BIEN COMMANDER GRÂCE À SON LOGICIEL DE GESTION

La gestion des achats est un compromis permanent entre les contraintes commerciales (satisfaction client, pas de manquants, bonnes conditions commerciales) et les contraintes financières (coût de possession du stock, risque de périmés ou d’invendus). Ce difficile exercice d’équilibre est aujourd’hui facilité par les nouvelles performances des outils informatiques de l’officine.

Une option de commande automatique

Pour éviter le surstockage inutile et coûteux, Jérôme Cartier, titulaire de la pharmacie de la Porte des Alpes à Saint-Priest (Rhône), est passé à la commande automatique avec son logiciel LGPI, commercialisé par la SSII Pharmagest. « Il n’y a plus rien à gérer ni à contrôler », apprécie-t-il. Le logiciel permet, en effet, au pharmacien de « commander en fonction de différents critères qu’il définit, par exemple, selon les quantités vendues, la rotation du produit ou la saisonnalité. Le logiciel va ensuite proposer des commandes qui correspondent réellement aux besoins de l’officine », explique Linda Leprovost, chargée de communication et marketing chez Pharmagest. Avec ce système de commandes, Jérôme Cartier constate « moins de périmés, d’erreurs de stocks ou de manquants que lors d’interventions humaines sur la commande ».

Mais le passage à la commande automatique ne s’improvise pas. Marianne Le Bruchec, installée à Châtillon (Hauts-de-Seine), a mis deux ans pour préparer cette évolution qui demande beaucoup de rigueur, mais aussi un accompagnement régulier de sa SSII, Winpharma. « Chaque fiche produit doit être revue et programmée dans le module optimisation de stock », précise-t-elle. Une fois installée, la commande automatique lui a offert un confort de travail. « Le passage de la commande au grossiste ne me prend que 30 secondes par jour. Les préconisations sont toujours justes. Mon stock ne représente que 7 % du chiffre d’affaires et mon taux de promis est en dessous de la moyenne », se réjouit-elle.

Hiérarchisation des commandes

Les logiciels de gestion officinale mettent également à disposition de l’équipe les catalogues des fournisseurs actualisés régulièrement, avec leurs conditions commerciales. En quelques clics, il est donc facile de constater quels produits sont plus intéressants à commander, et donc de hiérarchiser les commandes.Jérôme Cartier utilise systématiquement cette option pour ses achats en direct. « Avant chaque commande, j’effectue une mise à jour pour être sûr de disposer du dernier catalogue et des bons tarifs », précise-t-il. « Les catalogues de nombreux groupements ou de centrales d’achats pharmaceutiques intègrent les différents paliers, les remises correspondantes, le colisage, les délais », confirme Bénédicte Dekeister,dirigeante de Winpharma. De même, « le logiciel de gestion officinale alerte le pharmacien si les produits sélectionnés peuvent être achetés moins cher auprès d’un autre fournisseur », précise Linda Leprovost. Sylvain Etienne, titulaire à Lutzelbourg (Moselle), utilise cette fonctionnalité : « Pour un produit donné, je fais des requêtes pour comparer les prix pratiqués par mes deux grossistes et ce, en direct. » Une option qui n’a d’intérêt que si le fournisseur communique les prix nets et le barème de remises.

Anticiper le volume annuel des achats

« Le logiciel permet de négocier un volume d’achat sur l’année en tenant compte de la rotation des produits, indique Sophie Roussel, directrice marketing et communication chez Alliadis. Le volume total de la commande initiale est réparti en plusieurs commandes sur l’année en fonction de l’historique de vente. » Le logiciel fait aussi office de mémoire. « Il conserve la date de la livraison et lance une alerte pour informer d’une commande en cours de manière à n’acheter que le strict nécessaire jusqu’à l’arrivé de la commande », précise Jérôme Cartier, lequel a fixé des critères de réassort qui ont modifié sa façon de commander en direct. « Je dis à mon serveur quels sont mes besoins et le LGO déclenche automatiquement une proposition de commande. »

Grâce aux projections du logiciel sur la marge, le pharmacien améliore son pouvoir de négociation. « Lorsqu’un délégué commercial fait une offre (une remise supérieure pour un colisage plus important…), ces nouveaux éléments sont rentrés dans le logiciel et, en fonction des ventes à réaliser, ce dernier recalcule la marge. Si elle s’avère inférieure à celle espérée, je vais alors négocier une compensation par des unités gratuites ou une coopération commerciale. »

Revoir son référencement

Bien commander, c’est également se recentrer sur les gammes et les produits à fort potentiel. Dans leurs dernières versions, les LGO fournissent au titulaire des analyses de plus en plus fines des ventes et du stock, en lui apportant des indicateurs clés sous forme de tableaux de bord et de graphiques pour prendre les bonnes décisions d’achats. Il a ainsi accès, par exemple, à l’analyse des ventes sur une période donnée, leur évolution par rapport à l’année précédente, le chiffrage des achats (en valeur, quantité…) avec une ventilation par canal d’approvisionnement ou la marge réalisée par fournisseur. Chez Alliadis, le logiciel MAP donne accès aux tableaux de bord des analyses des ventes par laboratoire, famille de produits, groupe de génériques… Avec Winpharma, Marianne Le Bruchec utilise ce type d’indicateurs pour cibler ses achats directs, notamment en parapharmacie car elle ne dispose que peu de surface d’exposition (une dizaine de descentes). Pour libérer de la place, le logiciel l’aide à éliminer, à l’intérieur des gammes, les produits qui ne tournent pas.

Sylvain Etienne a recours aux mêmes outils au moment de la négociation des marchés. « Ces analyses me conduisent à déréférencer des produits équivalents et à recentrer mes achats sur une seule marque. »