Comment faire pour… évaluer la rentabilité d’une automatisation du back-office

1 Mesurer quatre critères clés

Pour Olivier Résano, directeur commercial de Mekapharm, société d’équipement technologique, l’évaluation de la rentabilité d’une automatisation passe par la mesure de quatre critères clés : – le temps d’obtention d’une ordonnance moyenne complète au comptoir ; – le temps quotidien de travail au rangement des commandes ; – le ratio chiffre d’affaires (CA)/ETP (nombre de salariés « équivalent temps plein ») ; – le coût total de l’investissement machine : prix d’achat de la machine + coût de la maintenance sur dix ans.

Les temps passés en back-office doivent pouvoir être convertis en coûts pour l’officine (coût salarial, charges sociales comprises) pour pouvoir apprécier les économies réalisées par l’automatisation, indépendamment du CA additionnel généré du fait d’une plus grande disponibilité du personnel au comptoir. Economies et gains de CA et de marge doivent ensuite être rapportés au coût total de l’investissement (achat + maintenance) pour mesurer le retour sur investissement (rentabilité, calcul du point mort, etc.).

2Déterminer les autres avantages

«   Les avantages liés à l’automatisation peuvent agir indirectement sur la rentabilité et l’augmenter   », explique Olivier Résano. Ils incluent : – la facilitation de la gestion de stock (stock physique mieux maîtrisé, moins de perte de temps mais, attention, aucun système ne passe les commandes à la place du logiciel de gestion de l’officine !) ; – la diminution des vols en front-office du fait d’une présence accrue du personnel aux comptoirs et en surface de vente ; – la réduction à néant des périmés pour les produits placés dans les machines ; – l’économie d’inventaire pour les robots et combinés automate/robot. «   Par exemple, il existe sur nos machines des systèmes de télémétrie laser embarqués qui effectuent l’inventaire des stocks, une technologie validée par les commissaires aux comptes comme étant un inventaire physique. Il n’y a donc plus d’inventaire facturé au pharmacien   », explique-t-il ; – la diminution de l’espace de stockage au sol (machines plus hautes ou délocalisation = espace de vente plus important).

3Construire un tableau de rentabilité

Il s’agit de mesurer le gain en efficacité sur les cycles de produits, en gestion des stocks et en capacité de délivrance du personnel (productivité), grâce à l’automatisation du back-office. Un tableau sous format Excel fait l’affaire. Il a pour but de renseigner et de comparer lesitems présentés ci-dessous dans deux colonnes, sans et avec automatisation. Cela suppose donc de le mettre en place avant de réaliser cet investissement, lors de la phase d’analyse des besoins du pharmacien (audit en vue de l’automatisation du back-office). §