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Une fiche pour un poste

Une fiche de poste décrit le plus fidèlement possible le travail à accomplir au quotidien par un salarié. C’est une photographie à un instant T. Les études de préparateur et de pharmacien conduisent à un métier, mais une fois en place, les activités de chacun peuvent différer. Tous n’ont pas exactement les mêmes missions, qui souvent évoluent dans le temps.

Un outil de management

Une fiche de poste clarifie le travail et les responsabilités.

→ Le salarié sait ce qu’on attend de lui. La fiche de poste définit son rôle et ses missions, prioritaires et périphériques, son positionnement dans l’équipe, son niveau de responsabilité et les moyens mis à sa disposition pour les mener à bien. Exemple : le bureau du titulaire pour gérer les indus, la camionnette pour livrer la maison de retraite, etc. Attention : elle ne décrit pas l’employé idéal, mais le poste dans sa réalité pratique !

→ Utile à l’entretien d’évaluation. Elle aide le titulaire à suivre les évolutions du poste et sert de grille pour l’entretien. Il est prouvé que cocher des cases sur une checklist augmente la réalité des compétences analysées et facilite la comparaison. Si besoin, elle peut servir à redéfinir le périmètre des responsabilités ou des compétences : « J’ai ces fonctions-là, qui occupent 20 % de mon temps de travail. Ne serait-il pas judicieux de les inscrire sur la fiche de poste pour qu’elles soient reconnues ? »

→ Elle pointe les besoins pour atteindre les objectifs : une formation, plus de temps pour une tâche administrative, etc. : « Je ne me sens pas forcément à l’aise avec la gestion des impayés et j’aimerais avoir la possibilité de m’améliorer, soit à l’aide d’une formation, soit en travaillant en binôme avec Nathalie qui maîtrise mieux ce domaine et qui pourrait être ma tutrice pendant quelque temps. »

→ Elle peut aider à rédiger le document unique (DU), obligatoire pour l’entreprise, qui dentifie les dangers et évalue les risques pour les salariés. La fiche de poste décrit aussi les risques professionnels.

→ Lors d’un recrutement, elle détaille les objectifs et les caractéristiques du poste.

Un outil de reconnaissance

→ Être identifié. La fiche de poste est un élément de dialogue. Elle crée « des moments » quand un titulaire, le nez dans le guidon, n’a plus une perception très précise de ce que font ses salariés en termes de responsabilités, de missions ou de compétences.

→ Être reconnu. En écrivant les missions et les compétences afférentes de son salarié, le titulaire le reconnaît à sa juste valeur, noir sur blanc, et le salarié démontre de quoi il est capable.

→ Elle est un élément objectif dans un CV pour acter son ancien périmètre d’action et de compétences auprès d’un employeur.

Ce qu’elle n’est pas

→ Ce n’est pas une fiche métier. Créé en 1989 par l’Agence nationale pour l’emploi, aujourd’hui Pôle emploi, le Répertoire opérationnel des métiers et des emplois (Rome) sert justement à identifier chaque métier en France sous la forme d’une fiche avec sa définition, les conditions d’accès et d’exercice, les activités et les compétences de base et spécifiques, les environnements de travail, etc. La rubrique « Mobilité professionnelle » liste en outre les autres métiers accessibles moyennant une formation ou une adaptation.

→ Ce n’est pas une liste exhaustive. La fiche de poste donne des directions, des « possibles ». Elle peut comporter une phrase « déstressante » pour un patron : « Toute tâche relative à la demande du titulaire devra être prise en compte et exécutée. »

→ Elle n’est pas obligatoire, mais peut être contractuelle (voir L’avis de…).

→ Elle ne « flique » pas. Un titulaire ne se tapit pas derrière un salarié pour vérifier qu’il effectue toutes les missions listées !

→ Elle ne signifie pas une meilleure rémunération, même en ayant plus de missions ou de responsabilités que son collègue. En revanche, elle est source d’arguments pour négocier une hausse de salaire lors de l’entretien d’évaluation.

Les briques pour la bâtir

Généralités

Plusieurs informations doivent être renseignées dans la fiche de poste : le temps de travail, le statut, la place dans l’organigramme selon la taille de la pharmacie, le travail à exécuter, les conditions d’exercice, les éventuels risques professionnels encourus et les moyens nécessaires à sa réalisation (voir encadré).

La « corédiger »

→ De chaque côté d’abord. Le salarié et son titulaire élaborent la fiche de poste de préparateur. Chacun ayant une interprétation et une vision très personnelle de ce en quoi consiste la fonction…

→ La mise en commun. Ensuite, le salarié et le titulaire confrontent leurs réflexions et aboutissent à une fiche de poste qu’ils cosigneront par la suite.

→ Une trame générale. Il est plus facile de partir d’un document de travail générique comme la fiche métier Rome. Des exemples de fiches de poste sont fournies par les Opco, le site fmpcisme.org, etc.

