Comment faire pour… préparer son inventaire de fin d’exercice comptable

1 Fixer la date d’inventaire

En théorie, l’inventaire du stock doit être réalisé à la date de clôture des comptes. En pratique, il a lieu quelques jours avant ou après la fin de l’exercice. En cas d’externalisation de l’inventaire, « il faut prendre contact avec un inventoriste au minimum 3 mois avant la clôture de l’exercice comptable », conseille Albert Durand, inventoriste de la société IPSE (membre ANIP).

2Faciliter le travail de l’inventoriste

Planifier des inventaires tournants : réalisés régulièrement dans l’année, ils permettent d’assumer plus facilement l’inventaire de fin d’année. « Ils doivent porter au minimum sur 80% du stock et être plus nombreux à l’approche des échéances comptables », conseille Albert Durand.

Ne pas passer d’importantes commandes avant inventaire (petits réassorts uniquement).

Parcourir tous les espaces de stockage et s’assurer du bon rangement des marchandises afin d’éviter toute confusion de références lors de l’inventaire, ranger la réserve, vérifier que les locaux sont correctement éclairés…

Faire des requête informatiques pour identifier les produits périmés (à retirer du stock), ceux périmables, les produits qui ne tournent pas (vérifier s’ils sont toujours en rayon).

3Effectuer les derniers préparatifs

Valider informatiquement la dernière livraison avant inventaire afin qu’elle soit prise en compte.

Isoler les produits en attente pour un client non payés (à inventorier) et les promis déjà réglés (à ne pas inventorier).

Laisser un poste informatique à la disposition de l’inventoriste pour lui permettre de consulter la base « produits ».

Pour les stocks robotisés, extraire les produits périmés (requête sur le logiciel du robot).

Réunir toutes les factures de la pharmacie entre la date de l’inventaire et celle de clôture de l’exercice, les remettre à l’inventoriste avec le journal des ventes, pour la détermination de l’état réel du stock au dernier jour du mois.

Vérifier que les marchandises rentrées dans les derniers jours précédant l’inventaire correspondent à des factures en date de l’exercice comptable en cours. §