… Rationalisé mon archivage papier

Pendant de nombreuses années, Christian Courcelle classait ses différents documents papier dans des dossiers, par thématique. Pas simple le jour où il faut retrouver rapidement une brochure ou une circulaire… « Quand un client me demandait une information, je n’étais pas toujours capable de la retrouver. Cela prenait beaucoup de temps car un document ne pouvait être classé que dans un seul dossier, sans possibilité d’avoir de mots clés », confie le titulaire de cette officine située à Barlin (Pas-de-Calais). Pour rationaliser l’archivage de ses dossiers, le pharmacien a mis au point un système ingénieux qui permet de retrouver un document en quelques minutes grâce à un tableau Excel accessible au comptoir. Le principe est simple : un numéro est attribué par ordre chronologique à chaque document. Il est alors classé par titre, date de réception, date de parution au Journal officiel ou date de validité (pour la tarification annuelle des vaccins antigrippe par exemple), qui figurent dans des colonnes, avec trois à sept mots clés par ordre alphabétique.

Grâce au système de filtrage sous Excel, Christian Courcelle peut alors retrouver tous les mots qui apparaissent dans la colonne par ordre alphabétique. Il lui suffit ensuite de se positionner sur le mot clé pour voir apparaître tous les documents qui le contiennent. Au fil des dossiers, l’archivage se fait ensuite de plus en plus vite car Excel complète le mot clé tout seul lorsqu’il a déjà été écrit une fois dans le tableau. Ensuite, l’équipe officinale peut retrouver le document grâce à son numéro, mais également éliminer les documents obsolètes sur le même thème. Si cet archivage apporte au pharmacien un sacré gain de temps, Christian Courcelle souhaite maintenant passer à la vitesse supérieure : un scannage rapide des papiers afin d’éliminer les documents inutiles en un seul clic.