Back-office : faites du tri !

C’est l’été. Peut-être êtes-vous en équipe réduite et sollicité de toute part au comptoir. Mais peut-être le flux de vos clients s’est-il lui aussi amoindri. C’est donc l’occasion de faire un peu de rangement. En commençant par la zone de relâchement par excellence : le back-office.

« L’humain est ainsi fait qu’il s’habitue à tout, finissant par ne plus voir ce qui est évident car il l’a intégré dans son quotidien », souligne Philippe Levy, consultant formateur chez Neopharma et auteur de « Bien organiser son back-office », aux éditions Le Moniteur des pharmacies. L’entassement peut être à l’origine d’accidents, de perte de temps, d’erreurs potentielles… et coûter cher à l’entreprise !

Tarifs obsolètes, vieux journaux, panneaux et présentoirs… la première étape de ce désencombrement est donc de trier. Dans l’idéal, cela ne peut se faire en profondeur que lorsque la pharmacie est fermée (par ex. un dimanche ou un lundi matin) et avec la participation de tous. Seules les équipes, qui évoluent au quotidien à l’officine, sont capables de dire ce qui doit être conservé ou jeté. Une fois la date choisie, elle est respectée par tous les collaborateurs. Cette journée est donc obligatoire et rémunérée. Philippe Lévy recommande de définir un « pilote » de l’opération, qui tranchera dans les situations critiques et encouragera l’élimination maximale.

Pour faire le tri, il faut distinguer ce qui est :

-utile : cela se discute et se justifie. Chacun tombe d’accord et le produit est rangé de sorte qu’il soit facile à retrouver.

-inutile : cela ne se discute pas. Le produit part directement à la poubelle.

-indéterminé : cela correspond aux situations difficiles à trancher ou celles dans lesquelles le collaborateur se sent déstabilisé si on lui retire l’objet, le document ou le produit en cause. Solution : consignez-le dans un cahier afin de ne pas l’oublier et, dans un délai de 1 à 2 mois maximum, voyez avec votre collaborateur combien de fois il en a eu besoin. Si la réponse est une fois ou plus, votre collaborateur avait raison. Sinon, il ira certainement de lui-même jeter l’objet en question.