Comment faire pour… passer à la facture électronique

1 Se préparer à la dématérialisation

C’est une facture créée, émise et reçue électroniquement. « Les systèmes du fournisseur et du client doivent être compatibles, et la preuve de la réception de la facture doit pouvoir être apportée », précise Pascal Rousseau, expert-comptable du cabinet Exco Nexiom.

Pour que l’administration tolère qu’une facture papier – puis numérisée pour être envoyée et reçue par courriel ou réseau sécurisé – soit considérée comme une facture électronique, il faut que :

La facture numérisée soit sécurisée au moyen d’une signature électronique.

L’émetteur de la facture la conserve aux deux formats, papier et électronique.

Cette tolérance, déjà prorogée une fois, prendra normalement fin le 1^er janvier 2019. La dématérialisation des factures devient progressivement une obligation pour les entreprises. Elle ne concerne, pour le moment, que la réception des factures. Elle s’imposera aux PME à compter de cette date. En revanche, il n’y a pas d’obligation prévue en matière d’émission de factures au format électronique entre entreprises privées.

2 Garantir l’authenticité

Lors de l’émission et de la réception d’une facture électronique, il faut pouvoir garantir l’authenticité de son origine, une lisibilité correcte et l’intégrité de son contenu, qui doit être non modifiable. Il existe pour cela plusieurs procédés :

Une signature électronique certifiée.

Un échange informatisé de données (EDI).

La transmission en pièce jointe d’un fichier PDF, sous réserve que l’entreprise émettrice ait mis en place un suivi fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services sous-jacente.

3Obtenir l’accord préalable de l’acheteur

La transmission et la mise à disposition des factures électroniques doivent être soumises à l’acceptation du destinataire. Une simple information de l’acheteur pour le passage à la facture électronique n’est pas suffisante, il est tenu d’exprimer clairement son acceptation ou son refus. A défaut d’accord préalable, une facture électronique ne pourra pas tenir lieu de facture d’origine. Par contre, cet accord, une fois formalisé, pourra servir de preuve en cas de contestation ultérieure.

L’acceptation préalable du recours à la transmission des factures par voie électronique peut être matérialisée dans un document formel, comme les conditions générales de vente.

4Respecter les règles de facturation

Ce n’est pas parce que l’on passe à la facture électronique qu’il faut oublier les règles applicables à la facturation. Les mentions obligatoires à indiquer sur les factures électroniques sont les mêmes que celles prévues en format papier. Dans les relations entre entreprises, la facture est obligatoire et tout manquement est passible d’une amende pénale de 75 000 € (pouvant être portée à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée), et d’un redressement fiscal égal à 50 % du montant.

Une facture doit être délivrée au plus tard à la livraison de la marchandise ou dès la réalisation de la prestation du service. Un différé de 15 jours de la facturation est admis pour les nécessités de la gestion administrative des entreprises.§