Comment faire pour… Construire un tableau de bord

1 Savoir identifier les bons ratios

Attention à ne pas tomber dans le piège de l’exhaustivité : il ne faut pas chercher à tout faire figurer dans le tableau de bord. Une dizaine d’indicateurs suffisent, à déterminer selon sa stratégie. « Les indicateurs à retenir doivent s’adapter à la taille de l’officine, aux attentes et aux objectifs énoncés », précise Olivier Delétoille, expert-comptable au cabinet AdequA. Lesquels choisir ? KPMG, dans l’ouvrage « Solutions de gestion pour l’officine », préconise quatre indicateurs de base :

• La progression du CA, au niveau global, mais aussi ventilé entre l’OTC, la parapharmacie, le vigneté et le générique. Par ailleurs, il peut être intéressant de suivre une activité que le pharmacien tient particulièrement à développer (le maintien à domicile, l’optique, l’aromathérapie, etc.).

• Le panier moyen.

• La marge brute : elle peut être comparée avec celle de l’exercice précédent.

• Le compte de résultat simplifié : il est crucial pour connaître le niveau de rentabilité de l’officine chaque mois ou trimestre afin de révéler d’éventuels écarts qui, s’ils sont importants, pourraient mettre à mal l’activité de la pharmacie.

2 Regrouper les indicateurs dans un tableau

Pour vous permettre de voir où en est votre activité, mieux vaut une présentation sur une seule page. Le but est de comparer le réalisé à l’objectif. On peut aussi y intégrer le cumul des différentes périodes et le rappel de l’année précédente. Vous pouvez aussi, à l’aide d’Excel, transformer les données en graphiques pour mieux visualiser les tendances et les écarts.

3 Suivre le tableau de bord par mois ou trimestre

Il est indispensable de le mettre à jour régulièrement, à chaque fin de période choisie. Idéalement, celle-ci doit être mensuelle ou trimestrielle. Une fois par mois, pendant au moins une heure, le titulaire devra se pencher sur les indications de son tableau de bord.

4 Analyser les écarts

Un écart entre les prévisions et l’activité réelle doit vous conduire à vous interroger sur les raisons : les objectifs étaient-ils trop élevés ? Est-ce lié à la conjoncture ? Ou à des problèmes internes à l’officine ? Un manque de dynamisme commercial, l’arrivée d’un nouveau concurrent, des travaux devant la pharmacie peuvent expliquer une baisse d’activité par rapport à l’objectif prévisionnel. Il est alors primordial de trouver les raisons de cet écart sans tarder. Si vous avez repris votre officine il y a peu de temps, l’analyse mensuelle des écarts est fortement recommandée.

5 Rectifier le tir

L’analyse des écarts va permettre de mettre en place des actions correctrices. « Il faut bien identifier les évolutions conjoncturelles pour ne pas prendre des décisions inadaptées. Le tableau de bord mensuel a parfois le défaut de manquer de recul et il ne faut pas l’utiliser comme outil d’aide pour la prise de décisions structurantes », conseille Olivier Delétoille.