Congés d’été, embarquement immediat

Une longue plage de repos

Lenteur, douceur et farniente. Le congé estival permet à chacun de déconnecter du travail afin de se ressourcer… pour mieux repartir !

Entre le 1^er mai et le 31 octobre

C’est la période durant laquelle le congé estival doit être soldé. Toutefois, si le salarié en fait la demande, il peut, avec l’accord de son employeur, prendre son congé principal en dehors de ces dates.

Une durée obligatoire

La convention collective nationale de la pharmacie en fixe la durée :

→ un minimum de 18 jours ouvrables continus, soit trois semaines ;

→ un maximum de 24 jours ouvrables continus, soit quatre semaines.

Par exception, les salariés étrangers et ressortissants des départements d’outre-mer (Martinique, Guadeloupe, Guyane, Réunion, Mayotte) travaillant en métropole peuvent bénéficier de leurs cinq semaines en continu. Les contraintes géographiques justifient ce regroupement de la totalité des congés.

L’employeur de Stéphane peut-il refuser qu’il pose quatre semaines d’affilée l’été ?

Si c’est son souhait de mettre les voiles pendant quatre semaines consécutives, aucun problème ! Son employeur ne peut l’en empêcher. Sous réserve évidemment que Stéphane ait acquis le nombre de jours de congés requis.

Quentin, pharmacien adjoint, aimerait profiter de ses congés pour effectuer un remplacement dans une autre région. Est-ce possible ?

Non. Les congés payés sont non seulement un droit mais aussi une obligation, à laquelle ni l’employeur, ni le salarié ne peuvent déroger. De plus, il est interdit de cumuler l’indemnité de congés payés avec un salaire. Quentin devra donc renoncer à son projet de remplacement.

Un fractionnement possible

Pour scinder le congé estival de quatre semaines continues, l’employeur doit :

→ obtenir l’accord du salarié ;

→ respecter un minimum de 18 jours ouvrables continus (trois semaines) pour la fraction principale ;

→ accorder les jours supplémentaires pour fractionnement prévus par la convention collective nationale de la pharmacie.

La patronne de Lucie a décidé de la laisser partir deux semaines en juin, puis deux semaines en août. Est-ce légal ?

Même avec l’accord de Lucie, le congé estival ne peut être scindé en deux périodes de deux semaines. L’une des fractions doit en effet obligatoirement être de trois semaines consécutives. Sa titulaire ne peut pas déroger à cette règle conventionnelle.

Des jours en plus pour fractionnement

Lorsqu’une partie du congé principal de quatre semaines est prise en dehors de la période estivale s’étalant du 1^er mai au 31 octobre, le salarié a droit à :

→ 1 jour ouvrable supplémentaire lorsqu’il prend trois, quatre ou cinq jours entre le 1^er novembre et le 30 avril ;

→ 2 jours ouvrables supplémentaires lorsqu’il pose six jours entre le 1^er novembre et le 30 avril.

Si le fractionnement est réclamé par le salarié, l’employeur a la possibilité de le faire renoncer aux jours supplémentaires auxquels il a en principe droit. Afin d’éviter toute contestation ultérieure, il est indispensable de formaliser par écrit cette renonciation.

Tom peut-il prendre trois semaines de congés cet été, et garder les deux autres semaines pour ses vacances d’hiver ?

Oui, à condition d’avoir le feu vert de son employeur. Le fractionnement des quatre semaines ne peut être imposé ni par l’employeur, ni par le salarié. Les deux parties doivent se mettre d’accord.

Tom aura-t-il droit à des jours de plus pour fractionnement ?

Cette combinaison de trois semaines l’été et deux l’hiver ouvre bien droit à deux jours supplémentaires pour fractionnement. Toutefois, l’employeur de Tom peut « troquer » son accord contre sa renonciation à ce supplément. Cela est parfaitement légal !

L’épineuse question du planning

Pour éviter les départs bouclés à la dernière minute, le planning des congés doit être anticipé. Pas de rabais sur l’organisation !

L’employeur est aux commandes

L’élaboration du tableau des congés relève du pouvoir de direction de l’employeur. C’est lui qui fixe l’ordre et les dates de départ, dans le respect des dispositions de la convention collective de la pharmacie.

À quel moment le titulaire doit-il communiquer le planning ?

Chaque salarié doit connaître ses dates de congés au moins un mois à l’avance. Le planning général doit également être affiché, dans le back-office, sur le panneau réservé à la communication avec le personnel. Cette information est primordiale.

Priorité aux nécessités du service

Selon la convention collective, « les nécessités du service » constituent le premier critère pour déterminer les dates de congés des salariés. Le titulaire fera légitimement passer l’intérêt de son officine devant les souhaits de chacun.

