La communication interne à l’officine

CRÉER UN CAHIER DE LIAISON

• Inscrire sur un cahier ou un agenda toutes les informations pratiques concernant la vie quotidienne de l’officine, par exemple :

• les retraits, rupture de stock…

• la marche de l’officine : rendez-vous, commande en cours, changement dans le rangement…

• les événements importants dans la vie des clients : naissance, décès, passage à l’officine, message personnalisé…

• les données réglementaires ou scientifiques à partager : formations, nouveautés…

• la vie de l’équipe et des collaborateurs (mariage, anniversaires, fêtes…).

• Chaque jour, à la prise de poste, lire le cahier et prendre connaissance des informations : si besoin émarger lorsqu’une action demandée a été entreprise.

• Le cahier permet à chaque collaborateur et au titulaire de savoir ce qui s’est passé pendant son absence.

PRÉVOIR UN AFFICHAGE VISIBLE

• Afficher sur un tableau les flux d’informations venant de la hiérarchie :

• nouvelles procédures qualité, notes de service et recommandations ;

• Alertes sanitaires ;

• Modifications de planning, dates des réunions, absences exceptionnelles, calendrier des congés…

• Dates de passage des représentants, organisation d’animations…

• Si besoin, joindre à la note d’information un espace dédié à l’émargement pour valider la lecture par chacun.

CLASSER ET ARCHIVER

Regrouper les informations importantes dans des classeurs de couleurs différentes, rangés sur le lieu de leur utilisation :

• ouvrir un classeur consacré à l’information sur les nouveaux médicaments ;

• faire le tri des documents régulièrement et les archiver si besoin.

ORGANISER DES REUNIONS

• Prévoir un calendrier suffisamment à l’avance et trouver une périodicité régulière (par exemple le premier mardi du mois….) qui convienne au maximum de collaborateurs.

• Afficher 15 jours à l’avance, la date, l’heure de démarrage et la durée de la réunion.

• Etablir un ordre du jour précis et y joindre les documents nécessaires aux thèmes à aborder : nouvelle gamme, organisation, traitement des dysfonctionnements répétitifs constatés, formation…

• Garder une partie de la réunion libre pour les collaborateurs désirant intervenir sur un sujet particulier.

• En début de réunion, désigner une personne chargée de faire le compte-rendu de la réunion.

• Faire le point sur les actions menées depuis la réunion précédente et proposer un plan d’action pour le mois à venir.

• Rédiger le compte-rendu, l’afficher après validation par le titulaire.

• Archiver le compte-rendu paraphé par tous les collaborateurs présents dans le classeur « Réunions d’équipe ».

SIX CONSEILS MALINS

• Ne pas utiliser post-it ou tableaux effaçables pour des infos importantes qui risquent de s’envoler…

• Commencer les réunions par les sujets importants, limiter le nombre de sujets à aborder et respecter scrupuleusement les horaires établis.

• Les réunions en dehors des heures d’ouverture doivent être récupérées ou rémunérées.

• Conduire la réunion selon la théorie des trois tiers :

– 1/3 du temps à exposer les sujets retenus,

– 1/3 du temps à écouter les observations des collaborateurs,

– 1/3 du temps à mettre en place un plan d’action.

• Rédiger un livret d’accueil remis à chaque nouveau collaborateur, faire un « pot d’arrivée » pour le présenter et prévoir un « tuteur » de référence pour les premiers jours.

• Une fois par an, remplacer la réunion d’équipe par un moment convivial moins protocolaire autour d’un repas, une sortie ou une fête de début d’année.