NEUF ERREURS À ÉVITER AU DÉMARRAGE

Depuis plusieurs années, l’environnement économique n’est pas des plus favorables pour faire ses premières armes comme titulaire. Auparavant, quand le chiffre d’affaires progressait du fait notamment de l’augmentation des volumes de vente des médicaments, un primo-installé pouvait s’en sortir malgré des lacunes en gestion ou des fonds propres insuffisants. Aujourd’hui, un titulaire doit savoir conseiller, adapter ses prix et ses services, mais aussi savoir gérer son entreprise dès le départ. D’où la nécessité de savoir repérer les erreurs à ne surtout pas commettre.

1 Ne pas savoir tourner la page

Pour Joëlle Hermouet, responsable de Formaplus, la plupart des pharmaciens qui s’installent pour la première fois ne connaissent pas les contraintes de leur métier. « Ils ont gardé leurs réflexes d’adjoint », constate-t-elle. Ainsi, ils dupliquent parfois même sans réfléchir des méthodes acquises auprès de leurs anciens titulaires, lesquelles ne correspondront pas forcément à leur propre entreprise.

2 N’avoir ni stratégie ni objectifs

« Beaucoup de jeunes installés, concentrés sur des travaux d’agencement et la nouvelle organisation, ne réfléchissent pas à une stratégie de différenciation de leur officine par rapport à la concurrence. Ils ne se positionnent pas sur les prix ou, au contraire, appliquent des baisses de prix sans distinction de catégories de produits et sans simulation préalable sur les marges », observe Joëlle Hermouet. Or, définir une stratégie permet au titulaire de vérifier la cohérence de son projet. Cette initiative lui permet de faire le point sur ses compétences, ses lacunes, ses moyens financiers, ses prix et services, la clientèle visée… Les primo-accédants oublient aussi de fixer des objectifs à moyen et long terme sur les résultats à atteindre, les développements ultérieurs et les moyens à mettre en œuvre progressivement.

3 Ne pas déléguer

Le jeune titulaire se laisse facilement absorber par ses tâches quotidiennes parce qu’il veut tout mener de front. Or, il doit apprendre à déléguer rapidement une partie de sa charge de travail à ses collaborateurs pour ne pas se laisser déborder par la gestion administrative au détriment de son travail au comptoir.

4 Ne pas respecter les règles du financement

Une erreur de base, soulignée par Luc Fialletout, directeur général adjoint d’Interfimo, consiste à financer des emplois par des ressources qui ne sont pas de même durée. Par exemple, financer des équipements lourds (une camionnette pour la livraison de matériel médical…) avec des prêts à court terme au lieu de négocier des prêts à long terme qui pèseront moins sur les résultats de l’officine. Autre erreur : acheter du matériel (photocopieur, informatique…) en puisant dans la trésorerie au lieu de négocier des prêts à court terme ou des contrats de leasing. « Il faut faire coïncider la durée des crédits avec la durée d’amortissement économique et fiscal de l’investissement », résume Luc Fialletout.

5 Négliger l’augmentation de BFR

Une trésorerie insuffisante peut menacer le développement de l’officine. « Des erreurs financières peuvent s’expliquer par un surcroît d’activité, nécessitant d’augmenter le besoin en fond de roulement, des stocks trop élevés car le titulaire s’est laissé prendre par le discours du commercial du laboratoire au moment de l’ouverture d’un marché, ou encore des retards de paiement des caisses qui n’ont pas été suffisamment contrôlés », explique Joël Vellozzi, expert-comptable de KPMG Marseille.

Jimmy Burband et Antony Chiron en ont fait l’expérience. Ces cotitulaires à Saint-Nicolas-de-Redon (Loire-Atlantique) se souviennent d’avoir commandé des quantités trop importantes dans les mois qui ont suivi leur installation. « Nous avons ensuite procédé à des touches d’essais. Nos référencements ont été un peu hasardeux, mais cela nous a permis d’être plus vigilants sur nos achats en direct », confie Antony Chiron.

6 Ne pas anticiper les difficultés

« Les mesures de prévention des difficultés ne sont pas suffisamment réfléchies », remarque Joël Vellozzi. Or, le titulaire doit anticiper les phénomènes de saisonnalité en termes d’activité et de besoins, prévoir un « matelas » suffisant pour faire face à un coup dur, négocier à l’avance afin de maîtriser les coûts, prévoir des facilités de caisse ou de découvert et réaliser un échéancier des dépenses fixes (impôt sur le revenu, appel des cotisations sociales, règlements des factures…).

7 Imposer trop vite le changement au personnel

Voulant faire vite et bien, un jeune titulaire a souvent tendance à vouloir imposer le changement à ses collaborateurs à marche forcée. « Il doit au contraire ne pas se précipiter, prendre progressivement ses marques, faire connaissance avec ses collaborateurs pour connaître leurs habitudes de travail et leurs inquiétudes face au changement, préconise Christine Caminade, dirigeante du cabinet conseil du même nom. Il faut aussi penser à motiver les salariés autour d’objectifs partagés. »

8 Sacrifier sa vie personnelle

Mettre sa vie personnelle entre parenthèses durant ses premières années de chef d’entreprise ne veut pas pour autant dire qu’il faut la sacrifier. Il est essentiel de préserver un équilibre. « Je n’avais qu’un escalier à monter pour me retrouver dans mon appartement, je n’avais donc pas toujours l’impression de faire une coupure », témoigne Antony Chiron.

9 Ne pas se former à la gestion

Avoir la fibre entrepreneuriale n’est pas inné et ne suffit pas pour piloter une société. D’où l’importance de se former à la gestion et d’être bien conseillé ensuite. En effet, les erreurs peuvent aussi venir de la manière dont les titulaires s’entourent de conseils pendant les premières années. « Faire appel à un expert-comptable qui connaît bien la pharmacie est essentiel pour être aiguillé dans la bonne direction », recommande vivement Antony Chiron.

Philippe Becker, directeur du département Pharmacie de Fiducial Expertise, invite les étudiants à se préparer à leur futur rôle de chef d’entreprise pendant leurs années d’assistanat. Le stage officinal peut aussi être mis à profit « pour réaliser un examen des documents de gestion quotidien comme le chiffre d’affaires journalier et mensuel, se familiariser à la gestion des commandes et à la négociation avec les commerciaux ».

Enfin, dès qu’un nouveau diplômé occupe un poste d’adjoint, il doit questionner le titulaire aussi souvent que nécessaire et proposer de se faire déléguer différentes tâches (administratives, commerciales, management) en suggérant des améliorations. Enfin, une formation courte (de type diplôme universitaire) permettra d’acquérir des bases solides en gestion.

3 conseils pour bien démarrer

• Estimer sa rentabilité dans le budget prévisionnel à partir d’une hypothèse basse de manière à faire face aux problèmes imprévus.

• Etablir dès le premier jour un tableau de bord mensuel pour surveiller l’évolution du chiffre d’affaires et des marges.

• Faire des économies sur des charges fixes annexes, comme le téléphone, les frais de restauration, les déplacements…