Les formalités d’embauche

Rédiger le contrat de travail

La conclusion du contrat de travail est l’acte fondateur de l’embauche et le socle de la relation de travail. Sa rédaction est déterminante. Elle fixe les éléments essentiels comme la rémunération et la durée du travail. Elle peut également soumettre le salarié à certaines obligations spécifiques, par exemple une période d’essai, une clause de non-concurrence, etc. En cas de litige survenant pendant la collaboration, le contenu du contrat servira de référence : pour l’employeur, c’est un moyen de rappeler au salarié ses obligations, pour le salarié, un moyen de s’opposer à une modification non souhaitée d’un élément contractualisé. La convention collective exige que le contrat de travail soit formalisé avant l’entrée en fonction du salarié.

Déclarer l’embauche

La déclaration unique d’embauche est adressée à l’Urssaf (immatriculation du salarié à la CPAM, aux Assedic, à l’INSEE) dans les huit jours précédant l’arrivée du salarié (formulaire téléchargeable sur http://www.due.urssaf.fr).

Organiser la visite médicale

Seul le médecin du travail peut vérifier l’aptitude physique du salarié à occuper un emploi. La visite médicale doit intervenir, au plus tard, avant l’expiration de la période d’essai. Si la nouvelle recrue a moins de 18 ans ou s’il s’agit d’une femme enceinte ou d’une femme dont l’accouchement date de moins de 6 mois, la visite médicale doit obligatoirement avoir lieu avant l’embauche. A l’issue du contrôle, le médecin du travail établit une fiche d’aptitude en double exemplaire, l’un pour le salarié, l’autre pour l’employeur.

Remplir le registre unique du personnel

Chaque embauche doit être consignée dans le registre unique du personnel. Doivent figurer le nom, le prénom, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification, la date d’entrée du salarié et, le cas échéant, les mentions « contrat à durée déterminée », « travailleur à temps partiel », « travailleur temporaire », « apprenti », « contrat de qualification » ou « contrat de professionnalisation ». Ce registre peut être tenu sur un support papier, à l’encre indélébile, ou sur un support informatique.

Les repères de Moniteur Expert – La promesse d’embauche

Si, avant la conclusion du contrat de travail, l’employeur formalise une promesse d’embauche, il devra la respecter et poursuivre son engagement. A défaut, le salarié pourra obtenir réparation du préjudice subi. Une promesse d’embauche peut également être verbale dès lors qu’il s’agit d’une proposition ferme aux contours bien définis (rémunération, temps de travail, date d’entrée en fonction). En revanche, si l’offre n’est pas assez précise, il s’agit de simples pourparlers qui n’engagent ni l’employeur ni le salarié.