Tableau de bord : Les principes de la direction assistée

Les principales caractéristiques des indicateurs de gestion sont la fiabilité et la simplicité, à l’image du tableau de bord d’un véhicule », présente Jérôme Sirot, expert-comptable, responsable du réseau pharmacie de KPMG Entreprises. Attention, donc, de ne pas pécher par excès dans le choix du nombre de ces indicateurs ! Le tableau de bord doit être simple de conception et permettre un regard aussi aisé que pratique sur la gestion quotidienne d’une pharmacie.

KPMG recommande au pharmacien de s’en tenir à quelques « fondamentaux nécessaires et probablement suffisants pour non seulement acter les événements passés, mais également anticiper les orientations futures ».

1 La mise en forme

L’étape de mise en forme du tableau de bord est importante car ce sont sa clarté et sa facilité d’utilisation qui en feront un outil dynamique et indispensable. KPMG préconise de présenter sur une seule page les indicateurs de pilotage sous la forme suivante :

(1) Libellé des indicateurs et ratios utilisés. Exemple : progression de chiffre d’affaires

(2) Réalisé M/T : le tableau de bord peut se piloter mensuellement ou trimestriellement ; il appartient au pharmacien de juger de la cadence des informations souhaitées, sachant qu’un outil de pilotage suivi au mois le mois est préférable.

(3) Réalisé : M – 1/T – 1 : les indicateurs clés doivent être comparés dans le temps afin de mesurer l’évolution sur une même période. Bien entendu, il faut rester vigilant sur le nombre de jours ouvrés dans les comparaisons.

(4) Variation : il s’agit ici de faire la variation entre les deux indicateurs mis en parallèle. Cette variation peut être en valeur absolue et/ou en pourcentage.

(5) Prévu M/T : « Cette notion importante est souvent occultée par les pharmaciens, arguant qu’il est difficile de prévoir, remarque Jérôme Sirot. Pourtant, il est également très intéressant de se fixer des objectifs et de les comparer aux réalisés. Nous préconisons au niveau du cabinet de prendre comme objectif les performances passées. Ainsi, si la progression du chiffre d’affaires dans l’officine est de 2 % de façon constante depuis quelques années et que le CA de n était de 1500 kEuro(s), il paraît raisonnable d’essayer et de prévoir un CA de n + 1 d’environ 1 530 kEuro(s) (+ 2 %). »

Il est également intéressant de comparer les indicateurs clés avec d’autres officines de même taille et de même secteur géographique afin de se situer par rapport aux moyennes.

2 Les indicateurs et ratios de base

Progression de chiffre d’affaires. « C’est l’incontournable !, assure Jérôme Sirot. Le minimum requis est une analyse globale du chiffre d’affaires, mais il va de soi qu’une ventilation plus fine sera plus pertinente. » La répartition par taux de TVA lui semble être une approche nécessaire.

Panier moyen. C’est le chiffre d’affaires par client. Ce ratio, tout comme la plupart des indicateurs, nécessite une gestion informatique capable d’indiquer le nombre de clients effectuant un achat.

L’expert-comptable de KPMG recommande de suivre le panier moyen par taux de TVA.

D’autres indicateurs liés au chiffre d’affaires peuvent être mis en place afin d’appréhender l’aspect rentabilité, comme le CA/m2 affecté à la vente ou le CA/mètre linéaire affecté à la vente.

Compte de résultat simplifié. Autre indicateur pertinent à retenir, selon lui : le compte d’exploitation simplifié (EBE/CA) dont l’intérêt est de donner un résultat mensuel approché. « Cet indicateur doit absolument être validé régulièrement par des situations comptables intermédiaires, car un écart trop important entre le tableau de bord et le réalisé pourrait donner quelques surprises (agréables ou désagréables) et condamnerait l’outil par lui-même. Pour cela, il est impératif de connaître tous les mois les achats consommés grâce à un logiciel de gestion des stocks permettant un inventaire permanent. Pour des raisons de simplicité, on considère que le poste des charges externes (salaires, charges sociales, impôts et taxes…) représente chaque année un pourcentage constant de 15 % du CA. » Tous les paramètres permettant de calculer l’EBE étant réunis, le pharmacien aura mensuellement une approche du résultat lui permettant de piloter et d’actionner tous les leviers nécessaires à la rentabilité de son officine.

Les ratios d’activité (CA, CA par salarié, panier moyen…) par marché. Encore marginaux, les indicateurs de gestion par types de produits sont de plus en plus utilisés lors de la mise en oeuvre notamment de modes d’intéressement des salariés. « En effet, le pharmacien pourra avoir intérêt à développer un segment en particulier (vétérinaire, diététique, etc.) et suivre, suivant le même type de tableaux, l’évolution de ces indicateurs. »

3 Pilotage de la marge commerciale

Un titulaire qui désire suivre mensuellement sa marge commerciale doit être impérativement en gestion informatisée des stocks. L’analyse mensuelle de la marge par taux de TVA lui donnera des informations permettant de réagir rapidement au niveau des ventes (politique commerciale), des achats et des remises fournisseurs (politique des achats). La connaissance des stocks mensuels en réel sera utilisée afin d’établir la marge commerciale, étant entendu que la gestion des stocks découle directement de la politique commerciale et de la politique d’achats de l’officine.

L’informatique livrera les données mensuelles sur les ventes (CA) et achats par taux de TVA. Le cas échéant, les données achats seront communiquées par l’expert-comptable qui tous les mois saisit les factures d’achat par la comptabilisation des pièces. Les stocks par taux de TVA seront validés tous les mois. « La réussite de cette gestion informatisée des stocks sera partagée avec l’équipe officinale, d’où la nécessité d’un bon management du titulaire et d’une formation adaptée de ses collaborateurs au logiciel de la SSII, explique Christian Bergot, expert-comptable (cabinet Conseils et Auditeurs Associés). En effet, pour être certain de travailler avec des données informatiques fiables, il est essentiel que l’équipe soit impliquée au niveau du contrôle et compétente pour corriger les mauvais paramétrages de produits, les erreurs de saisies en entrée comme en sortie, etc. » Ces données, une fois validées, vont permettre de mettre en place le tableau de pilotage de la marge commerciale et des indicateurs de gestion pour la rotation des stocks (voir tableaux).

D’autres contrôles également mensuels

Il n’y a pas que les ratios de gestion qui peuvent faire l’objet d’un suivi mensuel. Olivier Delétoille, expert-comptable de la société ArythmA, suggère aussi d’effectuer des contrôles mensuels de certains postes clés de la gestion de l’officine : suivi des créances clients, rapprochement des bons de livraison avec les factures d’achats, contrôle de la conformité des conditions commerciales octroyées, notamment concernant les remises (un tableau de suivi informatisé s’avère de plus en plus indispensable), mise en place d’un inventaire de caisse mensuel formalisé afin de déceler les éventuelles fraudes ou détournements, etc.

A NOTER LES QUALITÉS D’UN BON TABLEAU DE BORD

– Concision

– Fiabilité

– Pertinence

– Pragmatisme