Des situations individuelles hiérarchisées

Après les nécessités du service, l’employeur tiendra compte des désirs des salariés, par cœur de métier, selon l’ordre suivant :

→ la situation familiale : notamment pour le personnel dont les enfants fréquentent l’école, les congés sont fixés, si possible, durant les dates de vacances scolaires ;

→ l’ancienneté ;

→ les possibilités de congés du conjoint : dans le cas où un couple travaille dans la même pharmacie, le titulaire doit accorder un congé simultané.

Marie, qui a le plus d’ancienneté, est-elle prioritaire ?

Non, car l’ancienneté n’est pas prépondérante. La situation familiale est un critère plus important. Ainsi, les salariés qui ont des enfants sont prioritaires par rapport à ceux qui n’en ont pas.

Inès et Sarah souhaitent partir aux mêmes dates. Inès a été la première à poser ses congés. Bénéficie-t-elle d’un droit d’antériorité ?

Non, l’antériorité de la demande n’est pas un critère permettant de départager plusieurs salariés.

Cas des salariés multi-employeurs

Une personne qui cumule plusieurs emplois ne peut être en congés pour une pharmacie, alors qu’elle continue de travailler pour une autre. Ses dates de vacances, auprès de ses différents employeurs, doivent donc se chevaucher. À charge pour chaque patron d’aménager le planning en tenant compte de cette contrainte.

La fermeture de l’officine est possible

Le titulaire peut décider de fermer l’été et imposer à ses salariés d’être en congés. Si la période de fermeture est inférieure à quatre semaines (dans ce cas, l’entreprise fractionne le congé principal), l’employeur doit obtenir l’aval des délégués du personnel. Dans les très petites entreprises, dépourvues de délégation, il est nécessaire d’avoir l’accord de chaque salarié.

Des dates qui peuvent changer

Départ différé ! Quand l’employeur décide de modifier le planning des congés de ses salariés, sa marge de manœuvre dépend des circonstances et des délais.

Plus d’un mois avant le départ

Le patron a toute latitude, dans le cadre de son pouvoir de direction et d’organisation de l’entreprise, pour modifier les dates de congés sans devoir se justifier. Le salarié n’a pas d’autre choix que de se conformer aux nouvelles dates imposées. S’il refuse, il commet une insubordination et s’expose à un licenciement pour faute. Le fait d’avoir engagé des frais de réservation (hôtel, billets de train ou d’avion, acompte pour une location, etc.) n’y change rien. En outre, aucun remboursement n’est dû au salarié.

Moins d’un mois avant le départ

L’employeur peut changer les dates uniquement s’il justifie d’une « circonstance exceptionnelle » l’obligeant à revoir son organisation. Selon la jurisprudence, il peut s’agir d’une commande imprévue de nature à sauver l’entreprise ou des emplois ou de la nécessité de remplacer un salarié décédé. Dans de telles situations, l’employé doit se conformer aux nouvelles dates. S’il refuse, il commet une insubordination et s’expose à un licenciement pour faute. Là encore, aucune obligation de remboursement des frais engagés par le salarié ou de dédommagement ne pèse sur l’employeur. Pour éviter les abus, l’interprétation des circonstances exceptionnelles est faite très restrictivement par la jurisprudence. En l’absence de telles circonstances, le salarié peut refuser la modification de ses congés.

L’employeur de Marion lui annonce, quinze jours avant qu’elle ne parte, qu’il aimerait qu’elle décale son départ de 48 heures pour « raisons de service ». Elle a déjà acheté son billet d’avion et engagé d’autres frais. Peut-elle refuser ?

Si l’employeur n’est pas en mesure de justifier d’une circonstance exceptionnelle, mais seulement d’un défaut d’organisation qui aurait pu être anticipé, il ne peut pas imposer une modification des dates. Marion peut donc légitimement refuser.

Suite à un décès dans sa famille, Isabelle demande à son patron de changer ses dates de vacances. Peut-il s’y opposer ?

La modification des dates n’est pas réservée à l’employeur. Cette possibilité est également ouverte aux salariés en cas de survenue d’un événement familial imprévu et contraignant, dans le mois qui précède leur départ.

En arrêt maladie, Sylvie peut-elle obtenir le report de ses congés ?

Si elle tombe malade avant sa date de départ en congés, le régime de la maladie s’applique. Principale conséquence, son employeur calera de nouvelles dates une fois qu’elle sera rétablie. En revanche, si Sylvie est malade pendant ses vacances, elle ne pourra en obtenir ni un report, ni une prolongation, même si elle n’a pas pu en profiter en raison de son état de santé.

Un décompte particulier

Jours ouvrables, jours fériés, samedis… les bons décomptes font les bons amis. Une opération à poser avec méthode.

