Raconte-nous ce que tu as appris

Un retour sur investissement

Rencontres, nouvelles connaissances ou idées de développement, la formation professionnelle est l’occasion rêvée de s’enrichir sur le plan personnel. Si vous êtes l’heureux élu, n’oubliez pas que l’officine attend un retour sur investissement ; que la formation soit à son initiative ou non, c’est votre rôle de « maillon » d’équipe. Parmi vos missions, l’élaboration d’un compte-rendu permet :

– de transmettre de nouvelles connaissances à l’équipe ;

– de fournir un outil de travail pour mettre en œuvre et faire adopter des changements à l’officine ;

– de donner envie aux autres de se former à leur tour.

Voici un plan d’action en quatre étapes.

Déterminer des objectifs

Définis en amont, idéalement avec le titulaire, les objectifs seront le fil conducteur de la formation et de son compte-rendu. Variables selon le type de formation, ils allient deux volets.

Les motivations individuelles

→ Une spécialisation. Une retranscription des points forts de la formation ne remplace en rien le fait de l’avoir suivie. À son issue, le spécialiste dans l’équipe, c’est vous !

→ Un savoir-faire. Vous devenez responsable de la mise en place d’actions à l’officine.

→ Une reconnaissance. Cette nouvelle corde à votre arc renforce vos compétences et peut ouvrir des portes (formations complémentaires, nouvel emploi…).

→ Une ouverture professionnelle. Parce que la diététique ou l’allaitement, ça vous passionne vraiment, vous avez l’occasion de prendre plus de plaisir au travail.

Les motivations collectives

→ Une nouvelle compétence à l’officine. C’est la possibilité de monter un rayon d’aromathérapie, des consultations diététiques…

→ Développer un segment. Plus largement, un salarié formé, c’est une nouvelle opportunité d’ouverture de marché à l’officine : orthopédie, dermo-cosmétique…

→ Améliorer l’organisation ou la communication. Se former permet de mieux vendre, d’accueillir, gérer les stocks, etc.

→ S’informer. Cela permet de recueillir des informations techniques/médicales lors d’une formation en soirée pour une nouvelle gamme par exemple…

Ébaucher un plan d’action

Le compte-rendu fait partie d’un plan d’action plus large autour de la formation.

Formation courte ou simple

Parfois, ce plan est très simple. Pour une formation « labo » sur un nouveau produit, il s’agira d’évaluer les articles similaires à l’officine, de suivre la formation, de dégager les principales caractéristiques du produit, de restituer les points clés à l’équipe lors d’une pause, et de décider ensemble d’un référencement.

Formation longue ou complexe

Les bases de ce plan sont définies avec le titulaire et selon des objectifs identifiés. La restitution à l’équipe doit être prévue, mais elle peut s’adapter dans la forme selon la complexité (voir encadré).

Construire le compte-rendu

Pendant la formation

→ Se concentrer. Oubliez le compte-rendu durant la formation ! La somme d’informations est souvent conséquente, l’essentiel est de se concentrer sur ses objectifs et d’assimiler les nouvelles notions. Pour transmettre des informations, il faut d’abord les maîtriser.

→ Prendre des notes. Évitez la prise de notes linéaire ; chronophage, au détriment parfois de la compréhension, elle est de plus inutile puisqu’un support de formation est souvent fourni.

Notez utile en laissant de côté le superflu pour vous centrer sur l’essentiel. Pour cela, essayez d’axer la pensée et la mémoire sur le contenu et non sur la forme (formules humoristiques, citations…). Quand une idée forte se dégage, notez-la, éventuellement sur le support fourni. Astuce : prenez note par contre des cas concrets proposés, utiles pour mémoriser les idées fortes et les illustrer lors du compte-rendu.

→ Personnaliser. S’il vous en donne la possibilité, n’hésitez pas à soumettre au formateur des cas spécifiques de votre officine ; ses conseils personnalisés sont autant d’axes de réflexion pour renforcer la qualité de vos comptes-rendus. Pour la même raison, ne négligez pas les échanges avec d’autres participants – « Dans notre officine, on a mis en place cette action… » –, l’occasion est suffisamment rare !

Après la formation

→ Travailler « à chaud ». Plus le temps passe, plus vous risquez une déperdition des connaissances et l’installation d’une certaine subjectivité. L’idéal est de rédiger le compte-rendu dans les 48 heures. Parallèlement, et de façon indissociable, le plan d’action doit être revu et adapté selon les acquis de la formation.