Les éléments constituants

→ L’intitulé du poste : préparateur en pharmacie, pharmacien, etc.

→ Une brève description de la fonction : seconder le pharmacien sous sa responsabilité.

→ 3 à 5 missions principales et éventuellement secondaires, quotidiennement assumées. Une mission est un ensemble de tâches organisées et orientées vers un but précis et qui mobilisent des compétences déterminées, par exemple seconder le pharmacien dans la préparation et la délivrance au public des produits de santé. Elles sont rédigées avec des verbes d’action. Exemple : animer, préparer, ranger, facturer, mesurer, concevoir, etc. Quant aux compétences, qui regroupent les connaissances, les savoir-faire opérationnels et les comportements structurés, mobilisés et utilisables selon les activités à réaliser, elles sont difficiles et chronophages à quantifier. Aussi sont-elles rarement indiquées en officine. Comment définir « avoir un bon relationnel » ?

→ L’environnement du poste de travail : position hiérarchique, responsabilités managériales, ressources matérielles, lieu de travail, horaires spécifiques, etc.

→ Les aspects liés au contrat de travail : statut, classification, type de contrat, rémunération, temps de travail, risques professionnels, etc

→ L’identification du rédacteur.

→ Les dates de rédaction et de révision.

La façon de la réclamer

Si la fiche de poste n’existe pas, dire au titulaire : « J’aimerais faire un point sur mes missions et redéfinir avec vous mon périmètre d’action par écrit, pour pouvoir l’élargir, est-ce possible ? » ou « J’aimerais développer mes responsabilités dans le domaine de la délivrance des stupéfiants » ou encore « J’aimerais clarifier les liens hiérarchiques. De qui je dépends ? », etc.

Les freins à sa construction

→ Cela prend du temps. Et puis, « un préparateur/ adjoint sait ce qu’il a à faire ! »

→ Cela peut générer des négociations salariales. Un salarié avec des missions plus larges que celles inscrites dans la fiche peut s’en servir pour négocier quelques euros de plus à la fin du mois…

→ « Cela va m’obliger. » Un salarié peut craindre que la (re) définition de ses missions implique une obligation ou ne pas avoir envie de les voir bouger…

Avec l’aimable participation de Marianne Devilliers, experte en recrutement pour Recrutop Ouest, et de Florian Rizzi, psychologue du travail, cabinet de recrutement Orma, Avignon et Marseille.

Éléments de la fiche de poste

Outre la date de réalisation, l’intitulé du poste et la date d’embauche, la fiche de poste détaille la fonction occupée. • Lieu de travail : officine, escalier, présence de dénivelés, locaux exigus, préparatoire, etc. • Organisation du travail : contact du public, travail le samedi, astreintes et gardes, travail de nuit ou occasionnellement très tard, etc. • Tâches : conseiller les clients, délivrer des produits de santé, gérer le stock, télétransmettre, réceptionner, déballer, vérifier et ranger les commandes, réaliser les préparations magistrales, prodiguer les soins d’urgence, livrer à domicile, faire la caisse, identifier les champignons, etc. • Outils et équipements : tiroirs, rayonnages en hauteur, escabeau, réfrigérateur, poste informatique, etc. • Produits, matériaux et publics concernés : clients +/- agressifs, stupéfiants, argent manipulé, produits chimiques, etc. • Tenue de travail : blouse, etc.

Source : Fiches de poste médico-professionnelles sur www.fmpcisme.org.

L’avis de…

Anne-Charlotte Navarro

Juriste, responsable du service Moniteur Expert.

• La fiche de poste entraîne-telle des obligations légales ?

« Elle peut avoir une valeur contractuelle, si elle est visée dans le contrat de travail ou le règlement intérieur de l’entreprise. Dans ce cas, le préparateur qui n’exécute pas les missions inscrites sur la fiche de poste s’expose à des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. La même valeur est donnée à la fiche quand elle est remise en main propre contre reçu au salarié. Si celui-ci refuse de signer le reçu, l’employeur devra lui faire parvenir en recommandé avec accusé de réception. »

• Et si la fiche de poste ne figure pas dans le contrat de travail ? « Si la fiche n’y est pas, n’a pas été notifiée au salarié ou est absente du règlement intérieur, l’employeur pourra démontrer la connaissance du salarié par tout moyen, par exemple des témoignages. Les missions sont librement négociées entre préparateurs et employeurs dans le respect de la législation. Ainsi, un conditionneur ne pourra pas délivrer des médicaments. En pratique, la question du ménage revient souvent. La Cour de cassation a mis à la charge de chaque salarié la bonne tenue de son poste de travail, mais rien n’oblige à accepter d’inscrire dans sa fiche de poste le nettoyage des rayons ou de l’officine. »