Comment faire pour… gérer sa maintenance matérielle au meilleur coût

1Maintenance logicielle : viser la qualité

Tous les éditeurs proposent une maintenance logicielle obligatoire, qui intègre les mises à jour du logiciel, et un service d’assistance téléphonique. Le coût de cette maintenance doit être rapporté à la qualité du service rendu.

Les questions à poser pour faire le bon choix doivent porter sur la capacité de l’éditeur à faire évoluer régulièrement son logiciel (pour répondre aux demandes de ses clients pharmaciens et aux évolutions réglementaires obligatoires), et sur la qualité de service de l’assistance téléphonique logicielle : amplitude horaire d’ouverture, notamment l’assistance est-elle joignable le samedi ? « Tous les éditeurs ne le proposent pas, d’autres font payer cet accès le samedi », prévient Jérôme Lapray, responsable marketing de Pharmagest. Quels sont également les engagements avancés, notamment en termes de délai de rappel téléphonique ? Le nombre de personnes composants le service, soit la capacité à intervenir rapidement sur le site ?

2Choisir selon le degré de risque accepté

La maintenance matérielle n’étant pas obligatoire, le pharmacien fait des choix selon son sens du risque. Cette maintenance peut prendre deux formes principales : contrat de maintenance sur tout ou partie du matériel ou système de location financière, intégrant à la fois le financement et la maintenance. Cette dernière option est une solution de confort qui permet au pharmacien d’avoir une bonne visibilité de son investissement matériel, de toujours bénéficier d’un matériel performant et récent et d’être serein en cas de pannes ou dysfonctionnements. En revanche, un simple contrat de maintenance (première option) est plus indiqué si le pharmacien estime que le remplacement à neuf de son matériel ne s’impose pas au bout de quelques années. Dès lors que ce dernier n’est pas obsolète, « le pharmacien est libre des modalités de maintenance et du matériel qu’il souhaite couvrir. Cependant, pour le bon fonctionnement de l’officine, nous recommandons fortement de placer a minima certains matériels critiques sous maintenance, tels que le serveur, les PC comptoirs, les scanners », souligne Jérôme Lapray.

3 Comparer les contrats sur l’automatisation

Il existe plusieurs types de contrats, et il est très difficile de s’y retrouver. Dans tous les cas, la maintenance des automates est celle qui coûte le moins cher sur toute la durée de vie de la machine, par comparaison avec celle des robots et hybrides.

« Pour gérer sa maintenance au meilleur coût, il ne faut pas forcément choisir le contrat qui présente la mensualité la moins élevée », explique Olivier Résano, directeur commercial de Mekapharm. Il faut surtout bien examiner les offres, notamment les limites de chaque contrat : pièces incluses ou non ou en partie, nombre de visites limité ou non, etc.

« Attention, certains contrats de maintenance sont proposés d’office “hors pièces” ou en excluant d’autres coûts, les déplacements par exemple, met-il en garde. Il faut donc bien comparer les contrats de service avant d’arriver à la conclusion que l’un est plus intéressant que l’autre », poursuit Olivier Résano.

Une manière de limiter les coûts sur la maintenance consiste à ne pas inclure le prix des pièces changées dans le temps. Cela peut être un pari risqué car rien ne garantit que sur la durée de vie de la machine, cela sera rentable. Mais certaines prises de risque peuvent s’avérer payantes, comme mettre fin à son contrat de maintenance et payer simplement l’intervention. §

LES CRITÈRES POUR CHOISIR SON CONTRAT DE MAINTENANCE INFORMATIQUE

• Expérience de la société et sa position sur le marché.

• Disponibilité de la hotline, notamment le week-end.

• Répartition des techniciens sur le territoire.

• Délais d’intervention en cas de problème bloquant.

• Evolution annuelle maîtrisée du tarif de la maintenance.

• Evolution logicielle incluse.