Analyse : Contrôler ses marges

Lors de l’arrêté des comptes de l’officine, outre le chiffre d’affaires, le titulaire doit s’intéresser prioritairement à la marge dégagée. En effet, à ce niveau, la comptabilité est le seul « juge de paix » des performances de l’entreprise. L’analyse de l’évolution de la marge (en valeur) et du taux de marge revêt naturellement une importance essentielle et le contrôle du pharmacien doit être permanent. L’exercice est ardu. « Il est courant de relever une évolution du taux en dents de scie du fait notamment d’éventuelles erreurs et, sur ce point, les explications avancées ne sont pas toujours convaincantes », rapporte Olivier Delétoille, expert-comptable du cabinet ArythmA.

Le contrôle de la marge par secteur d’activité présente plusieurs intérêts comme celui de déceler les détournements d’espèces ou de marchandises, les impayés, une erreur matérielle sur le comptage ou la valorisation des stocks, une mauvaise appréhension des opérations de fin d’exercice (cohérence entre les livraisons, les dates de facturation et de comptabilisation), une erreur d’imputation des achats par taux de TVA, ou encore une mauvaise appréhension des rétrocessions ou du traitement des périmés.

Une approche plus analytique de la marge permettra un meilleur pilotage de l’officine. Vu sous cet angle, le plan comptable peut être un formidable instrument de gestion prévisionnelle, à condition de l’adapter aux évolutions du métier et d’actualiser régulièrement les méthodes de comptabilisation.

1. Valider et contrôler par l’exploitation des données comptables.

Pour une réelle maîtrise de la marge, il faut prendre le temps de réaliser une analyse en perspective, décomposée en plusieurs étapes. La première étape consiste à apprécier, à partir des documents comptables, l’évolution de l’activité et de la marge. Le cabinet ArythmA recommande au minimum de :

– comptabiliser les achats de marchandises (en euros) par taux de TVA en isolant les achats de génériques ;

– d’isoler la sous-traitance de locations ;

– de ventiler le chiffre d’affaires par activité et par taux de TVA pour les ventes de marchandises, en isolant les ventes des génériques ;

– de créer autant de comptes de produits que d’activités.

Le pharmacien pourra ainsi calculer la marge globale. Elle est égale à la différence entre les ventes hors TVA et les achats consommés (achats consommés = achats de l’exercice + stock initial – stock final) et par secteur. Cet exercice se fait une fois l’an (après clôture de l’exercice et chiffrage de l’inventaire), à l’aide du détail des comptes annuels ou de la balance comptable fournie par l’expert-comptable (voir ci-contre).

Ainsi, il sera possible de mener des réflexions et comparaisons pertinentes avec les états informatiques propres à la pharmacie ou avec des confrères aux profils similaires. La grande diversité des modes d’exploitation fait que les écarts de marge d’une officine à l’autre sont de plus en plus courants, voire normaux, « ce qui rend irréaliste toute comparaison valable avec une moyenne statistique nationale », souligne Olivier Delétoille.

2. Prévoir l’évolution.

Certains éléments de la balance comptable vont ensuite être utilisés pour construire le tableau prévisionnel de CA et de marge par secteur d’activité (princeps, génériques, OTC, parapharmacie…). Cette mise en perspective se fonde sur l’historique des comptes de l’officine, mais aussi sur un comparatif avec les moyennes sectorielles des officines dont l’activité est proche. Les prévisions sont établies par simple extrapolation des tendances constatées et compte tenu des informations disponibles, celles-ci pouvant ensuite être corrigées en fonction d’une stratégie « réactive » et personnelle du titulaire (ex. : objectifs individuels de substitution, développement de l’OTC ou d’une activité spécialisée, etc.). (Voir exemple A ci-dessous.)

Cette estimation de la marge appelle plusieurs remarques de la part de Patrick Bourgeois, également expert-comptable du cabinet ArythmA :

– le taux de marge brute se calcule en comparant la marge brute dégagée en valeur au chiffre d’affaires (marge brute/CA global hors taxes) ;

– la marge brute intègre l’ensemble des opérations et prend en considération toutes les activités de l’officine (ventes comptoir, locations, coopérations commerciales, honoraires, etc.) ;

– la marge commerciale n’intègre que les activités d’achats et de ventes de marchandises ;

– les taux de remises accordés par les fournisseurs se calculent en comparant les remises obtenues en valeur sur les achats réalisés (remises obtenus/achats). Dans cette dernière hypothèse, seule la marge finale en valeur mérite une analyse comparative. Par produit ou famille de produits, il s’agit bien de négocier des marges en valeur et non pas des taux de remises ;

– les clients jugés « hors normes » (très grosses ordonnances, maisons de retraite ) feront l’objet d’un traitement à part ;

– la méthode de comptabilisation des coopérations commerciales influence le taux de marge sans pour autant, naturellement, toucher la marge brute globale en valeur. (Voir exemple B ci-contre.)

3. Conforter l’analyse par l’étude des ratios.

Le suivi et la validation des marges peuvent être réalisés de manière complémentaire par une analyse de cohérence. « Il est souhaitable d’exploiter les données quantitatives disponibles telles que le nombre de clients, l’équipe équivalent temps plein affectée à la vente, le panier moyen », explique Olivier Delétoille, en rappelant que ces informations sont généralement fournies par la base de données informatique de l’officine.

Les évolutions de marge doivent être corroborées par les informations fournies par l’étude des ratios, sinon le pharmacien doit se poser des questions…

(Voir exemple C ci-dessous.)

4. Les limites du benchmarking.

« Cette approche comptable présente toutefois une limite, avertit Olivier Delétoille. D’abord, parce que la plupart du temps le pharmacien attend la fin de l’année fiscale et l’inventaire du stock pour apprécier et corriger une baisse du taux de marge et que, dans ces conditions, il est trop tard pour réagir (à moins d’établir une situation comptable intermédiaire). Ensuite, parce que l’analyse ne permet pas d’aller dans les détails des activités générées par l’entreprise. Seule une approche mensuelle de l’activité et de la marge en comparaison avec un groupe homogène de confrères apportera une autre dimension dans la pertinence de la réflexion. »

Le groupement Cofisanté réalise depuis de nombreuses années le suivi et la validation de la marge des officines adhérentes par secteur d’activité, au travers de tableaux de bord mensuels (sur l’évolution du CA, de la marge, du nombre d’unités vendues et du stock par famille de produits). L’utilisation de tels tableaux, en complément des analyses comptables, permet de tenir compte de facteurs nouveaux qui ont une influence forte sur la marge de l’officine et de disposer d’un outil d’aide à la décision permanent et permettant de réagir immédiatement.

A retenir

– le taux de marge brute se calcule en comparant la marge brute dégagée en valeur au CA (marge brute/CA global hors taxes).

– la grande diversité des modes d’exploitation fait que les écarts de marges d’une officine à l’autre sont de plus en plus courants voire normaux. Dès lors, toute comparaison valable avec une moyenne nationale n’est pas réaliste.