Préparer une automatisation

Quels objectifs ?

La décision de s’automatiser doit reposer sur un véritable audit et une bonne définition des objectifs recherchés : est-ce pour plus de confort en front comme en back-office ? Pour optimiser sa masse salariale et dégager des gains de productivité ? L’automatisation est-elle envisagée pour compenser un départ en retraite ? Libérer du temps pour le conseil et de nouveaux services ? Etc.

Indépendamment du prix, il s’agit de choisir le produit le plus rentable pour son officine.

Quelle machine ?

La vitesse de préparation et d’acheminement des commandes au comptoir est souvent le premier critère de choix. Les automates et combinés (robot/automate) équipent souvent les officines à forts pics de fréquentation. Un peu plus rapide que le robot, l’automate reste gourmand en main-d’œuvre en back-office pour remplir les canaux quand ils sont vides.

L’utilisation d’un robot (à chargement automatique) va permettre un gain de temps et une gestion du stock de plus en plus précise. Les différences de performances entre les trois catégories étant ténues, il faut s’attacher à une définition fine des besoins de la pharmacie (en fonction de son profil, de son environnement, de sa concurrence…), à une analyse détaillée des statistiques de vente de l’officine et à trouver la meilleure adéquation entre les contraintes des locaux et celles de la machine (demander un plan et un chiffrage précis de l’installation).

Les critères de choix : on n’achète pas une machine pour son prix mais pour que le service rendu réponde aux besoins du pharmacien. Autres critères de choix : la structure de l’entreprise (fiabilité de la société, constructeur plutôt que revendeur, pérennité sur le marché, nombre d’installations), le SAV et le coût de la maintenance, la fiabilité du matériel, sa capacité d’évolution en fonction du développement de l’activité, etc.

Quelle implantation ?

La configuration de l’officine et le lieu où est délocalisé l’appareil influencent le coût d’une automatisation. L’installation en sous-sol est la plus chère à cause des ascenseurs et de la complexité logistique qui en découle. Le convoyage augmente le montant de la facture.

Le choix de l’implantation doit être décidé sur la base d’une étude de l’ergonomie de l’officine et des flux de marchandises (entrants et sortants) et d’une étude quantitative sur la capacité réelle de la machine.

Quel financement ?

Tout investissement doit se déterminer au moins partiellement en fonction de sa rentabilité future et de l’utilité réelle de ce qui va être mis en œuvre. Un sous-investissement est aussi dangereux financièrement qu’un surinvestissement.

Analyser les offres commerciales, prendre les différents éléments qui les composent et comparer les ratios prix/performances/capacité réelle, les ratios prix de la maintenance/prestations incluses, le montant pour la formation des utilisateurs…

Le mode de financement (emprunt classique, crédit-bail ou location financière) requiert autant de soin que le choix du matériel lui-même ou du fournisseur. Il doit être discuté avec son expert-comptable.

À retenir

L’achat d’une machine doit être réfléchi, il nécessite un échange, une transparence entre le pharmacien et son fournisseur afin de mettre la bonne configuration en termes de stockage, de confort et de vitesse de délivrance puis de permettre au pharmacien d’obtenir de véritables gains.

Bon à savoir

Pour se faire une idée des performances et du retour sur investissement d’une automatisation, le mieux est de recueillir le témoignage de confrères déjà équipés.