Mathilde Laurent met la gestion de l’officine à plat

Au moment de reprendre une entreprise, il faut souvent faire face aux imprévus et au stress inhérents à tout début d’activité. Mathilde Laurent maintenant le sait bien. D’abord, l’obtention in extremis de l’extrait K-bis au moment du démarrage de son activité avait mis la pharmacienne dans l’ambiance. « La société avait été créée sans activité avant la transaction. Il a fallu, en urgence, l’immatriculer auprès du greffe du tribunal de commerce en tant que société en activité », raconte-t-elle, fière d’avoir enfin obtenu son identifiant d’établissement à 14 chiffres (le fameux numéro Siret).

Autre identifiant majeur de la pharmacie : le numéro Finess, qui permet de se faire connaître des partenaires sociaux, des caisses d’assurance maladie et des complémentaires santé. « Pour gagner du temps, j’ai fait appel aux services d’un concentrateur pour la télétransmission des factures subrogatoires électroniques. » Mais Mathilde Laurent prend surtout garde de contrôler ses dépenses. « La tentation est grande d’opter pour l’offre de base des partenaires de la pharmacie, explique-t-elle. Le concentrateur m’a proposé une offre payante afin que je puisse m’identifier auprès de tous les payeurs, mais je ne l’ai pas prise. » Mal lui en a pris. « Ma pharmacie n’était pas identifiée au moment des envois des factures subrogatoires électroniques. » Conséquence ? « Je me suis retrouvée dès les premières télétransmissions, via un modem (car Internet était en panne), avec une masse impressionnante de rejets à traiter, ce qui m’a pris un temps fou. Les retours n’étaient pas immédiats, je n’ai donc pas pu les traiter à partir des dossiers papier qui, dans l’intervalle, avaient été envoyés… »

La pharmacienne a dû reprendre les dossiers un par un et adresser à chaque caisse primaire les coordonnées de sa pharmacie, son numéro Finess ainsi qu’un relevé d’identité bancaire… « J’ai fini par déléguer ce travail fastidieux à une préparatrice. » Heureusement, ces retards ont été compensés par un plan de financement rigoureux, qui avait prévu une trésorerie de réserve.

Passer d’une urgence à l’autre

Mathilde a dû aussi remettre à plat la gestion administrative de la pharmacie. « Au départ, je suis restée à la pharmacie jusqu’à 23 heures car je ne voulais pas me laisser envahir par le flot des papiers. » Pour certaines tâches récurrentes, elle a dû également trouver ses marques. « Il a fallu mettre au point les modalités de remises de chèques avec la banque et fixer les jours de dépôt en fonction des horaires d’ouverture de l’agence, mais aussi des heures où la fréquentation de l’officine est la plus faible pour pouvoir m’absenter », ajoute-t-elle.

Mathilde n’est pas encore arrivée au bout de ses peines car il a fallu ensuite tout vérifier : proratisation de la taxe foncière, contrôle sur les premières factures des contrats de gaz, d’eau, d’électricité… Elle passe d’une urgence à l’autre. « Pour chaque laboratoire, il a fallu procéder à une ouverture de compte et, au niveau du logiciel informatique, créer un catalogue pour pouvoir passer des commandes. »

Par ailleurs, même si la pharmacie est propriétaire des murs, Mathilde a dû attendre d’être véritablement dans les lieux pour faire la répartition entre les locaux à usage professionnel et ceux à usage privé, car « il faut faire un métrage précis, pièce par pièce ». Enfin, le bail a été enregistré au Service des impôts des entreprises moyennant finances. « Il faut toujours sortir le chéquier… Dernièrement, c’était pour le nouveau contrat avec la médecine du travail », conclut Mathilde.

Dans le prochain épisode, Mathilde Laurent réalise ses premiers investissements.