Coopérations commerciales : comment être en règle

Depuis le début de l’année 2015, les contrôles en pharmacie de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) ont repris pour vérifier que les coopérations commerciales ne dépassent pas les plafonds légaux, en l’occurrence 40 %. Car c’est évidemment le générique qui est visé. A l’issue d’un contrôle simple, l’administration peut considérer qu’une infraction a été commise. Selon le type d’infraction concerné, celle-ci peut faire l’objet d’un rappel à la réglementation, de poursuites pénales, d’une injonction administrative ou encore d’une amende administrative. Conseils juridiques pour être « dans les clous ».

BIEN DÉTAILLER les prestations

Sur la forme, le contrat doit être écrit, daté, paraphé et signé des deux parties (chacune en détenant un exemplaire), préalablement à la réalisation des prestations de services convenues.

Sur le fond, un contrat de coopération commerciale est irréprochable lorsqu’il répond impérativement aux huit questions ci-dessous, selon Hugues Villey, du cabinet BCTG avocats.

– Qui réalise les prestations ?

– Quoi (quelles sont les prestations de services spécifiques effectivement réalisées) ?

– Comment (quels sont les moyens mis en oeuvre pour réaliser concrètement ces prestations) ?

– Où/Quand (à quel endroit et sur quelle période ces prestations sontelles effectivement réalisées) ?

– Pourquoi (quel est l’intérêt commun des deux parties à la réalisation de telles prestations) ?

– Combien (quel est le prix à payer en contrepartie de la réalisation de ces prestations) ? Dans tous les cas, la rémunération ne doit pas être manifestement disproportionnée au regard de la prestation délivrée.

– Quelle preuve de l’exécution ?

Le conseil de Caroline Cazaux, avocat chez Fidal : « Le pharmacien doit comprendre l’objet de la prestation, c’est-à-dire ce qu’il doit faire, comment la réaliser et à quelle date. Il doit s’assurer que le contrat reflète les termes de la négociation et ne doit pas hésiter à demander des modifications du contrat si des clauses doivent être clarifiées. Enfin, il doit être attentif aux dates de réalisation et, dans l’idéal, tenir àjour un calendrier où il coche les dates d’animation pour éviter les éventuelles difficultés d’exécution, comme programmer une animation en août alors que la pharmacie est fermée, louer la même vitrine à deux partenaires sur la même période, etc. »

PROUVER la réalisation du service

« La réalisation du service doit donner lieu à une facturation émise par l’officine, au paiement du prix par le partenaire, et non à des avoirs (sur des achats de produits) établis par le fournisseur qui peuvent être considérés comme des remises déguisées », met en garde Hugues Villey. La facture doit avoir un intitulé précis, décrire exactement le service rendu (nature, période de réalisation, etc.), prévoir la date de paiement, mentionner le montant des pénalités plus l’indemnité forfaitaire de 40 € en cas de retard de paiement. « Conservez une preuve de la réalisation du service, qui pourra vous être réclamée par le laboratoire ou la DIRECCTE lors d’un contrôle : réalisation de photos d’une animation vitrine, conservation de pièces justificatives, affichettes, questionnaire, etc., conseille Caroline Cazaux. Vérifiez que le prix facturé et réglé est conforme à la rémunération prévue au contrat, et conservez un original de la facture émise. »

BIEN CLASSER les contrats

L’ensemble de la relation commerciale est formalisé dans une convention annuelle ou plan d’affaires qui regroupe les conditions de vente résultant de la négociation commerciale, les services de la coopération commerciale et les ex-« services distincts ». Cette convention doit être établie avant le 1^er mars. « Au 2 mars de chaque année, le pharmacien doit s’assurer qu’il détient un exemplaire original de chaque convention annuelle dûment signée, insiste Caroline Cazaux. Concernant les coopérations commerciales de l’année écoulée, il est conseillé d’archiver dans un même classeur le contrat, le calendrier d’exécution des prestations figurant au contrat, les justificatifs d’exécution, les factures. »

Le B.A.-BA des coopérations commerciales sur le générique

• Si les remises sur facture n’atteignent pas le plafond légal de 40 % par ligne de spécialités génériques remboursables pour l’année civile, des coopérations commerciales peuvent être réalisées. Leur montant doit correspondre à la différence entre ce plafond légal et les remises accordées. Elles doivent être clairement prévues dans la convention annuelle devant être conclue avant le 1^er mars de chaque année.

• La coopération commerciale vise toutes les actions qui tendent à favoriser la commercialisation des produits (PLV, location de vitrine, mise en place d’affiches, de dépliants…).

• En revanche, des réponses à des enquêtes, des remontées de statistiques et, d’une manière générale, toute action qui ne promeut pas la commercialisation des produits ne sont pas assimilables à des coopérations commerciales. Ces services appelés pércédemment « services distincts » peuvent être rémunérés sous formes de réduction de prix ou de prestations de services.

• Concernant la contractualisation, le pharmacien ne doit en aucun cas signer un contrat qu’il ne comprend pas. Il doit savoir décrire, qualifier le service concerné et justifier sa valeur. Attention à vérifier la cohérence entre les éléments du contrat et ceux portés sur la facture lors de son émission.

• Lors d’un contrôle, le pharmacien doit savoir définir précisément le service rendu et être en mesure d’apporter la preuve de son exécution.

Bons réflexes

Savoir gérer un contrôle

En enquête simple, l’envoi d’un avis de contrôle est facultatif, un contrôleur peut donc débarquer à l’improviste. « Mais en cas de contrôle sur rendez-vous, vous pouvez demander à ce que votre avocat soit présent. En effet, son intervention peut permettre de reformuler une demande mal comprise. Lorsque certaines questions sont complexes, vous pouvez indiquer à l’enquêteur que la réponse à la question posée nécessite des vérifications que vous vous proposez de réaliser rapidement », précise Caroline Cazaux (Fidal). les agents peuvent exiger la communication des livres comptables, des factures, de documents professionnels tels que contrats, CGV, matériels promotionnels… « Il faut toujours prendre le temps d’une relecture attentive du procès-verbal, poursuit l’avocate. En cas de doute sur la retranscription des déclarations, demandez à l’enquêteur d’apporter les corrections nécessaires. Si des documents lui sont remis, il est impératif de garder un dossier à l’identique à la pharmacie, au besoin en faisant des photocopies. »

POUR ALLER + LOIN

→ Les formations sur les relations commerciales du cabinet grall & associés avocats. Programme disponible sur www.grall-legal.fr/Grall-Formations_a135.html

→ Les ateliers de la DGCCRF. Conférences sur le droit et l’économie de la consommation. Pour en savoir plus : www.economie.gouv.fr/dgccrf/Manifestations