Faire face à une baisse de marge inattendue

1 Rechercher une origine comptable de l’anomalie

• A la lecture du bilan de votre dernier exercice et dans les analyses des moyennes professionnelles de pharmacies comparables en taille et typologie, vous constatez que l’évolution de votre taux de marge s’écarte de la tendance générale et a diminué plus que de raison.

• Sollicitez l’expert-comptable et lui demander de vérifier qu’il n’y pas eu, tout simplement, des erreurs comptables. Celles-ci peuvent être décelées au niveau des stocks, des achats et des ventes.

• Rapprochez le taux de marge théorique de manière empirique à d’autres sources d’informations, comme les données informatiques internes et les conditions commerciales. « Le taux de marge de l’année sera influencé en grande partie par le poids de chaque famille de produits dans la réalisation du chiffre d’affaires global, explique Olivier Delétoille, expert-comptable du cabinet AdequA. Les raisons d’une baisse de la marge en valeur proviennent très souvent d’un changement radical de politique de prix sur le non remboursable et/ou de l’évolution significative des produits chers. »

2 Rechercher une anomalie d’origine commerciale

• Si tout a été parfaitement enregistré sur le plan comptable, recherchez des erreurs de gestion au niveau :

– du stock : la gestion est mauvaise ;

– des achats : les conditions commerciales ne sont pas optimales ;

– des ventes : la baisse de marge peut s’expliquer par une politique de prix discount sur les produits conseil et la parapharmacie, l’absence de formation ou de motivation du personnel à la vente, une augmentation des remises aux clients pour gagner un marché, la baisse des ventes de génériques…

• D’autres causes sont possibles : vols, périmés, impayés, ventes non enregistrées, non-respect des conditions commerciales par les fournisseurs, caisse non suivie, erreurs d’étiquetage ou erreurs sur les prix des non vignetés, consommation personnelle anormalement élevée du titulaire…

3 Prendre des mesures correctives et préventives

• Le stock : il ne faut pas attendre la fin de l’exercice fiscal et l’inventaire du stock pour apprécier avec précision et corriger une baisse du taux de marge globale. Il est possible, en effet, de détecter une anomalie de marge en cours d’exercice grâce à l’inventaire informatique. Réalisez un inventaire permanent du stock ou établissez un état des lieux intermédiaire et validez avec l’expert-comptable la marge brute en cours d’année.

• Les achats : contrôlez les taux de remises de vos fournisseurs et ajustez les coefficients multiplicateurs appliqués au prix d’achat pharmacien HT.

• Les ventes : plusieurs actions correctrices sont possibles. Vous pouvez suivre l’évolution du chiffre d’affaires global et la marge par activité mensuellement (tableau de bord), revoir le merchandising des rayons, lancer une enquête de satisfaction de la clientèle, organiser la visite d’un client mystère, mais aussi mettre en place une politique d’intéressement du personnel afin d’augmenter les ventes de produits conseils et de parapharmacie (primes sur objectif, challenges…), installer un système de sécurité dans l’espace de vente (vidéosurveillance, antennes de détection…), renforcer le contrôle au niveau du logiciel informatique pour la vente au comptoir en mettant en place de codes vendeurs et des contrôles de caisses (ventilation des paiements en espèces, CB et chèque par code vendeur par exemple).

ANALYSER SON TABLEAU DE BORD

S’il n’avait pas analysé ses données commerciales à la loupe, Hubert Ghestem, un pharmacien installé en Charente-Maritime, n’aurait pas compris la chute brutale de son taux de marge sur le médicament remboursable. « Grâce au tableau de bord, j’ai compris que l’effondrement du taux de marge était dû à l’explosion de la vente de produits chers, dont le taux de marge va de 1,4 % à 7,8 %. » Grâce à cette anticipation, il a compris qu’il y avait là un effet trompe l’œil car, en valeur, la marge avait fortement augmenté. Par exemple, en mars, 36 boîtes vendues représentaient, à elles seules, 51595 euros. « Je me suis aperçu que, dans ma patientèle, j’avais une demi-douzaine de patients traités par des anticancéreux très onéreux. »