Comment faire pour… gagner du temps sur le tiers payant

1 Externaliser son tiers payant

Outre un gain de temps appréciable pour les équipes, l’externalisation du tiers payant à un organisme de gestion spécialisé doit procurer un gain de trésorerie pour les officines par la réduction des impayés.

Ce service consiste à déléguer l’intégralité des tâches réalisées à l’officine : analyse des rejets, recyclage des factures, relance des organismes payeurs et des clients, rapprochement bancaire, etc., et de ramener les taux d’impayés à moins de 1 %.

Le choix de l’externalisation dépend de nombreux paramètres qui sont propres à la pharmacie et au titulaire (compétence et efficience de l’équipe à gérer le tiers payant, la façon dont il est structuré au sein de l’officine et son organisation), de la marge de tolérance du titulaire sur le montant des impayés et de l’objectif attendu à travers l’externalisation.

2 Faire ses comptes

Certains calculs et indicateurs peuvent aider à la décision. Lors d’un audit, la société de gestion de tiers payant peut chiffrer son coût de gestion interne, en multipliant le nombre d’heures affectées à cette tâche par le coût horaire brut « chargé » des personnes concernées dans l’officine (pour un équivalent temps plein, un préparateur coefficient 240 : 53,68 €, un adjoint coefficient 500 : 134,25 €, un titulaire avec une rémunération de gérance de 5 600 € : 160 €).

Le ratio chiffre d’affaires (CA) récupéré/CA potentiel récupérable, permet d’analyser l’efficacité de la gestion des rejets par l’officine. Il faut aussi mettre dans la balance les pertes qualitatives (manque d’efficience, temps d’attente des clients, temps non alloué à la vente et à la délivrance, etc.). Prenant ainsi en compte le temps passé, le nombre de rejets mensuels, les problèmes particuliers rencontrés (la complexité des causes de rejets) et l’impact financier d’une mauvaise gestion (l’argent « dehors »), le coût du tiers payant en interne sera comparé à celui d’une gestion externalisée.

3 Choisir son prestataire

Certains prestataires proposent l’avance de trésorerie. Ils reversent aux pharmaciens par virement bancaire les sommes correspondant aux factures adressées aux régimes obligatoires et complémentaires d’assurance maladie. Ce service est calqué sur le principe de l’affacturage (cession de tout ou partie de ses créances à un organisme financier qui, en échange, verse une partie du montant des créances ainsi cédées). Ainsi, au jour choisi pour le virement, le pharmacien sait que l’argent est sur son compte. A charge pour son prestataire de récupérer les sommes dues auprès des caisses.

L’encaissement immédiat des factures, y compris celles rejetées, sans attendre le paiement des organismes d’assurance maladie permet évidemment d’améliorer la trésorerie de l’officine. Si l’effet est significatif au moment de la mise en place du contrat, en rythme de croisière, tout se passe comme si l’entreprise bénéficiait d’une avance permanente, mais constante. Les pratiques de facturation sont très diverses (le plus souvent, les interventions sont facturées au nombre de dossiers traités). Pour les règlements et les coûts, le pharmacien peut choisir entre plusieurs options de délais moyens de paiement (nombre de virements mensuels). §

LE CONTRAT AVEC L’ORGANISME DE TIERS PAYANT

Le contrat permet d’encadrer le lien qui unit l’entreprise à son sous-traitant. Il indique les différentes prestations qui sont confiées, les modalités d’intervention ainsi que les modalités de paiement. Le cadre légal de la sous-traitance a été renforcé depuis 2011. Toute entreprise ayant conclu un contrat portant sur la fourniture d’une prestation de services est tenue de vérifier que son cocontractant respecte le droit du travail, s’acquitte de ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations dès lors que le contrat porte sur une opération dont le montant global est d’au moins 3 000 €.