Gérer les promis et les manquants

VÉRIFIER LA DISPONIBILITÉ

• Vérifier le nom, les indications, les dosages existants et disponibles et les posologies.

• Noter sur un cahier de liaison les causes de la rupture, la disponibilité et le délai d’obtention du produit.

• Si le produit n’est pas disponible, appeler le médecin pour remplacer le produit ou se faire dépanner chez un confrère.

ÉTABLIR UN BON DE PROMIS

• Noter soigneusement sur le bon de promis si le produit est réglé ou non.

• Indiquer « Frigo » sur le bon si le produit attendu se conserve au froid.

COMMANDER LE MANQUANT

• Afficher un tableau magnétique dans le back-office pour vérifier, chaque soir, qu’aucune commande n’a été oubliée.

• Dans le cas de patients sous traitement spécifique (SRH), ne jamais commander d’avance un médicament sans avoir validé la poursuite du traitement auprès du client.

RANGER LES PROMIS

• A la fin de la réception de la commande grossiste, vérifier que tous les promis ont bien été traités.

• Pour les produits non réglés, noter sur le bon de promis les références du bon de livraison.

• Ranger les promis par ordre alphabétique en fonction du nom des clients.

• Placer les ordonnances partiellement délivrées dans des bacs prévus à cet effet, près du poste de réception. Noter, sur le bon de promis, les produits ajoutés au fur et à mesure des commandes ainsi que la date de leur réception. Ranger la commande lorsqu’elle est complète.

• Ranger dans un emplacement différent les promis non réglés par ordre alphabétique.

DISPENSER LE PRODUIT PROMIS AU CLIENT

• Vérifier la quantité et la conformité des produits délivrés avec le bon de promis ou l’ordonnance.

• Donner les précisions nécessaires concernant l’utilisation du produit : posologie, mode d’emploi, conseils complémentaires…

• Pour les dossiers en instance de règlement, terminer la facturation.

• Vérifier le prix réel de vente par rapport au prix payé par le client pour éviter les erreurs.

• Pour les dossiers non payés, faire payer le solde.

• Si le client a oublié son bon, noter la date et l’heure sur le bon de l’officine et le conserver pendant trois mois. S’il s’agit d’un client habituel, lui demander simplement de détruire le bon.

GÉRER LES PROMIS NON RÉCUPÉRÉS

• Chaque début de mois, repérer les promis payés et qui n’ont pas été récupérés, par exemple depuis plus de trois mois, et les intégrer dans le circuit de Cyclamed.

• Archiver les bons non retirés par ordre chronologique.

• Toutes les semaines, retourner aux grossistes les promis commandés non réglés.

À RETENIR

• Le rangement des promis par numéro de bon est plus difficile à gérer lorsqu’un mandataire vient à l’officine ou que le client a oublié son bon. Eviter également de ranger les promis par date d’arrivée : la gestion est alors plus complexe en cas de retard dans la commande.

• Ne pas commander un produit cher non réglé si le retour grossiste est impossible.

• Penser à désactiver la commande automatique d’un produit spécialement demandé pour un patient en cas de décès ou de changement de traitement.

• Noter sur le bon la date limite de retrait du produit et le préciser au client.

• Sur un tableau magnétique, établir des colonnes en fonction des heures de commandes des grossistes et placer les bons de promis dans les colonnes correspondantes.