Contrôler sa rentabilité

La rentabilité des officines devient fragile. D’après les dernières moyennes professionnelles du cabinet d’expertise-comptable KPMG, la performance commerciale de gestion (PCG) des pharmacies a baissé de deux points, passant de 14,8 % à 12,7 % entre 2005 et 2009. « Dans ces conditions, un pharmacien ne peut plus se contenter d’attendre son bilan comptable pour s’assurer de la rentabilité de son entreprise, remarque Emmanuel Leroy, animateur régional du réseau santé de KPMG. Il est impératif de mettre en place des outils afin de contrôler qu’un certain nombre de ratios sont au vert. La mise en place d’un tableau de bord mensuel permet de vérifier chaque mois l’atteinte des objectifs fixés. Au-delà du chiffre d’affaires, c’est la marge commerciale en valeur qui est le premier indicateur clé. »

Une bonne utilisation des outils informatiques mis à la disposition des pharmaciens permet de connaître la marge commerciale mensuelle dégagée par l’officine. « Il est parfois nécessaire d’effectuer un retraitement lorsque les fiches produits sont renseignées en “prix d’achat catalogue” afin de prendre en compte les remises commerciales négociées avec les fournisseurs », prévient Emmanuel Leroy. L’idéal est de valider avec l’expert-comptable la marge brute deux à trois fois par an au regard des achats réels et au vu d’un inventaire informatique.

De cette marge sont alors déduites les frais généraux (loyer, assurance, petit matériel, crédit-bail informatique…), les frais de personnel comprenant le salaire brut versé aux salariés et les cotisations sociales patronales et enfin les impôts et taxes liés à l’exploitation (taxe d’apprentissage, formation continue…)

La performance commerciale de gestion, un EBE optimisé

Tous ces éléments permettent d’obtenir la performance commerciale de gestion (voir tableau page 35). « Il convient alors de s’assurer que la PCG est suffisante pour payer l’échéance mensuelle de l’emprunt qui a financé l’acquisition du fonds de commerce, poursuit Emmanuel Leroy, et, le cas échéant, les mensualités des emprunts ayant financé les autres investissements de l’officine comme les agencements, l’informatique ou l’enseigne par exemple. »

Autre point à vérifier : cette PCG doit également permettre de faire face aux cotisations sociales du titulaire. « Celles-ci peuvent être particulièrement élevées dans le cas où elles n’intègrent pas seulement les prélèvements du chef d’entreprise, mais également l’ensemble du résultat de l’officine, souligne Emmanuel Leroy. C’est le cas notamment des entreprises individuelles ou des sociétés soumises à l’impôt sur le revenu et n’ayant pas opté pour l’impôt sur les sociétés (EURL, SNC, SELARL de famille…). »

Une fois toutes ces charges déduites, il faut alors vérifier que les prélèvements personnels du titulaire sont en adéquation avec l’excédent dégagé.

KPMG conseille de définir, en début d’exercice, un niveau de prélèvement personnel mensuel et de s’y tenir toute l’année. Cela permet au titulaire de conserver une rémunération stable, même les mois où la PCG est plus faible comme au mois d’août, sachant que des mois plus forts vont compenser ce déficit et garantir un équilibre annuel.

Avec la réduction des délais de règlement auprès des fournisseurs de l’officine, une exploitation qui s’avère rentable au regard du tableau de bord de gestion peut connaître des difficultés de trésorerie. « L’état de la trésorerie dépend, en premier lieu, de la situation financière initiale, explique Emmanuel Leroy. Un équilibre est impératif entre le coût des actifs immobilisés acquis par l’officine et les capitaux qui les financent. »

Attention au déséquilibre entre FR et BFR !

La différence entre les ressources et le coût de ces actifs s’appelle le fonds de roulement (FR), lequel couvre les besoins de fonctionnement. En effet, l’exploitation va générer un besoin de trésorerie pour l’achat du stock, le délai de règlement du tiers payant, l’avance de TVA. Une partie sera assurée par le crédit accordé par les répartiteurs et les laboratoires. Le reste devra être apporté par le besoin en fonds de roulement (BFR). L’état de la trésorerie est alors la résultante du FR moins le BFR. Très souvent, une trésorerie négative provient de ce déséquilibre.

Pour préserver l’équilibre financier, il faut élaborer un prévisionnel de trésorerie de manière mensuelle, mais aussi réfléchir périodiquement sur les composantes du fonds de roulement (stocks, clients, fournisseurs…) et comparer la durée et le montant des besoins d’un côté et des financements de l’autre.

Ces informations, que l’expert-comptable peut mettre à la disposition du pharmacien chaque mois, lui permettra de s’assurer, bien avant la clôture de l’exercice, du niveau de rentabilité de l’officine et d’anticiper les éventuelles difficultés de trésorerie.

A savoir

1. Quand le CA stagne, le titulaire peut chercher d’autres leviers en travaillant sa marge et sa rentabilité.

2. Le suivi de la rentabilité peut être mené par mois, par trimestre ou semestre.

3. L’établissement d’une situation comptable en cours d’année est rarement intéressant, car il peut être remplacé opportunément par un tableau de bord.

Source : Arythma

Deux méthodes sinon rien

Le cabinet ArythmA suggère deux méthodes pour suivre l’évolution de la rentabilité.

→ Le tableau de bord mensuel

Cet outil permet la surveillance de trois indicateurs : l’activité (le chiffre d’affaires), la marge et la rentabilité. « En fonction des besoins, certaines structures n’analysent que l’activité commerciale,précise Olivier Delétoille, expert-comptable chez ArythmA. Les plus performants suivent le niveau de la marge réelle dégagée et la rentabilité tous les mois. » Certes, il est plus pertinent de suivre la marge réelle que le chiffre d’affaires seul. « Le titulaire doit être en mesure de faire le lien entre la rentabilité dégagée chaque mois et les objectifs pluriannuels. »

→ L’actualisation régulière en cours d’année du prévisionnel à un an

Cet outil est fonction de l’évolution des indicateurs essentiels que sont le niveau d’activité, le taux de marge et les charges. « C’est une méthode plus dynamique car il s’agit d’affiner les tendances à venir, avec un bien meilleur recul », développe Olivier Delétoille.

Repère

Qu’est-ce qu’une officine rentable ?

Selon KPMG, c’est une officine dont la performance de gestion permet au titulaire de prélever une rémunération assurant le train de vie de son foyer, après le paiement de ses cotisations sociales, le remboursement de ses emprunts et le règlement de ses impôts (impôt sur le revenu ou impôts sur les sociétés).