Comment faire… face à un contrôle Urssaf

1Recevoir un avis de contrôle

L’Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales (Urssaf) peut procéder sur place, ou dans ses propres locaux (pour les entreprises de moins de onze salariés), à des opérations de contrôle des obligations déclaratives et de paiement des employeurs. Ce contrôle porte sur les éléments dont l’Urssaf dispose et sur ceux demandés à l’employeur. Depuis le 1^er juillet, il peut numériser sur support informatique les documents « papier » susceptibles d’être présentés au cours d’un contrôle.

Depuis le 1^er janvier, le contrôle sur pièces, si l’employeur ne transmet pas les éléments demandés ou si l’examen des pièces nécessite d’autres investigations, ne se transforme pas automatiquement en contrôle sur place.

2Vérifier le contenu et la période contrôlée

Par cet avis de contrôle, l’entreprise doit être informée de la date de la première visite de l’inspecteur, qu’elle peut faire appel au conseil de son choix et qu’une charte du cotisant contrôlé est à sa disposition à l’adresse électronique précisée dans l’avis. Cette charte reprend de manière synthétique les principales dispositions qui encadrent le contrôle Urssaf et son déroulement, ainsi que les droits et les garanties dont bénéficie l’entreprise tout au long de ce contrôle. L’avis ne mentionne pas nécessairement la période contrôlée. Toutefois, le délai pendant lequel l’Urssaf peut contrôler l’entreprise est limité au « délai de reprise », soit les trois dernières années (cinq dernières années en cas d’infraction de travail illégal constatée) et l’année en cours.

Les contrôles portent principalement sur les rémunérations non soumises à cotisations, les mesures en faveur de l’emploi, les cotisations, les contributions et les versements annexes, les frais professionnels, etc.

3 Accueillir l’inspecteur

Le délai entre la réception de l’avis et la première visite de l’inspecteur doit être mis à profit pour se préparer à le recevoir. Lors du contrôle, une gestion intelligente doit inciter à lui réserver le meilleur accueil, à lui permettre de travailler dans de bonnes conditions matérielles (bureau, ligne téléphonique, etc.).

Le cotisant doit mettre à sa disposition tout document et permettre l’accès à tous les supports d’information qui lui sont demandés comme nécessaires à l’exercice du contrôle. Depuis le 1^er janvier, l’inspecteur peut emporter des documents de l’employeur hors de ses locaux (décret du 11 octobre 2019), uniquement des copies. De plus, il peut ne demander que des données et documents partiels. Ces nouvelles dispositions s’appliquent à des contrôles déjà en cours, donc antérieurs au 1^er janvier. §

LES PRINCIPALES ÉTAPES DU CONTRÔLE URSSAF

❶Avis de contrôle (sauf en cas de recherche d’infraction de travail dissimulé).
•  Il précise : date de première visite, droit de se faire assister du conseil de son choix.
❷Visite de l’agent de contrôle (effectuée au moins 15 jours après).
•  Etre personnellement présent, examen par l’inspecteur de documents sociaux, comptables, fiscaux et juridiques, audition du personnel, autres mesures d’investigation (traitements automatisés sur le matériel informatique de l’entreprise notamment).
❸Lettre d’observation (envoyée dans un délai de trois mois à partir de la première visite, pour les entreprises de moins 20 salariés).
•  Elle mentionne : objet du contrôle, documents consultés, période vérifiée, date de fin de contrôle, observations du contrôleur motivées par chef de redressement, possibilité d’avoir un conseil, montant des majorations et pénalités encourues, délai de réponse aux observations de 30 jours ouverts, pouvant être porté à 60 jours sur demande du cotisant (décret du 11 octobre 2019).
❹Mise en demeure (au moins 30 jours après réception de la lettre d’observation et après réponse de l’Urssaf aux éventuelles observations de l’employeur).
•  Elle indique : délai d’un mois après réception pour le débiteur en vue de la régularisation et du recouvrement des cotisations, cause, nature et montant des sommes dues (majorations et pénalités comprises), référence aux courriers précédents de l’Urssaf.