Comment faire pour… faire face à une relance indue ?

1Facture restée apparemment non réglée

Plusieurs signaux d’alerte faisant suspecter ce type de problème doivent éveiller l’attention du pharmacien :

Envoi d’une première lettre de rappel du fournisseur à la suite d’un prétendu arriéré.

Relance systématique d’un fournisseur peu de temps après l’émission de la facture, sans savoir s’il a reçu son paiement ou non.

Réclamation lorsque le pharmacien, payant par chèque, ne respecte pas les modalités de l’escompte, en le libérant trop tardivement.

Facturation de pénalités de retard.

2 Identifier les causes possibles

Elles peuvent être de plusieurs natures :

Chèque perdu ou mal libellé.

Le relevé d’identité bancaire (RIB) du compte qui doit être prélevé est erroné.

Vous avez refusé expressément pour une raison précise la lettre de change relevé (LCR) présentée par la banque.

Le fournisseur a imputé le chèque dans un mauvais compte client.

Chèque volé ou prélèvement détourné sur un compte personnel.

Absence d’émission de facture (oubli du fournisseur) ou d’impression d’une facture transmise par internet (oubli du pharmacien), erreur de traitement du personnel qui a confondu facture et bon de livraison (destruction du document).

3 Régler le litige au plus vite

Dans tous les cas, il faut réagir vite au niveau de tous les acteurs intervenant dans le circuit de règlement d’une facture et tenter d’abord de résoudre le problème à l’amiable avec le fournisseur par téléphone, fax ou e-mail. Cela sera efficace en cas d’erreur manifeste ou grossière. Il est important de répondre, et non pas d’attendre d’autres relances du fournisseur. Il faut mettre en avant sa bonne foi en montrant qu’il ne s’agit pas d’un refus de sa part de payer la facture mais d’une anomalie de traitement détectée.

4Mettre en place des mesures de prévention

Ne pas payer ses factures dans les temps peut entraîner des frais supplémentaires. Tout professionnel est débiteur non seulement des pénalités de retard mais aussi d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Des méthodes ou règles peuvent être mises en place pour organiser ses factures et les payer dans les temps.

5 Lister les actions à entreprendre

Assurez-vous auprès de l’expert-comptable que les factures enregistrées en comptabilité ont été réglées par la banque et demandez-lui la révision des comptes fournisseurs.

Demandez au fournisseur la liste des factures émises.

En cas de perte de chèque, réclamez un courrier à votre correspondant attestant ne l’avoir jamais reçu et demandez à la banque de faire opposition. Ne réglez pas les agios ou les pénalités de retard si vous êtes dans votre bon droit.§

SIX MESURES DE PRÉVENTION

• Contrôler ses factures entrantes→ ne jamais payer sans avoir vérifié au préalable qu’elles sont correctes et conformes au devis ou au bon de commande signé.

• Acquitter une facture→ noter dessus la date du jour et le montant réglé (pour éviter les doubles paiements et faciliter les recherches en cas de contestation).

• Payer toujours au vu de l’original→ en présence d’une copie (si le document primitif n’est jamais arrivé par exemple), inscrire dessus : « original perdu ».

• Rendre inutilisables les chèques retournés mal libellés→ à conserver (avec leur talon correspondant).

• Préférer le règlement par virement ou prélèvement automatique ou LCR→ le chèque est le mode de paiement où l’on note statistiquement le plus fort taux d’arriérés.

• Vérifier les conditions générales de vente→ les délais de paiement, les escomptes consentis par le fournisseur en cas de paiement à une date anticipée, les pénalités de retard applicables en cas de non-respect de la date prévue contractuellement, les règles en cas de litige.