Comment réduire son stock de périmés

Il n’est pas toujours facile de suivre les délais de péremption des produits lorsque l’on dispose d’un stock de 150 000 euros, voire davantage. Pendant longtemps, les pharmaciens se contentaient de collecter et de rendre au laboratoire ou au répartiteur les produits périmés en échange d’autres produits. Si cette pratique permet de limiter les pertes à une simple immobilisation de trésorerie, le pharmacien doit faire face à un nouveau surstockage et, surtout, à une nouvelle immobilisation financière sur des produits qui peuvent, à leur tour, être difficiles à écouler. Voici comment l’éviter.

Des logiciels avec alerte

Des logiciels existent pour aider le pharmacien à mieux gérer son stock et à anticiper les périmés. La plupart d’entre eux permettent de saisir les dates de péremption au moment de la réception des commandes, puis de mettre en place un système d’alerte et d’édition de listes de produits via des moteurs de recherche.

– L’un des prestataires, Winpharma, a pour objectif un stock de périmés inférieur à 1 %, alors que celui-ci représente, en moyenne, 2,5 % de la valeur du stock annuel d’une pharmacie (soit 3 750 Û pour une pharmacie disposant d’un stock de 150 000 Û), d’après la SSII. Dans son logiciel, le pharmacien dispose donc de deux onglets, « Invendus » et « Surstock », avec la possibilité de générer des périodes d’avoirs modifiables et de tri de produits. Les stocks modifiés se mettent à jour automatiquement.

– Pharmaland (LSI) a développé un logiciel proche de celui de Winpharma : deux touches « Invendus » et « Surstock » et la possibilité de commande automatique d’échange et d’avoirs. Il propose aussi, en réception de commande, de vérifier que les produits livrés disposent d’une durée de vie suffisante, notamment avec des alertes de couleur en fonction de la date de péremption. Une information capitale qui permet au pharmacien de fixer les priorités de vente en fonction des périmés.

– Pharmagest Interactive propose, dans son logiciel, un filtre sur les produits à péremption courte ainsi que sur les nouveaux produits, afin de valider manuellement la commande. Un regroupement des produits dont la péremption doit être surveillée peut également être effectué pour un suivi tournant facile. Le pharmacien peut en outre éditer un bordereau de destruction d’un périmé.

– En plus d’un système d’alerte et d’édition de listes, le logiciel Léo (Isipharm) propose une veille sur les produits susceptibles de modifications suite à un arrêt de la commercialisation, une modification de prix ou de taux de remboursement.

– Chez ASP Line, la gestion des périmés s’organise essentiellement autour des commandes des répartiteurs. « Lors des livraisons, les produits sur lesquels nous gérons la date de péremption sont identifiés. La date peut être modifiée automatiquement ou au cas par cas en contrôlant la date la plus courte trouvée sur les produits en stock », commente Jean-Yves Baranger, directeur général de la SSII. Le prestataire propose même à ses clients des préconisations très concrètes pour faciliter la gestion des périmés. « Sur le médicament, il est important de faire tourner son stock plus vite. Les algorithmes de calcul de stock permettent en moyenne de le faire tourner 20 fois par an, soit en moyenne un peu plus d’une fois tous les 15 jours. A ce rythme, il y a très peu de périmés. »

– Chez Alliadis, la fiche produit garde en mémoire la date de péremption la plus courte. Au moment de la vente d’un produit, un message automatique d’alerte apparaît pour signaler que la date de péremption est inférieure à X mois (période paramétrable).

Un automate pour trier les produits

L’automatisation constitue une solution particulièrement efficace pour gérer des périmés, limitant au maximum les interventions humaines.

D’abord, un robot peut scanner des boîtes dès leur entrée. Ensuite, un filtre permet de trier automatiquement les médicaments en fonction des dates de péremption. Il est également possible d’attribuer une date d’expiration virtuelle de six mois à un produit à compter de sa date d’entrée dans l’automate.

