Optimiser son autodiagnostic

1 LANCER L’AUTO-ÉVALUATION

– Chaque structure d’accompagnement propose un autodiagnostic de démarrage souvent réalisable en ligne.

– Impliquer les collaborateurs dans son renseignement : leur perception peut être différente de celle du titulaire.

– Faire une synthèse de tous les résultats et renseigner l’outil récapitulatif (en général une grille détaillée).

– Tirer le diagramme de synthèse identifiant les points forts et les voies de progrès et le communiquer à l’équipe.

2 PRÉSENTER LES RÉSULTATS

– Commenter les résultats au cours de la réunion de lancement du projet. Laisser chacun s’exprimer.

– Commencer par identifier les points forts : féliciter, rassurer et remercier pour tout ce qui fonctionne déjà bien.

– Identifier les voies de progrès, les valider en équipe d’après les éléments composant le référentiel qualité.

3 ANALYSER LES RÉSULTATS

– Déterminer les éléments constitutifs du futur plan d’action en restant réaliste dans les exigences.

– Travailler en priorité les points non réglementaires et toutes les situations à risque pour le patient.

– Chercher ensuite les éléments de désorganisation entraînant stress et mal être pour l’équipe.

– Evaluer les sources de dysfonctionnements coûteux en temps, ressources ou argent.

– Classer les points à améliorer : valider les priorités qui seront suivies par la personne référente assurance qualité (PRAQ).

4 RÉDIGER SON PLAN D’ACTION

– Répartir les tâches en prévoyant un calendrier réaliste.

– Recruter des volontaires en tenant compte des spécificités des salariés et de leur envie de s’engager.

– Attribuer à chacun un domaine d’amélioration répartissant équitablement le travail à effectuer.

– Faire une description précise des éléments attendus, identifier les sources ou supports de référence.

– Afficher un tableau de suivi qui servira de guideline à l’avancée des améliorations.

– Déterminer un délai d’action : date à laquelle les points en question doivent être validés.

– Poser quelques indicateurs précis pour pouvoir quantifier les résultats.

5 ASSURER LE SUIVI

– Prévoir des points périodiques avec la PRAQ qui assure au fil de l’eau le suivi des actions décidées.

– Etre à l’écoute des difficultés rencontrées (manque de temps, de ressources, d’outils pratiques) et y répondre sans tarder.

– Soutenir les actions les plus compliquées à mettre en œuvre comme l’instauration du double contrôle ou d’une procédure de meilleure gestion des promis.

– Intégrer dès le démarrage l’utilisation de fiches de dysfonctionnements qui pourront enrichir le plan d’action.

– Féliciter pour tous les éléments améliorés en mettant l’accent sur le gain pour les patients, la structure et les collaborateurs.

– Programmer une nouvelle réunion d’équipe pour faire le point : reprendre l’autodiagnostic initial et valider les premiers progrès réalisés, réactualiser ensuite le plan d’action.

– Insister sur le fait que, dans une démarche qualité, on ne cesse de s’améliorer dans l’intérêt de tous.