… créé un tableau de bord

En s’installant il y a cinq ans, Nathalie Hervé a vite compris la nécessité de créer un outil pour suivre au quotidien ses ratios clés (chiffre d’affaires journalier et mensuel, nombre de clients.). « Venant de l’industrie, Hélène Gaillard, mon associée, était habituée à manipuler des tableaux de bord et à rendre des rapports chiffrés à chaque fin de mois », explique Nathalie Hervé. L’outil se complexifie quand elles font appel à KPMG comme cabinet d’expertise comptable de la pharmacie. « Nous envoyons les factures d’achats du mois écoulé le 10 du mois suivant pour saisie, de même que l’ensemble des frais et charges de la société. En retour, il nous adresse un tableau de bord plus fourni récapitulant les données transmises (volume des achats, frais bancaires et frais généraux sur le mois, etc.) et précisant le taux de marge mensuel de la pharmacie calculé à stock constant. » Cet outil permet aux deux titulaires d’avoir une estimation du résultat prévisionnel. « nous pouvons prendre les bonnes décisions et les actions correctives sans attendre le résultat de l’exercice comptable », ajoute Nathalie Hervé.

Nathalie Hervé et Hélène Gaillard s’appuient également sur un tableau de trésorerie qu’elles gèrent à tour de rôle et en temps réel. « Il nous permet de prendre suffisamment tôt les bonnes mesures pour faire face aux variations de la trésorerie, comme par exemple disposer d’une facilité de caisse à la banque. Le travail de vérification des mouvements bancaires demande un quart d’heure tous les soirs et les flux de trésorerie sont validés en fin de semaine. »