→ Synthétiser. Impossible de retranscrire en quelques minutes à l’équipe tout ce que vous avez appris en plusieurs heures, il va falloir faire court et efficace :

– relisez vos notes plusieurs fois ;

– listez les idées fortes et les reformuler à l’écrit avec une seule idée par phrase. Astuce : reprenez vos notes à l’envers ; les conclusions, qui ne viennent à l’oral qu’en fin de développement, sont souvent les idées fortes.

→ Cibler. Recentrer sur vos objectifs de départ : quelles sont les idées fortes qui concernent mes objectifs ? Une fois identifiées, ne gardez que celles-là.

→ Rédiger. Reformulez d’abord le contexte de la formation : quel formateur ? où ? quand ? quels objectifs pour l’officine ? Exemple : formation dermocosmétique, à Toulouse, par l’organisme untel, durée de trois jours. Bâtissez votre plan en fonction des objectifs : chronologique (mise en place progressive de différentes actions) ou thématique (compétences diverses à acquérir…). Rédigez des titres et sous-titres clairs et liez dès que possible une idée forte à une action à mettre en place. Exemple : 1. Conseiller une crème de jour. 2. Objectif : savoir mener un diagnostic de peau. 3.Action : quatre questions à poser systématiquement : a, b, c, d… etc. Attention : restez concis – deux pages maximum. L’idée n’est pas de faire un cours ni de retranscrire toutes vos connaissances mais d’axer sur celles qui semblent les plus utiles et sur la manière de les mettre en œuvre à l’officine.

Transmettre l’information

Quand ?

Le plus vite possible pour exploiter « l’élan » post-formation. Idéalement le lendemain (formation courte type soirée), dans la semaine ou au maximum dans le mois suivant.

Comment ?

→ Après avis du titulaire. Dès que le compte-rendu et le plan d’action sont construits, organisez un débriefing avec le titulaire pour :

– vérifier leur cohérence avec vos objectifs ;

– valider le plan d’action prévu et sa faisabilité ;

– prévoir les modalités de transmission de l’information compatibles avec l’organisation officinale.

→ Oral et écrit. L’idéal est de pouvoir échanger à l’oral avec l’équipe, soit lors d’une réunion d’équipe ponctuelle, soit par petits groupes en trois temps :

– présentez les idées fortes et les éventuelles actions associées ;

– illustrez les actions de cas de comptoir proposées lors de la formation par exemple ;

– montez des saynètes type « jeu de rôle » pour s’entraîner. S’appuyer si possible sur des situations ou des cas connus de l’officine est la meilleure façon de marquer les esprits.

En complément, affichez un support écrit pour permettre à chacun de le relire à tête reposée et de s’y référer si besoin. Mettez également à disposition tous les supports (powerpoint, outils…) distribués par le formateur.

→ Auto-évaluation. En complément du compte-rendu, l’évaluation de la formation par le participant (une note sur 10 par exemple) se fait idéalement en deux temps : à chaud dès son retour et un mois plus tard, après mise en œuvre des premières actions.

Elle permet notamment d’évaluer le retour sur investissement et renseigne le titulaire/l’équipe sur l’intérêt de poursuivre dans cette thématique et/ou avec cet organisme de formation.

Merci à Marie-Hélène Gauthey, directrice associée de l’organisme de formation Atoopharm, et à Martine Costedoat, responsable du Centre de formation officine (CFO).

Les conseils de

Marie-Hélène Gauthey, directrice associée de l’organisme de formation officinal Atoopharm

“Parfois le compte-rendu est un travail de longue haleine”

Pour des formations complexes, en aromathérapie par exemple, le participant emmagasine une très grosse quantité de connaissances, qu’il devra assimiler et mettre en pratique progressivement avant d’être vraiment compétent. Comme en sport, si on ne s’entraîne pas, on ne devient pas champion tout de suite ! Ainsi, la restitution des connaissances est forcément graduelle et suit « l’entraînement » individuel du participant. Il met en place un premier plan d’action, une gamme et des conseils a?minima par exemple, puis le complète au fur et à mesure. À chaque nouvelle étape de ce plan, validé avec le titulaire, il relit ses notes, ajuste les actions et idéalement réorganise une séance de compte-rendu avec l’équipe.