Règle de calcul en jours ouvrables

En pharmacie, le décompte des congés s’effectue en principe en jours ouvrables : tous les jours de la semaine sont pris en compte, à l’exception des dimanches et des jours fériés légaux chômés. Il commence le premier jour où le salarié aurait dû travailler s’il n’avait pas été en vacances. Puis tous les jours ouvrables sont recensés jusqu’à son retour à l’officine. Attention, il n’y a pas de demi-jours ouvrables de congés comme il peut y avoir des demi-jours de travail.

Cas des salariés à temps partiel

Les jours de congés payés d’un salarié à temps partiel sont calculés de la même façon qu’une personne à temps plein. Le décompte se fait également sur la base du nombre de jours ouvrables, et non sur celle des seuls jours travaillés.

Qu’en est-il des jours fériés ?

Un jour férié inclus dans une période de congés a un impact sur le décompte. Si la pharmacie est ouverte ce jour-là, il sera retiré des congés payés. Si elle est fermée, il ne le sera pas. Cette dernière solution s’applique même si le jour férié coïncide avec un jour de la semaine qui est habituellement non travaillé par le salarié.

Incidence d’un « pont »

Lorsqu’un ou deux jours ouvrables s’intercalent entre un jour férié chômé et un jour de repos hebdomadaire, on parle de « pont ». Si le salarié est en congés payés, la journée de pont chômée à l’officine doit être considérée comme un jour ouvrable. Elle sera donc décomptée.

Cas particulier du samedi

Que l’officine soit ouverte ou fermée (toute la journée ou seulement l’après-midi), le samedi est un jour ouvrable. Il est donc comptabilisé, sauf lorsque le premier jour de congé tombe un samedi habituellement non travaillé, soit en raison de la répartition des horaires du salarié, soit car l’entreprise est fermée ce jour-là.

Laura travaille seulement les lundis et mardis. Combien de jours sont décomptés lorsqu’elle prend une semaine de vacances ?

Six jours ouvrables sont retenus : lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi et samedi.

Cyril officie du lundi au vendredi. Lorsqu’il pose une semaine de congés, le samedi suivant son départ est-il comptabilisé ?

Le premier samedi est exclu du décompte. En revanche, le samedi précédant son retour à l’officine est inclus. Au total, six jours ouvrables sont comptabilisés : lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi et samedi.

Comment calculer ses congés 2016 ?

Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, au cours de l’année de référence (du 1^er juin 2015 au 31 mai 2016). Les personnes à temps partiel sont à la même enseigne. Une année pleine permet ainsi d’obtenir une cagnotte de 30 jours ouvrables de congés. Lorsque le salarié n’accomplit aucun travail, il n’est pas censé acquérir des jours. Certaines périodes non travaillées ouvrent quand même droit à des congés.

Des bonus possibles

Dans certaines situations, les salariés ont droit à un bonus de congés.

Deux jours supplémentaires :

→ pour les cadres, après six ans d’ancienneté dans la même officine ;

→ pour les mères de famille de moins de 22 ans (au 30 avril de l’année en cours). Ce bonus est accordé par enfant à charge de moins de 15 ans.

Cinq jours supplémentaires :

→ pour les apprentis dans le mois qui précède leurs examens. Ce congé de révision leur est accordé afin de suivre les enseignements spécialement mis en place dans leur centre de formation. En l’absence de cours organisés par le CFA, ils peuvent prétendre à ces cinq jours pour réviser chez eux.

L’impact sur le salaire et la fiche de paie

En congés, le salarié ne travaille pas, mais perçoit une rémunération. Deux méthodes permettent le calcul de son indemnité de congés payés : la règle du maintien du salaire et la règle du dixième. C’est la plus favorable à l’employé qui doit être retenue. En pratique, le gestionnaire de la paie doit appliquer la règle du maintien du salaire (rémunération mensuelle x nombre de jours de congés / nombre de jours ouvrables dans le mois considéré) pour chaque prise de congé, puis effectuer une comparaison lorsque le salarié a soldé ses congés annuels. Et régulariser lorsque cela est nécessaire.

Sur le bulletin de paie, doivent figurer les dates de début et de fin des congés. Dans le cas où le gestionnaire a appliqué le maintien du salaire, il n’est pas nécessaire de distinguer l’indemnité de congés payés. Seule la rémunération brute habituelle apparaît. En revanche, s’il a opté pour la règle du dixième (rémunération annuelle / 10 x nombre de jours de congés/ nombre de jours de congés acquis pendant la période de référence), elle doit être indiquée séparément du salaire. L’indemnité de congés payés est imposable et soumise à cotisations comme n’importe quel autre élément du salaire.