Organiser un entretien professionnel

Au minimum tous les deux ans, l’employeur doit conduire un entretien professionnel avec chaque salarié ayant au moins deux ans d’ancienneté. « Cette obligation, issue de l’accord national interprofessionnel du 5 décembre 2003 relatif à la formation tout au long de la vie professionnelle, a été retranscrite dans un accord de branche du 4 juillet 2005 », précise Françoise Coblence, conseillère en droit social à l’UNPF. Tous les titulaires doivent donc se plier à ce rendez-vous.

L’entretien sera programmé à une date fixée d’un commun accord avec le salarié et il devra se dérouler pendant son temps de travail. « En pratique, la mise en place de ces entretiens dans les officines reste marginale car très peu de pharmaciens en connaissent l’existence », constate Françoise Coblence. Car, malgré le caractère obligatoire, aucune sanction n’est prévue en cas de défaut d’application, ce qui a pour effet d’alléger le poids de cette obligation.

Si l’entretien professionnel peut être organisé à la suite de l’entretien annuel d’évaluation, ce sont deux échanges distincts. A la différence de l’entretien d’évaluation, l’employeur ne doit pas apprécier les résultats du salarié ni lui fixer des objectifs. Il définit un projet en ligne avec les aspirations individuelles du salarié qui doivent être cohérentes avec les besoins de l’entreprise. Ainsi, le salarié s’exprimera sur sa situation professionnelle, ses perspectives d’évolution et ses besoins de formation. Quant à l’employeur, il rappellera les enjeux et les axes de développement de son entreprise. C’est aussi un moment propice pour évoquer le droit individuel à la formation (DIF). L’article 4 de l’accord du 4 juillet 2005 souligne la finalité de cet entretien :

– analyser la situation du salarié, selon les besoins de l’officine qui l’emploie ;

– mettre en évidence ses besoins de formation ;

– permettre à chaque salarié d’élaborer son projet professionnel à partir de ses souhaits d’évolution dans l’entreprise, de ses aptitudes et en fonction de la situation de l’entreprise et de son organisation.

Pratiquer l’entretien avec méthode et le désacraliser

Pour que l’échange soit constructif, mieux vaut le préparer avec méthode. Pour cela, l’OPCA-PL a mis en ligne sur son site (www.opcapl.com) un guide décliné en deux versions, l’une destinée aux employeurs, l’autre pour les salariés. La Commission paritaire nationale pour l’emploi (CPNE) de la branche a également rédigé un guide pour aider les employeurs (ce guide est en accès libre sur le site de l’UNPF).

Il est conseillé aux employeurs d’élaborer une grille récapitulative des points à aborder. Le salarié, lui, doit faire le point sur son parcours professionnel. Parmi les questions indispensables, le titulaire doit retracer le parcours de son salarié dans l’entreprise (« Depuis votre premier emploi, quels postes avez-vous occupé ? », « Pourquoi et combien de fois avez-vous changé d’entreprise ? », « Qu’avez-vous préféré faire ? »…), puis les missions réalisées dans le cadre du poste actuel (« Quelles sont vos fonctions ? », « Quelles sont vos responsabilités ? », « Quelles sont vos difficultés ? », « Quelles sont vos réussites ? »…) et enfin les formations nécessaires pour se perfectionner (« Quelles évolutions souhaitez-vous ? »).

Pour fluidifier l’échange, il est préférable de désacraliser la solennité du rendez-vous. Ce qui ne veut pas dire que l’entretien sera expédié en quelques minutes. Installez-vous dans votre bureau ou dans un endroit neutre, au calme, où le salarié se sentira à l’aise. Si certains titulaires n’hésitent pas à sortir de leur pharmacie pour mener cet entretien, Françoise Coblence ne préconise pas cette option. « Tout ce qui est lié à l’activité professionnelle ne se fait pas au café du coin. Le cadre des entretiens doit rester strictement professionnel et confidentiel. » Aucune durée n’est imposée, mais prévoyez un créneau de 45 à 90 minutes pour avoir le temps d’aborder les trois points clés recommandés par l’accord de branche :

– les moyens d’accès à l’information sur les dispositifs relatifs à l’orientation et à la formation des salariés tout au long de leur vie professionnelle et sur l’évolution des métiers ;

– l’identification des modifications dans l’organisation du travail, des conditions de travail ou des dispositifs de formation auxquels il pourrait être fait appel en fonction des objectifs retenus ;

– les initiatives du salarié pour l’utilisation de son DIF, les propositions en matière d’action(s) de formation professionnelle.

Le guide de l’OPCA-PL préconise « de conclure l’entretien en précisant les suites envisagées, en termes de délai, de décisions à prendre et de réflexions à mener ».

Ce n’est pas obligatoire, mais un compte rendu écrit est utile afin de consigner le contenu de l’échange et de l’inscrire dans un plan d’action et d’évaluation. Les propositions formulées à l’occasion de l’entretien peuvent d’ailleurs être notées dans le « passeport formation » du salarié, si celui-ci est d’accord, (voir encadré p. 30), comme par exemple stimuler l’implication du salarié dans un parcours de formation, lui permettre d’acquérir de nouveaux savoir-faire, valider un projet professionnel, etc. Chaque objectif sera ainsi assorti de moyens à mettre en œuvre, comme faire un bilan de compétences, monter un plan de formation, inciter le salarié à utiliser son DIF.

Un passeport pour la formation

Dans ce document unique et personnel, le salarié consigne son parcours en y inscrivant ses diplômes, titres, compétences, connaissances, expériences professionnelles, etc. Ce passeport lui permettra donc de faire le point sur ses compétences et ses besoins de formation. Le passeport formation est la propriété du salarié dont il garde la responsabilité d’utilisation. Ce document ainsi que sa notice sont téléchargeables sur le site www.passeportformation.eu.

Quels avantages ?

Côté employeur

• Identifier les compétences du salarié.

• Repérer son potentiel et ses centres d’intérêt.

• Cerner ses besoins de formation.

• Définir les enjeux et les axes de développement de l’entreprise.

Côté salarié

• S’impliquer dans son parcours professionnel.

• Exprimer ses besoins de formation.

• Faire le point sur le DIF.

• Evoquer les perspectives d’évolution et de promotion dans l’entreprise.

À savoir

Retour de congé parental d’éducation

Tout salarié de l’officine qui reprend son activité à l’issue d’un congé parental d’éducation doit bénéficier d’un entretien professionnel.