Logiciel de gestion Suivre et optimiser sa marge

Dans l’activité d’une pharmacie, l’un des principaux indicateurs à suivre est la marge commerciale. Le contrôle de la marge est essentiel pour maîtriser les performances de son outil de travail et suivre l’incidence de la MDL sur les résultats bruts de l’officine. « Cela permet d’optimiser les résultats de son officine », assure Emmanuel Leroy, expert-comptable, responsable Ile-de-France du réseau santé de KPMG. Les avantages que le pharmacien peut retirer de ce travail d’analyse et de suivi sont multiples :

. connaître l’incidence de la sortie de la réserve hospitalière et des grands conditionnements ;

. connaître l’incidence des modifications de la politique d’achat et des politiques de prix au comptoir ;

. suivre au mois l’évolution de la marge ;

. avoir une vision immédiate pour agir.

Ainsi, un contrôle de la marge permet de déceler rapidement des écarts. S’ils sont significatifs sur une période donnée, le titulaire doit alors en chercher les raisons : coefficient multiplicateur non adapté, manque de rigueur dans la politique d’achat ou dans la politique de management, politique des remises trop forte, concurrence importante, pertes sur les stocks, prélèvements dans la caisse, démarque inconnue…

Les atouts d’un logiciel de gestion

Revers de la médaille, ce travail apporte son lot de contraintes, mais elles peuvent être allégées par l’utilisation d’un logiciel de gestion.

, avertit Yannick Piljean, expert-comptable chez KPMG Ouest.

Le tableau de bord à réaliser doit reprendre mensuellement le chiffre d’affaires des spécialités princeps remboursables (en distinguant deux tranches de MDL en fonction des prix fabricant hors taxes (PFHT) à 150 € ), du générique, de l’OTC, de la parapharmacie, des locations, et la marge en valeur selon la même segmentation, à partir des statistiques de la gestion commerciale (LGPI, Winpharma, PGI, Alliadis, etc.).

La contribution des différentes activités à la marge est indiquée dans la dernière colonne du tableau mensuel ci-contre (source : KPMG).

Suivi de la marge : une réalisation en 4 étapes

Pour Yannick Piljean, la réalisation d’un suivi efficace de la marge suppose de procéder en quatre étapes :

1) Se rapprocher de son expert-comptable et de son informaticien (SSII) pour le mettre en place.

2) Programmer son système informatique commercial. Il doit autoriser les extractions de fichiers de manière simple afin de faciliter le contrôle des marges. Le pharmacien doit pouvoir sélectionner une période, définir différentes familles d’articles avec les désignations et les codes CIP (exemples : produits > à 150 euros PFHT, produits < à 150 euros PFHT, génériques, OTC, location et négoce de matériels médicaux, cosmétologie, para, diététiques…), mettre en évidence pour chacune de ces familles, les prix d'achats (avant remises grossistes) et les prix de ventes hors taxes article par article, dégager la marge unitaire en valeur par article et, globalement, en fonction du nombre d'articles vendus, donner la possibilité d'extraire ces fichiers sur Excel afin de faciliter les tris et les corrections ultérieures, etc.

3) Renseigner correctement les prix d’achats et les prix de vente « en informatique » pour faciliter les travaux de contrôles a posteriori. Ce travail de saisie doit être l’affaire de tous, et en particulier des responsables de rayons (en cas de délégation).

4) Sensibiliser l’ensemble de l’équipe aux différentes composantes de la marge et de la rentabilité de l’officine, à la contribution de chaque secteur d’activité à la réalisation de la marge globale, et définir avec elle un plan d’actions pour améliorer les performances. Les intéresser à l’atteinte d’objectifs précis en valeur.

Mise en application

Le contrôle à l’aide du tableau de bord peut révéler des anomalies ou des erreurs ayant une incidence sur la marge. Exemple : une mauvaise politique de prix en parapharmacie aura des répercussions visibles sur les résultats.

, expose Emmanuel Leroy. Quel est mon environnement concurrentiel ? Michel-Edouard Leclerc ? Des confrères ? Une parapharmacie ?

A partir de cet état des lieux, quelle sera la stratégie à adopter ? Tout dépend de l’environnement de l’officine.

explique Yannick Piljean.

Le pharmacien a donc intérêt :

. à analyser les circuits de consommation de la population ;

. à faire une étude marketing du comportement des consommateurs face à l’offre locale pharmaceutique et parapharmaceutique ;

. à trouver le juste équilibre pour ne pas perdre de marge (il n’est pas nécessaire de casser tous ses prix pour préserver ses marchés) ;

. à suivre de près les prix du marché concurrentiel direct (pharmacies et centres de parapharmacie) et indirect (grandes surfaces). En effet, une politique qui s’en écarte est la cause première d’éviction du marché de la parapharmacie.

A retenir

Dynamiser ses ventes ne signifie pas baisser automatiquement et aveuglément les prix sur l’ensemble des gammes. Vendre plus cher est toujours possible à condition d’offrir plus de services attachés au produit. Toutefois, il est de plus en plus difficile d’ignorer la tendance générale du marché, et le pharmacien devra démontrer que, sur certaines gammes ou produits banalisés de forte rotation, il offre des prix tout à fait compétitifs.

A savoir

. La bonne politique de prix en parapharmacie est celle qui permet de faire progresser la fréquentation des clients et notamment d’éviter de perdre, au profit de concurrents, le service d’ordonnances.

. La règle en zone rurale ou quartier urbain est un coefficient multiplicateur du prix d’achat remisé hors TVA au prix de vente TTC proche de 1,95 à 2.

. Une remise de 10%, quelle que soit la méthode utilisée (carte de fidélité, baisse de prix…), correspond à une perte de 7 points de marge sur le chiffre d’affaires et nécessite donc une progression des ventes de parapharmacie de 15 % pour compenser la baisse de prix. A moins que cette baisse de prix attire de l’ordonnance (+ 5 % au minimum de volumes)…

Les différentes causes de variation de la marge et du taux de marge

. Augmentation de la substitution

. Baisse de prix sur certains princeps et génériques

. Déremboursements

. Grands conditionnements

. Limitation des marges arrière

. Baisse des remises grossistes

. Sorties de réserves hospitalières

. Augmentation de la proportion de médicaments chers