Mettre en place un référent assurance qualité (PRAQ)

1 IDENTIFIER LA BONNE PERSONNE

– Définir le rôle, la mission, les objectifs, la grille de compétences et l’étendue de la délégation de la personne référente assurance qualité (PRAQ).

– Proposer la mission et rencontrer chaque volontaire.

– Prendre sa décision sur des critères objectifs connus de l’équipe, valider avec la personne retenue et finaliser la mission dans la fiche de poste.

– Informer les collaborateurs et confirmer la délégation, la légitimité et sa confiance en la PRAQ.

2 PRÉCISER SA MISSION

– Mettre en place, animer et suivre le projet qualité.

– Garantir la réalisation des objectifs qualité fixés en commun et promouvoir la qualité auprès de l’équipe, des clients et des éventuels partenaires (Ehpad, entre autres).

– Assurer le suivi de la démarche (documentation à jour, réunions d’information, coordination des actions).

– Rendre compte périodiquement au titulaire.

– Identifier les besoins d’amélioration et mettre en œuvre les actions correctives.

– Accompagner une certification (type ISO 9001).

3 LA FORMER AINSI QUE LES COLLABORATEURS

– Inscrire la PRAQ à une formation spécifique.

– Former plusieurs personnes au fur et à mesure pour assurer l’implication de toute l’équipe et un éventuel relais.

– Se réunir en interne : analyses de cas concrets de dysfonctionnements récurrents, recherche collective des causes et proposition de solutions d’amélioration.

4 ACCOMPAGNER LE PILOTAGE

– L’amélioration continue est une réussite collective : chacun peut s’impliquer dans une partie du projet. La PRAQ, courroie de transmission, ne porte pas seule la qualité.

– Valider les moyens à investir : temps, formation, accès aux sources de documentation, moyens facilitateurs (espace de rangement, affichage, dossiers, boîte mail, etc.).

– Aider à la rédaction des premières procédures et à leur mise en application.

– Organiser la communication interne, co-animer les réunions et assurer des points périodiques sur le sujet.

– Etre à l’écoute des difficultés rencontrées (manque de temps, de ressources, d’outils pratiques) et y répondre.

– Soutenir la PRAQ face à l’équipe en cas de difficultés.

5 VALIDER LES PROGRÈS

– Poser des indicateurs simples et vérifiables, afficher périodiquement les résultats dans l’espace collaborateurs. – Prévoir des points périodiques avec la PRAQ qui assure au fil de l’eau le suivi des actions décidées.

– Féliciter, remercier et valoriser son investissement, aussi bien en tête à tête qu’au cours des réunions d’équipe.

– Rappeler que la démarche qualité permet d’améliorer le quotidien de tous et la satisfaction des patients.

– Valoriser les acquis : faire chaque année un point complet sur les résultats obtenus, organiser un événement « festif » pour la réussite d’une certification.