent d’un an, reconductibles. Il est donc facile d’y mettre un terme.

Les pratiques de facturation sont très diverses. Certaines sociétés facturent leur intervention au nombre de dossiers traités, d’autres à la volumétrie de rejets ou en fonction du CA traité. Parfois, la facturation est un forfait indexé au nombre d’heures de la prestation.

Certains prestataires proposent l’avance de trésorerie. Le virement du montant des feuilles de soins électroniques en tiers payant à J+3 n’étant valable que pour les régimes obligatoires…

La délégation du tiers payant se fait essentiellement par gestion à distance en se connectant sur le système informatique de l’officine.

Le déplacement d’un salarié du prestataire est possible sur demande mais moins économique. Il faut compter une majoration de 20 à 30 € par jour.

Un prestataire peut prendre en main la totalité des opérations de tiers payant : pointage des bordereaux de paiement, traitement des rejets, recyclage des factures, relance auprès des organismes payeurs, rapprochement bancaire, paramétrage et référencement de nouveaux organismes, mises à jour des bases de données, etc.

Cas particulier

Les officines de moins d’1 M€

Les prestataires soutiennent que la délégation du tiers payant est valable pour toutes les officines, y compris pour celles réalisant moins d’1 M€ de CA. Dans l’absolu, ce choix dépend de la marge de tolérance du titulaire sur le montant des impayés et de l’organisation en interne. Dans la réalité – et d’après les pharmaciens pratiquant l’externalisation – il semble qu’une petite officine avec une clientèle de quartier dont la gestion du tiers payant est récurrente et peu compliquée peut se passer des services d’un prestataire.