FAUT-IL EMBAUCHER UNE SECRÉTAIRE ?

Il y a cinq ans, Vincent Guignard et son associé, titulaires d’une pharmacie de 3 M€ de CA à Saint Florentin (Yonne) n’avaient pas de secrétaire. Aujourd’hui, ils ont sauté le pas… pour leur confort de travail. « La secrétaire s’occupe d’un litige de A jusqu’à Z et peut relancer un organisme payeur plusieurs fois par jour jusqu’à obtenir gain de cause, alors que le personnel de vente doit interrompre ses relances lors des coups de feu au comptoir », explique-t-il. Elle consacre les trois quarts de son temps à l’administratif (télétransmissions quotidiennes, suivi des retours, relance des clients, enregistrement des factures, contrôle des mouvements sur le compte bancaire…), le reste étant consacré à un travail de rayonniste. « Nous avons accepté, sur son insistance, de l’embaucher à plein-temps mais un mi-temps aurait suffi », reconnaît le pharmacien.

1 Qui peut s’offrir une secrétaire ?

L’embauche d’un secrétaire ou assistant administratif est-elle réservée aux officines d’une certaine taille ? « Dans un souci d’amélioration du service aux clients, les organisations sont perpétuellement remises en cause, aucun modèle n’est figé ou standard », répond Laurent Cassel, expert-comptable du cabinet ArythmA. Cela concerne donc toutes les officines et dépend des objectifs et de l’environnement en ressources humaines interne ou externe. Dans une région en pénurie de personnels qualifiés (adjoints et préparateurs), il faut réfléchir à l’allègement des tâches administratives de l’équipe pour que celle-ci consacre toute son énergie au service des clients. A l’inverse, une pharmacie en sureffectif apparent ne serait pas concernée dans la mesure où le préparateur ou l’adjoint peuvent s’atteler aux tâches administratives sans perturber la bonne marche de l’officine. En fait, dans cette dernière hypothèse, la fonction administrative est vécue comme la variable d’ajustement des tâches pendant les périodes creuses.

2 Une secrétaire à temps partagé

Il n’est pas rare de rencontrer dans des pharmacies d’une certaine dimension (plus de 4 M€ de CA) une personne affectée exclusivement à la gestion administrative. Les pharmacies petites et moyennes ne franchissent pas forcément le pas. « Il y a naturellement un effet de seuil et un surcoût pesant trop lourdement sur les frais par rapport à la taille de l’affaire », reconnaît Laurent Cassel. Pour rendre ce coût supportable, des pharmaciens se sont groupés pour centraliser et mutualiser certaines tâches. « Sans que ce soit une idée révolutionnaire, ils s’associent à quatre, cinq ou plus autour de la constitution d’une société de services à laquelle ils adhèrent et participent en capital. Cette dernière emploie le personnel délégué aux tâches administratives. »

Laurent Cassel attire l’attention sur une obligation à respecter concernant la tenue de la comptabilité : « Même si elle peut être assurée par un aide-comptable “maison”, la révision et l’établissement des comptes doivent être menés par un cabinet d’expertise comptable, pour éviter que la société ne soit “taxée” d’exercice illégal de la profession. Les compétences d’un professionnel du chiffre sont utilisées pour corriger les erreurs éventuelles, analyser les risques de contrôle interne, optimiser la situation fiscale et sociale de la société, conseiller les pharmaciens… »

3 L’approche financière

Recruter un préparateur à mi-temps ou une secrétaire ? En dehors des choix pour convenances personnelles, l’approche strictement financière apportera une réponse objective. Laurent Cassel fournit l’éclairage des chiffres et donne la marche à suivre.

« Après avoir analysé les besoins de l’officine, il convient de chiffrer le coût d’un salarié administratif comparé à la valorisation des temps dégagés pour l’équipe officinale. Pour les structures de taille modeste, il est plus facile d’embaucher une personne à mi-temps, le temps complet étant souvent inapproprié. Au niveau de la convention collective, deux coefficients peuvent s’appliquer à la fonction administrative, le 150 et le 170 en fonction des tâches confiées et de l’autonomie accordée. »

Une secrétaire à mi-temps (à un coefficient 170) coûtera (charges comprises) 9 912 € par an. « Il conviendra d’ajouter les coûts induits à ce poste (informatique en plus, “gestion” humaine de ce collaborateur, etc.) chiffrés forfaitairement à 10 %. Le coût global est ainsi proche de 11 000 €. » A titre de comparaison, un adjoint (au coefficient 500) réalisant une heure quotidienne de travail administratif et un préparateur (au coefficient 260) qui s’occupe des mêmes tâches une demi-heure par jour coûteront 10 481 € par an pour la gestion de l’administratif. « Selon une approche purement financière, le recrutement d’une personne à mi-temps affectée à des tâches administratives libère rapidement du temps pour le personnel au comptoir, et qui sera mis à profit pour se consacrer davantage à la relation avec le client… et développer les ventes », souligne Laurent Cassel.

Cet exemple montre que, avant toute embauche d’un préparateur et/ou d’un pharmacien à temps partiel, il faut réfléchir aux tâches pouvant être déléguées et chiffrer leur coût ainsi que le retour sur investissement.

Quelles tâches confier à une secrétaire ?

Selon le cabinet ArythmA, les pharmacies non groupées et employant du personnel administratif peuvent lui confier 4 types de tâches.

• Les appels téléphoniques et la prise de rendez-vous, ce qui évite de perturber les équipes au comptoir, notamment en filtrant les appels.

• La gestion des tiers-payants qui peut être menée soit en interne (préparateur, pharmacien) ou alors externalisée avec un coût à mesurer. Une secrétaire administrative peut traiter les dossiers et gérer la plupart des litiges en lieu et place de l’équipe.

• Les achats de petits équipements, pour les fournitures consommables, administratives et équipements peuvent être délégués.

• Les vérifications et autres tâches : rapprochement entre les bons de livraison validés et les factures, classement et éventuellement comptabilisation des factures, contrôle approfondi des conditions d’achats (remises, coopérations commerciales…), relances des avoirs à recevoir, relations matérielles avec les organismes sociaux ou fournisseurs, etc.

AVIS D’EXPERT Lionel Canesi

EXPERT-COMPTABLE AU CABINET C2C PHARMA (RESEAU CGP)

Une secrétaire à plein temps coûte entre 25 000 et 30 000 € par an charges comprises à l’officine. Cela signifie que son travail de recouvrement des créances doit rapporter au moins le même montant en trésorerie pour commencer à être rentable. Or, une pharmacie mal gérée présente 5 000 à 10 000 € de perte au maximum. Il est économiquement plus intéressant de déléguer un préparateur (plutôt qu’un adjoint) aux tâches administratives (3 ou 4 heures par semaine pour s’occuper des télétransmissions, assurer le suivi avec les caisses et les mutuelles, le traitement des rejets…). Le poste de secrétaire à temps plein devient une nécessité et rentable au-delà de 4 à 5 M€ de chiffre d’affaires, lorsque les équipes dépassent 15 à 20 salariés. En dessous de ce seuil, le poste doit rimer avec diversité : la secrétaire peut aussi réceptionner, commander et gérer les stocks, agencer les rayons, s’occuper du merchandising et de l’accueil téléphonique, conseiller la clientèle dans l’achat de produits de parapharmacie (moyennant une formation), etc.