Créer un intranet pour ses collaborateurs

Un intranet d’entreprise est un outil basé sur la technologie d’Internet et accessible uniquement à ses salariés et éventuellement à certains de ses partenaires. Il permet, en premier lieu, de partager de l’information en temps réel, de manière sécurisée, auprès de toutes les personnes concernées. Mais ses usages se sont considérablement diversifiés avec l’apparition, au fil du temps, du réseau social d’entreprise. A l’officine, l’outil peut être un vecteur de performance, quelle que soit la taille de la structure. « Dès lors qu’il y a matière à partager et agréger des contenus, la mise en place d’un intranet est synonyme de gain de temps, d’efficacité, mais aussi de sérénité », affirme Camille Freisz, dirigeante de Valwin, un éditeur de solutions de santé spécialisées en big data.

Dans une profession où le recours aux temps partiels est fréquent, une telle plateforme facilite la planification des horaires de travail, des congés… Elle permet aussi de mieux coordonner les tâches de chacun, d’assurer une continuité dans la communication et de mettre à disposition des informations et ressources documentaires de façon plus exhaustive, mieux organisée et moins envahissante que sous forme physique. L’outil ouvre d’autres pistes en matière de pilotage de l’activité, qu’il s’agisse des entretiens thérapeutiques, du suivi des ventes, de la mise en place d’une assurance qualité, d’un programme d’animations et de promotions… Le tout, en mettant à profit des fonctionnalités propres au digital: moteur de recherche, foire aux questions, forums… L’intérêt de l’intranet réside aussi dans ses utilisations transversales : les groupements pharmaceutiques y trouveront matière à optimiser la gestion de leurs achats, à déployer tous types d’opérations au niveau de l’ensemble de leurs membres.

Un outil à géométrie variable

Dans tous les cas, la mise en place d’un intranet doit reposer sur un cahier des charges précis. Premier jalon : « réaliser un audit de l’existant en ce qui concerne les outils informatiques, les usages et la maturité digitale des membres de l’équipe », préconise Isabelle Reyre, directrice associée d’Arctus, société de conseil en développement numérique. Ensuite, il faut « recenser les besoins en fonction des axes stratégiques de la pharmacie tout en impliquant l’équipe, et si possible, avec l’avis d’un expert pour la faisabilité technique », conseille Camille Freisz. « A partir de là, on pourra définir les fonctionnalités à inclure dans l’intranet, en sachant qu’il pourra évoluer dans le temps », poursuit-elle.

Le choix d’un prestataire « doit reposer sur une approche comparative au regard de l’adéquation de l’offre à sa demande, de l’accompagnement requis et bien sûr de son budget », souligne Isabelle Reyre. L’investissement peut osciller entre 3 000 et 15 000 euros en fonction de la complexité du dispositif et de l’éventuelle nécessité de remettre à plat l’infrastructure informatique.

Si de nombreuses solutions techniques existent sur le marché, « l’intranet peut aussi être conçu comme une extension du back office du site internet de l’officine », indique Camille Freisz. L’essentiel: la fiabilité technique, l’ergonomie de l’interface ainsi que la sécurisation des données et des échanges doivent être au rendez-vous.

REPÈRES

• Mettre en avant les bénéfices de l’outil pour les collaborateurs

• Les associer à la définition des besoins

• Prévoir au sein de l’outil un espace d’expression qui leur est dédié (forum, boîte à idées…)

• Les former et proposer aux plus jeunes, souvent plus à l’aise avec l’outil numérique, d’aider les plus âgés