Comment les groupements coachent les pharmaciens

Proposer aux titulaires une assistance régulière pour mieux manager leur personnel fait partie de la stratégie globale des groupements. Une démarche non désintéressée puisqu’ils l’utilisent comme un relais de développement au sein des officines (challenges, motivations à l’écoulement, politiques d’enseignes…). Mais si une assistance pour améliorer le merchandising ou la politique de prix semble logique, un outil pour aider le pharmacien à mieux gérer ses troupes est parfois mal perçu, comme le constate Apsara, qui propose de l’accompagnement managérial depuis 2008. Pharm&Price, qui propose deux jours de formation au management, constate également une certaine réticence chez ses adhérents. « Beaucoup de titulaires ne perçoivent toujours pas l’utilité du management et ne mesurent pas son effet pratique sur la dynamisation des équipes. Pour faire vendre, il faut former, briefer, contrôler, accompagner. La prise de conscience se fait très lentement. C’est dommage… » constate Priscilla la Tour, responsable marketing chez Pharm&Price. Pour satisfaire les souhaits des pharmaciens en matière de management, les groupements ont conçu différentes formules, du simple état des lieux à l’intervention in situ.

Faire un état des lieux pour codifier le management

L’état des lieux managérial est le premier degré d’intervention des groupements dans le management de la pharmacie. Le pharmacien et un représentant du groupement passent en revue l’organisation du personnel, les différents outils de motivation, les réunions de débriefing, une éventuelle politique d’intéressement ou encore des méthodes d’évaluation. Chez Forum Santé, chaque adhérent est passé au crible managérial. « A l’issue de cet état des lieux, nous constatons souvent une confusion de la part des titulaires entre la gestion de l’entreprise et le management. En général, leur management est participatif et délégatif, mais les pratiques ne sont ni formalisées ni suivies », note Frank Schafer, directeur réseau chez Forum Santé.

La phase « diagnostic » se traduit chez Forum Santé par un audit des ressources humaines incluant tous les collaborateurs, à l’issue duquel un organigramme hiérarchique est construit ainsi qu’une grille d’activités. Cette dernière permet de mettre en lumière les missions non ou mal couvertes en l’absence d’un responsable et les carences éventuelles de formation.. Ce travail débouche ensuite sur l’établissement de fiches de postes.

Cinq groupements cinq types de formations

Voici les formations proposées par quelques groupements.

→ Univers Pharmacie

Il propose une formation de deux jours sur les bases du management lors de réunions régionales et nationales une fois par an. Ces réunions sont complétées et relayées par des conférences téléphoniques et par Internet. Le groupement a même mis en place un système de parrainage (un adhérent rémunéré par Univers Pharmacie accompagne un nouvel entrant).

→ Apsara

Là aussi, le groupement organise une formation de deux jours qui se concrétise par la mise en place de briefings hebdomadaires. Les adhérents disposent alors d’outils pour faire un suivi des objectifs, analyser des chiffres, mettre en place des opérations commerciales, relayer la politique de prix… Des challenges et des systèmes de récompenses peuvent être également mis en place, tout en assurant le relais des opérations montées par le groupement.

→ Paris Pharma

Le groupement propose depuis 18 mois deux jours de formation aux bases du management motivationnel à l’officine. Profil du manager, maîtrise des différentes typologies de collaborateurs, motivation individualisée, réunions, entretiens annuels, montée en compétence continue des équipes par le coaching interne, challenges récompensés, plans de formations, traitement de cas concrets font partie des thématiques traitées.

→ Giropharm

Par le biais de son organisme de formation agréé Girophorm, le groupement propose une journée d’initiation aux fondamentaux du management. Les adhérents pourront apprendre à maîtriser les différents styles de management, communiquer au sein de leur équipe, motiver leurs collaborateurs, confier des responsabilités ou encore mesurer les progrès accomplis. Ce module est complété par une formation en ressources humaines au cours de laquelle le pharmacien peut décliner la stratégie d’entreprise en diverses actions comme des réunions, des entretiens annuels, un plan annuel de formation. Le groupement propose aussi à ses adhérents des modules spécifiques, par exemple sur la gestion du temps ou des conflits.

→ Giphar

Le groupement teste actuellement un dispositif de formation en management à long terme. Il consiste en cinq journées de formation, étalées sur deux ans, avec, en option, un relais en coaching téléphonique individuel et/ou collectif ainsi qu’un coaching in situ. Management de son équipe au quotidien, mise au point d’objectifs personnels et collectifs motivants, évaluation de la performance, conduite des entretiens de fin d’année, management des visites de « clients mystère » ou d’opérations commerciales font partie des thématiques abordées par le groupement.

Des accompagnements menés à plus long terme

Les groupements proposent également aux titulaires un accompagnement à long terme en guidant l’équipe pour assurer la logistique humaine autour de la commande grossiste et formaliser une politique de communication interne.

→ Forum Santé

Le groupement va sur le terrain pour aider le titulaire à créer des cahiers de communication et des guides d’entretiens d’évaluation annuels. Il l’incite à organiser des réunions mensuelles de 45 minutes comprenant des fiches de réunion et une délégation de l’animation. Il peut aussi accompagner le pharmacien dans la mise en place de plans d’intéressement sur trois ans ou de systèmes de primes collectives et individuelles.

→ Giropharm

Des conseillers en développement accompagnent une fois par trimestre le titulaire dans la mise en application des outils de management, l’établissement des procédures et de la délégation. Depuis cette année, le groupement aide le pharmacien à mettre en place un plan d’action qualité.

→ Paris Pharma

Le groupement complète ses formations par des bilans managériaux. Un consultant aide les adhérents à maîtriser les techniques de briefing des équipes, se doter d’outils de transmission, créer des actions correctives et un suivi individuel.

→ Univers Pharmacie

Il a mis en place un « squelette » qui peut être dupliqué chez tous les adhérents. « Il s’agit d’une démarche qualité en matière de management et de répartition rigoureuse des tâches, comme une norme ISO. Ce squelette comprend des descriptifs précis des postes clés, comme le responsable des achats, les conseils associés, le tiers payant, la qualité, la communication et la stratégie prix. Le responsable du personnel, par exemple, va organiser des réunions mensuelles, créer des fiches de fonction, mener des entretiens d’évaluation et recenser des formations », précise Daniel Buchinger, président d’Univers Pharmacie.

Combien ça coûte ?

Dans la plupart des groupements, le coût de l’accompagnement managérial est compris dans la cotisation. Celle-ci représente, par exemple, une charge mensuelle de 400 € HT chez Forum Santé. Mais ce prix ne comprend pas les prestations à la carte, comme l’audit individuel des ressources humaines, la mise en place d’un plan d’intéressement ou d’une certification qualité, qui coûtent en moyenne 1 200 € HT par jour. Vous débourserez 459 € HT par mois chez Giropharm, Paris Pharma ou Pharm&Price pour des formations en management prises en charge par les fonds d’aide à la formation. Quant à l’accompagnement spécifique in situ, il est facturé 1200 € HT par jour. Elevés, ces tarifs restent pourtant inférieurs au coût moyen du consulting en entreprise, qui s’échelonne de 1 500 € HT à 2 200 € par jour.