« Un de mes employés piq ue dans la caisse »

Les procédés de détournement sont difficilement détectables. Et, s’il n’est pas « gourmand », le fraudeur peut agir très longtemps avant que le titulaire ne s’aperçoive de quelque chose. Vincent G. et son associé peuvent en témoigner. Ces cotitulaires n’y ont vu que du feu pendant deux ans. A leur insu, deux collaborateurs (sans se concerter) se sont mis dans la poche respectivement 20 Û et 50 Û par jour, tirés principalement de petites ventes de produits conseil et de parapharmacie, réglées pour la circonstance en espèces. Les erreurs récurrentes de caisse ont fini par éveiller les soupçons de Vincent. « Tantôt, j’avais une caisse déficitaire, tantôt excédentaire avec parfois plus d’argent que ce que la fin de la journée informatique annonçait », explique-t-il. En effet, la technique du voleur présumé consistait à ne pas finaliser une vente ou à l’annuler, prélevant en une fois l’équivalent de ce qu’il avait annulé avec plus ou moins de justesse. « Certaines corrections anormales des stocks m’ont également mis la puce à l’oreille », poursuit Vincent.

La certitude de vols internes étant établie, il a pu, de fil en aiguille, déjouer la technique des fraudeurs. « A chaque mouvement suspect des stocks, je regardais quelle équipe était présente. Cela a permis, par élimination, de resserrer l’étau sur deux salariés. » Cependant, le cotitulaire a dû opérer des relevés de caisses plusieurs fois par jour par huissier pour pouvoir inculper le premier salarié. Peu de temps après, le second voleur s’est dénoncé de lui-même. Les deux employés (un adjoint, un préparateur) ont été licenciés pour faute grave et ont été condamnés à rembourser les sommes détournées, sans toutefois d’inscription au casier judiciaire.

Depuis cet incident, Vincent a verrouillé un certain nombre de fonctions sur son programme informatique et met régulièrement en place des inventaires tournants. « Les modifications sur le stock sont désormais effectuées par un personnel limité, détenteur d’un mot de passe. Chaque correction est systématiquement tracée avec la mention de l’heure et de son auteur. »

Ce titulaire pourrait, s’il le souhaitait, aller au bout de la démarche en s’équipant, comme dans la grande distribution, de caisses enregistreuses avec des modes d’encaissement différenciés selon qu’il s’agit d’espèces, de carte bancaire ou de chèque, celui relatif aux espèces ne pouvant être actionné par le vendeur en cas d’annulation de vente.

Des fouilles sous condition

Dans certaines circonstances exceptionnelles (disparitions renouvelées et rapprochées d’objets ou de matériels appartenant à l’entreprise…), l’employeur peut demander à ses salariés d’ouvrir leurs sacs pour en vérifier le contenu, à condition d’avoir obtenu leur accord et de les avoir avertis de leur droit de s’y opposer et d’exiger la présence d’un témoin (un autre salarié par exemple).

Attention, il ne suffit pas que le salarié ne soulève aucune objection à la demande d’ouverture de son sac ! Le rappel des droits du salarié au moment du contrôle est obligatoire pour que la fouille ne soit pas jugée illicite et qu’elle puisse, par conséquent, être utilisée comme mode de preuve à l’appui d’un licenciement (Cass. soc., 11 février 2009, n° 07-42068). Si le salarié refuse d’ouvrir son sac, il reste la possibilité de faire appel à un officier de police judiciaire.

La fouille des vestiaires et des armoires individuelles ne peut être admise que dans les conditions prévues par le règlement intérieur. Par ailleurs, la fouille doit être justifiée par un risque ou un événement particulier tels que le nettoyage ou un impératif de sécurité. Elle doit se faire en présence de l’intéressé ou après l’avoir prévenu (Cass. soc., 11 décembre 2001, n° 99-43030). Le salarié peut, là aussi, exiger la présence d’un témoin.

Une faute grave qui justifie le licenciement

En général, lorsque le salarié commet un vol, il commet une faute grave pouvant justifier son licenciement. Tel est le cas, par exemple, lorsque le salarié encaisse frauduleusement un chèque ou passe, pour son compte, une partie de la commande de produits faite au nom de la société ou détourne du matériel de l’entreprise (Cass. soc., 8 avril 2009, n° 07-41722 FD).

La faute grave peut parfois être écartée compte tenu de l’ancienneté du salarié, de la modicité du vol et du caractère isolé de l’incident (Cass. soc., 29 janvier 2008, n° 06-43501 FD). En revanche, la faute grave est constituée si le vol a été perpétré au préjudice de la clientèle, même s’il s’agit d’un objet de faible valeur (Cass. soc., 16 janvier 2007, n° 04-47501, BC V n° 8).

Une stratégie préventive indispensable

L’efficacité d’une politique de lutte contre la fraude repose avant tout sur le degré de sensibilisation au risque du dirigeant. « Pour éviter le pire, les titulaires doivent mettre en oeuvre des mesures préventives et mener des contrôles a posteriori », conseille Olivier Delétoille, expert-comptable du cabinet ArythmA. Les mesures préventives portent essentiellement sur l’organisation du contrôle interne.

Parmi les méthodes envisageables, vous pouvez opter pour une séparation des tâches facilitant les contrôles mutuels entre salariés, un système informatique fiable et actualisé régulièrement pour les stocks, la mise en place de codes vendeurs, le contrôle de caisses par sondages avec une ventilation des paiements en espèces, carte bancaire et chèque, ou encore la limitation des accès aux corrections de stocks.

Certains indices peuvent vous mettre la puce à l’oreille :

-Le nombre de corrections apportées à l’inventaire : une augmentation doit éveiller les soupçons. Pensez aussi à analyser les causes des annulations de stocks en sondant les salariés.

-La proportion des espèces par rapport au chiffre d’affaires total généré par vendeur. Une part faible des espèces doit éveiller les soupçons.

-Une baisse significative du taux de marge. Si elle ne correspond subitement plus à la norme et si le titulaire ne peut pas avancer d’explications rationnelles, il faudra alors en chercher les raisons du côté de l’équipe.

Olivier Delétoille conseille, en lien avec l’expert-comptable, de « définir les grandes familles d’activité sur lesquelles il sera appliqué un taux de marge normatif ou reconstitué pour les activités non remboursées en fonction de la politique commerciale de l’officine. Les écarts éveilleront les interrogations et stimuleront la recherche de l’origine des dysfonctionnements ».

Six règles de précaution élémentaires

1. Ne pas multiplier les endroits où se trouve l’argent dans la pharmacie.

2. Au comptoir, faire remplir les chèques sur-le-champ.

3. Avant de recruter un salarié, tenter de se renseigner auprès de ses précédents employeurs.

4. Installer un système de caméras et de vidéosurveillance aux endroits de l’officine pouvant donner lieu à des vols. Il ne faut pas oublier de respecter la législation (interdiction dans les vestiaires) et de placarder un écriteau adéquat annonçant une surveillance filmée.

5. Demander un à ami de venir à l’officine faire des achats en espèces avec des billets dont on a au préalable relevé les numéros. S’il y a vol, ces billets se retrouveront, non dans la caisse, mais dans le sac ou la poche du voleur. Le flagrant délit devra être constaté par la police.

6. Equiper le tiroir-caisse informatique d’un écran d’affichage des prix.