Négocier la reprise des périmés

Malgré l’utilisation d’un logiciel ou d’un automate, rares sont les pharmaciens qui ne se retrouvent pas avec un stock d’invendus sur les bras… Qu’il faudra écouler. Comment ? Pour Eric Guilbert, titulaire à La Chapelle-sur-Erdre (Loire-Atlantique), qui estime ses pertes annuelles à 1 000 euros (pour un CA d’un million), la piste des grossistes est souvent vouée à l’échec. « Aucun de mes deux répartiteurs ne reprend mes périmés ni ne les échange et le retour possible sans préjudice d’un produit acheté est de trois jours ! Sur ce plan, il existe une disparité importante entre les petites officines de quartier, comme la mienne, et les plus grosses. » Seuls les pharmaciens dont la puissance financière est importante parviennent à négocier la reprise de leurs produits par le grossiste, quelle qu’en soit la date de péremption, sur simple preuve d’achat. Le pharmacien a alors créé le Club des périmés avec trois confrères proches pour faciliter l’écoulement des produits qui se rapprochent de la date de péremption (entre six mois et un an) via la rétrocession. Un système qui fonctionne simplement par échange de courriels et lui permet de réduire ses invendus.

Une gestion des stocks souvent chronophage

Malgré l’utilisation d’un logiciel, la gestion du stock prend beaucoup de temps. Grâce à son outil informatique, Jacques Besnier, titulaire de la pharmacie du centre commercial de Grigny, dans le Rhône, peut procéder à un historique détaillé de ses produits, surveiller ses faibles rotations et contrôler les produits qui n’ont pas été vendus tous les six mois. Mais l’équipe doit ensuite contrôler chaque produit de visu. En particulier, une liste des produits à écouler en priorité chaque mois (une quarantaine) doit être établie manuellement. Un travail de fourmi que ce pharmacien estime, en coût horaire, équivalent à une semaine complète d’un préparateur chaque année. De même, Eric Guilbert, titulaire à La Chapelle-sur-Erdre, en Loire-Atlantique, peut entrer, grâce à son logiciel, les dates de péremption de produits à moyenne et faible rotation. Mais, par manque de temps, il lui est impossible de procéder de la même manière pour les produits dont les délais de péremption sont courts et pour ceux qui sont à forte rotation.

Sans doute la donne changera-t-elle quand le pharmacien n’aura plus à entrer manuellement les dates de péremption des produits, avec l’arrivée prochaine des codes Data Matrix.

Vers un protocole qualité

Philippe Grosjean est un pharmacien modèle. Installé à Saint-Maurice-sur-Moselle, dans les Vosges, il s’apprête à mettre en place un véritable protocole qualité de gestion des périmés pour la SSII Caduciel. Il applique, en effet, une méthode qui lui permet de n’avoir aucun périmé (ou presque). Comment ? D’abord, il vérifie la péremption de tous les produits dont la rotation est inexistante depuis plus de six mois, mais a surtout mis en place une stratégie de gestion informatique particulièrement performante. Le principe : les dates de péremption sont entrées manuellement dans le système informatique au moment de la livraison. Cette date de péremption, consignée sur la fiche produit, n’est plus jamais modifiée. Lorsqu’un produit arrive à sa date de péremption, l’équipe procède à une vérification dans les rayons et entre la date de péremption ultérieure la plus proche pour ce même produit. C’est alors cette date qui servira de curseur pour contrôler les périmés. De cette manière, seules quelques boîtes (une quinzaine) doivent être vérifiées tous les mois et il n’y a quasiment plus jamais de périmés dans le stock réel.

A ce système, Philippe Grosjean ajoute une vigilance spécifique sur les produits très chers ou de très faible rotation, pour lesquels il a réalisé un linéaire virtuel, et effectue une vérification informatique de leur péremption chaque trimestre.