6 POINTS CLÉS POUR FAIRE PEAU NEUVE

1 « Bétonner » son planning

Mettre toutes les garanties de son côté en termes de budget, de délai et de qualité d’exécution, c’est d’abord « verrouiller 80 % des travaux par une préparation rigoureuse », souligne Fabrice Barthélémy, dirigeant de la société d’agencement de commerces Alphase.

Pour Pascal et Florence Gaillard, titulaires à Bucy-le-Long (Aisne), le compte à rebours du réagencement complet de leur officine a commencé un an en amont. « Une fois nos besoins définis, le premier semestre a été consacré à l’étude des devis des agenceurs sollicités. Ensuite, nous nous sommes à nouveau accordés six mois afin de préciser le projet et le budgétiser avec le prestataire choisi. C’est un moment très important que nous avons aussi mis à profit pour passer en revue les diverses contraintes à gérer ».

2 Savoir bien s’entourer

De l’étude de faisabilité jusqu’au suivi et à la livraison des travaux, l’accompagnement d’un professionnel est déterminant, pour un coût de l’ordre de 8 à 12 % du montant des travaux (12 à 15 % si l’on sollicite un architecte).

Le profil du prestataire sélectionné dépendra des caractéristiques du projet et du budget alloué. « Les agenceurs, qui affichent pour certains une spécialisation officinale, se répartissent en deux grandes catégories : les simples fournisseurs de mobilier et les agenceurs maîtres d’œuvre et titulaires de la garantie décennale qui prennent en charge l’intégralité des travaux », explique Fabrice Barthélémy.

« Je n’ai pas hésité à aller juger sur place les réalisations des entreprises et à interroger mes confrères », témoigne pour sa part Jérôme Aubert, titulaire à Vence (Alpes Maritimes). « Le prix est un critère secondaire », estime-t-il. « D’autant que la faculté d’appréciation et de comparaison des devis est très souvent limitée par leur opacité et la multiplicité des possibilités pour chaque prestation », observe Fabrice Barthélémy. Il faut d’ailleurs vérifier que les professionnels retenus sont à jour des assurances nécessaires.

3 Maintenir l’activité

Première option, la réalisation du chantier par phases, en préservant une zone pour l’activité officinale dans l’espace de la pharmacie. Une méthode adaptée aux surfaces importantes mais pas sans risques, comme l’analyse Fabrice Barthélémy : « Certaines nuisances peuvent être de nature à faire fuir la clientèle. Autre inconvénient, le temps et l’organisation requis par le transfert des produits ». Le titulaire devra également veiller à la sécurité de la clientèle et de son personnel, « quitte à contacter en amont son assureur pour vérifier qu’un éventuel accident serait couvert », conseille Annie Cohen-Wacrenier, avocate au cabinet ACW Conseil.

L’alternative consiste à externaliser l’activité à proximité de l’officine en travaux. Pascal et Florence Gaillard ont choisi d’aménager en ce sens le garage de leur ancienne habitation, mitoyenne de leur commerce. « Cette solution nous a fait gagner du temps en permettant aux ouvriers de travailler dans des conditions optimales, tout en garantissant à notre équipe un certain confort. Seul bémol, en raison du manque de visibilité de notre local provisoire, nous avons enregistré une baisse d’activité de 20 %… toutefois largement regagnée par la suite », confient-ils. Titulaire à Bourges (Cher), Philippe Pasdeloup a quant à lui opté pour la location pendant trois semaines de près de 100 m² d’Algeco, pour un budget d’environ 15 000 €, sur le parking de la galerie marchande qui abrite son officine. « Nous avons privilégié l’accueil client et le médicament en restreignant l’OTC et en nous passant provisoirement de bureau et de cabine d’essayage. Les déménagements nécessaires ont été concentrés sur des week-ends en mettant à contribution confrères et amis », explique-t-il.

4 Impliquer son équipe

La bonne marche de l’officine pendant la durée des travaux dépend étroitement de la mobilisation de ses collaborateurs. « D’où la nécessité de les associer au projet dès la phase préparatoire, les informer dès que possible des modifications à venir et des dates prévisionnelles des travaux ainsi que du protocole d’organisation de l’activité durant cette période », conseille Laure-Emmanuelle Coffin, dirigeante du cabinet de conseil Praxipharm. « Pendant les travaux, le personnel doit pouvoir se consacrer à l’accueil des clients. Il peut toutefois être mis à contribution pour la restructuration du back-office et pour enlever et remettre les produits en rayon, ce qui l’aidera aussi à prendre ses nouveaux repères », estime la consultante.

« D’un point de vue juridique, si le titulaire doit solliciter son équipe pour la réorganisation de l’officine, il ne pourra le faire que pendant les heures d’ouverture et en proscrivant le port de charges lourdes. Si cela se déroule hors temps de travail, tout dépendra de la bonne volonté du personnel », rappelle Annie Cohen-Wacrenier. « Par ailleurs, si l’officine doit fermer pour travaux, l’employeur ne peut contraindre ses salariés à prendre les jours concernés en congés payés et le salaire doit donc être maintenu. »

5 Soigner la relation client

En cas de travaux importants et plus encore de transfert, communiquer par voie d’affichage et préciser les modifications provisoires du fonctionnement de l’officine.

Au lendemain des travaux, une inauguration sera la bienvenue et le titulaire veillera à accentuer sa présence dans l’espace de vente au cours des semaines qui suivent.

6 Rester vigilant jusqu’au bout

Il est du ressort du maître d’œuvre de faire en sorte que la réception du chantier ne soit qu’une simple formalité. « Afin de limiter les mauvaises surprises de dernière minute, une visite de pré-réception permettra, une semaine avant la réception elle-même, de lister les points problématiques », recommande Cyril Vriet, dirigeant de l’entreprise de maîtrise d’œuvre en bâtiment Organi’tech. Le jour J, les réserves éventuelles seront notifiées et l’entreprise disposera d’un délai pour les lever. Quant aux malfaçons et non-conformités détectées a posteriori, elles seront couvertes par la garantie de parfait achèvement, jusqu’à un an à partir de la réception des travaux, et ensuite par la garantie décennale.

Un volet réglementaire à géométrie variable

Vérifiez d’abord ce que stipule votre bail : soit tous les travaux sont autorisés sans accord préalable du bailleur, ce qui est rare, soit tous les travaux doivent être autorisés par le bailleur, soit seuls les travaux portant atteinte à la structure de l’immeuble doivent être autorisés par le bailleur.

Par ailleurs, si l’immeuble dans lequel l’officine est exploitée est en copropriété et si les travaux touchent à des parties communes, alors l’autorisation de la copropriété doit être obtenue dans le cadre d’une assemblée générale.

Les travaux réalisés en façade et les changements d’enseigne ou de croix sont en outre subordonnés à une autorisation administrative selon une procédure prise en charge par le maître d’œuvre.

En cas de modification majeure, une demande d’autorisation doit également être déposée auprès de l’agence régionale de santé et en parallèle auprès de l’Ordre. Enfin, toute officine située dans un centre commercial doit obtenir l’aval de la commission de sécurité de l’établissement.