LES 10 ERREURS À ÉVITER

1 Ne pas réaliser d’inventaire physique périodique

L’inventaire physique du stock de fin d’exercice est une obligation légale pour tout commerçant. En dehors de cette obligation, il est périodiquement nécessaire pour réajuster, en cours d’exercice, le stock informatique à un niveau réel et identifier les écarts anormaux. « Il est impératif que le stock informatique soit le plus proche possible de la réalité afin d’éviter des réapprovisionnements non nécessaires ou, à l’inverse, des ruptures de stock brutales », alerte l’expert-comptable François-Xavier Coussin, de la SEC Burette/cabinet Aubert. Beaucoup de pharmaciens négligent ce travail fastidieux et chronophage. « La marge commerciale, égale à la différence entre le chiffre d’affaires et le coût d’achat des marchandises vendues, ne pourra être déterminée avec précision que si le montant du stock est déterminé de façon fiable », ajoute François-Xavier Coussin.

2 Négliger le suivi régulier des demandes de règlement

Le délai d’encaissement des créances clients est relativement court pour une pharmacie, soit entre 6 et 7 jours de chiffre d’affaires (TTC), hors créances de nature particulière. Pour une pharmacie au chiffre d’affaires de 1,5 M€, les créances clients ne devraient pas excéder 30 k€. En cas de difficulté de trésorerie, le titulaire doit donc immédiatement vérifier le niveau de ces créances. « La rigueur est payante car les effets sur la trésorerie sont quasi immédiats », souligne Jean-Philippe Jacob, expert-comptable à la SEC Burette/cabinet Aubert.

3 Omettre de surveiller la masse salariale

La masse salariale varie suivant la nature de l’implantation commerciale, le nombre de titulaires et leur niveau d’implication dans l’officine, l’ancienneté des employés ou encore l’amplitude d’ouverture de l’officine. Le ratio généralement observé est compris entre 8 et 13 % du chiffre d’affaires (HT). En tout état de cause, « le titulaire doit régulièrement s’interroger sur le niveau de sa masse salariale eu égard à la fréquentation de l’officine et ne pas hésiter à la réduire si elle obère significativement la rentabilité de l’officine », conseille François-Xavier Coussin.

4 Ne pas contrôler sa caisse régulièrement

Laurent Cassel, du cabinet AdequA, chiffre le coût de cette négligence du titulaire au moment de la clôture de l’exercice entre 2 000 et 3 000 € par an. « Un contrôle physique du fond de caisse doit être réalisé tous les quinze jours ou chaque mois, tandis que l’argent en tiroir-caisse doit être recoupé tous les jours avec la recette informatique », recommande-t-il.

5 Réaliser trop de commandes en direct

Le surstockage est souvent synonyme de perte de trésorerie. Lorsque le chiffre d’affaires fluctue, le montant du stock doit suivre la même évolution. « Un fournisseur préfère les clients qui renouvellent fréquemment leurs stocks au cours de l’année plutôt que de prendre le risque de reprendre des invendus en fin d’année », rappelle Thierry Camuzeaux, consultant chez DPO Concept. Quand la trésorerie se tend, l’objectif est de vendre son stock avant de l’avoir payé. Pour l’atteindre, la surveillance des ventes et du stock doit être permanente. « Il ne faut jamais perdre de vue qu’un produit sur un rayon peut prendre la place d’un autre qui aurait une rotation plus forte. »

6 Ne pas vérifier ses accords commerciaux

Le contrôle minutieux des remises annoncées est un acte indispensable, mais le titulaire a vite fait de s’égarer dans le marécage des différentes remises accordées par le grossiste, qui varient selon le statut, la nature ou le PFHT de la spécialité vignetée. « Le contrôle doit se faire sur un pourcentage de remise global sur l’intégralité du chiffre d’affaires, explique Laurent Cassel. Mais le titulaire peut aussi confier ce travail de vérification à son expert-comptable, qui demandera tous les mois le récapitulatif des achats au grossiste et le détail des calculs des remises appliquées. »

7 Oublier la date de renouvellement du bail commercial

Cet oubli peut coûter très cher. Le bail commercial est un contrat conclu pour neuf ans au minimum. Il peut ensuite être renouvelé pour une nouvelle période d’égale durée. D’après la loi, le loyer du bail renouvelé doit correspondre à la valeur locative des locaux, qui ne peut pas excéder la variation de l’indice de référence des loyers commerciaux. Toutefois, le loyer peut être augmenté et déplafonné s’il y a eu, en cours de bail, comme lors de la révision, une modification importante notable dans la commercialité du quartier. « En l’absence de renouvellement dans une période de trois ans qui suit le bail de neuf ans, le locataire s’expose à un déplafonnement du nouveau loyer sans justification », signale Jean-Philippe Jacob.

8 Ne pas baisser sa rémunération en cas de baisse d’activité

« Dans les sociétés à l’IS, la rémunération du dirigeant est fixée au moment de l’arrêté des comptes sans avoir établi un prévisionnel pour l’année suivante », déplore Joël Lecoeur (cabinet Lecoeur, Leduc et Associés). Car on ne peut bâtir une politique de prélèvement à l’aveugle. « Le tableau de bord permet de prendre une décision en amont, d’agir plutôt que réagir. En cas de difficulté financière suite à une baisse de CA, la solution la plus courante est d’étaler la dette, et pas de baisser la rémunération du dirigeant. »

9 Privilégier les dividendes aux rémunérations

Le choix entre rémunération et dividendes n’est pas simple dans un contexte fiscal évolutif. « La situation de chaque dirigeant est un cas particulier qui fait intervenir de nombreux paramètres, comme le niveau de participation dans le capital de la société, les avantages sociaux, l’imposition du foyer fiscal et les objectifs personnels du titulaire », souligne Olivier Delétoille, du cabinet AdequA. Or, depuis le 1^er janvier 2013, les dividendes sont obligatoirement soumis au barème progressif. Cette imposition est effectuée après l’application d’un abattement de 40 %. En revanche, l’abattement fixe de 1 525 € pour un célibataire et de 3 050 € pour un couple est supprimé. « Avec ce nouveau dispositif, il faut privilégier un complément de rémunération plutôt que des dividendes. »

10 Confondre rémunération du travail et du capital

« Au moment de l’installation, les associés font généralement une erreur d’approche en fixant la rémunération du titulaire a minima sous prétexte que la société est lourdement endettée, constate Olivier Delétoille. Cette démarche ne pose aucune difficulté lorsque les associés sont à parts égales en capital et temps de travail. Mais, en présence d’associés investisseurs, il est indispensable d’adopter une approche plus juste. Sinon, une partie du travail de l’exploitant conduit à dégager des résultats profitant à tous les associés, y compris les investisseurs. » Aussi, l’expert-comptable conseille de fixer une rémunération fixe du titulaire et de mettre en place un intéressement motivant, de préférence basée sur la rentabilité. « Sur le plan pratique, même si la société n’a pas les moyens de verser intégralement la rémunération du fait de son endettement, le compte courant de l’associé exploitant sera alimenté des sommes non prélevées, qu’il pourra récupérer au moment de la revente de l’affaire. »