A fond la caisse !

La fonction gestion de caisse du logiciel doit pouvoir permettre au pharmacien de connaître avec précision toutes les opérations de vente réalisées à l’officine, et ce en ayant un accès instantané à toutes ces informations de n’importe quel jour ou période depuis le début de l’utilisation du logiciel.

Comme pour les autres modules que nous avons étudiés, nous estimons qu’une présentation synthétique des renseignements relatifs à la gestion de la caisse est préférable à un éparpillement ou à une organisation trop séquentielle qui fait perdre la vision d’ensemble. Les éléments définis dans le bordereau des ventes journalières constituent pour nous l’essentiel à connaître pour obtenir une appréciation cohérente et suffisamment précise des événements d’opérations de caisse de la journée. Point très important : lorsque toutes ces informations sont regroupées sur un même écran, cela facilite grandement le contrôle du pharmacien.

D’autres informations comme le chiffre d’affaires sur la vente de médicaments vignetés, de produits non vignetés, des ordonnances, du hors ordonnance, de la parapharmacie, du nombre d’ordonnances, etc. relèvent des statistiques de caisse et n’ont pas été abordées dans ce module.

D’une manière générale, tous les logiciels fournissent ces renseignements mais rarement sur un seul écran, voire même pas du tout à l’écran.

Fonds de caisse fixe ou fluctuant

La gestion du fonds de caisse peut se concevoir de deux manières :

– soit le fonds de caisse est fixe ;

– soit le fonds de caisse est fluctuant avec une gestion des sorties de caisse espèces et du dépôt bancaire dans ce cas indispensable. Avec un fonds de caisse fixe, le pharmacien devra gérer trois entités : le dépôt à la banque, le fonds de caisse et le surplus ou reliquat qui sera déposé ultérieurement.

S’il est fluctuant, le fonds de caisse varie en fonction de la recette du jour, des sorties de caisse éventuelles et du dépôt à la banque.

La plupart des logiciels proposent au pharmacien de réaliser cette gestion en calculant automatiquement le fonds de caisse en fonction de ses indications. Tandis que Pharmaland, Premium et Tiermatic 2000 le laissent renseigner manuellement tous les matins.

Il existe aussi pour Premium et Alliance, la possibilité de conduire plusieurs caisses soit par opérateur, soit par poste de vente, ce qui peut être intéressant afin de mieux cibler les éventuelles erreurs.

De même, hormis une édition de la liste des encaissements par chèques qui pourra constituer le bordereau de remise bancaire ; Alliance, Caduciel et Périphar, principalement, offrent la possibilité de régenter des remises sur plusieurs comptes bancaires.

Caisse mensuelle ou préprogrammée

Nous regrettons de constater que peu de logiciels mémorisent les libellés de sorties de caisse pour en faire un historique consultable à tout moment. A nos yeux, l’intérêt de pouvoir comparer ses dépenses d’une année sur l’autre est évident.

A propos de l’archivage de toutes ces informations et de leur accès, on assiste à quelques disparités. L’organisation et la présentation de ces archives en caisses mensuelles et caisses annuelles préprogrammées facilitent la surveillance de l’évolution du chiffre d’affaires et de la marge.

La caisse mensuelle permettra de comparer les chiffres d’affaires mois par mois, d’un exercice comptable à l’autre, et la caisse annuelle, d’un exercice à un autre.

NOTRE AVIS

La fonction caisse mériterait d’être complètement repensée pour certains logiciels afin d’évoluer vers un meilleur outil de gestion et d’analyse financière. Il suffirait de réorganiser et de regrouper des informations trop souvent réparties de manière éclatée pour que des données statiques deviennent des indicateurs dynamiques.

Parmi ces données, le chiffre d’affaires et la marge en pourcentage et valeur absolue par taux de TVA devraient prendre une place importante. C’est en effet une des indications utiles pour apprécier l’évolution de la marge laissée par les médicaments vignetés et aider le pharmacien à choisir une stratégie sur les articles de TVA à 19,6 %.