35 heures : modulez en toute sécurité

Il n’est pas question de choisir arbitrairement de faire varier ses horaires d’ouverture de façon ponctuelle, même si c’est un bon moyen pour éviter le recours excessif aux heures supplémentaires ou au chômage partiel.

Légalement, la modulation doit être motivée et répondre aux dispositions de l’article 13 de la convention collective nationale étendue de la pharmacie d’officine. Vous ne choisirez ce système que s’il permet d’adapter le volume d’heures travaillées au volume réel de travail, aux variations d’activité de l’officine liées à la saisonnalité et, dans le respect du Code de santé publique, de répondre à la nécessité de satisfaire aux besoins de la clientèle.

Si votre officine entre dans ce cadre, n’oubliez pas que cette mesure doit s’appliquer à l’ensemble de votre équipe mais qu’elle ne peut s’étendre aux collaborateurs qui travaillent à temps partiel.

L’information obligatoire

Dans la mesure où vous avez décidé d’adopter la modulation, n’oubliez pas que vous impliquez l’ensemble de l’équipe et que vous vous devez donc non seulement de l’informer de ce choix, mais aussi de la consulter.

Une fois le principe adopté, il vous reste à établir le calendrier de la période de modulation (celle-ci n’est en aucun cas annuelle et chaque période de modulation est de 13 ou de 26 semaines). Doivent y figurer les heures de travail et le cas échéant les jours de repos. Attention de ne pas dépasser la date limite de dépôt qui est de 21 jours calendaires avant le début de chaque période de modulation ! Et si, pour une raison quelconque, vous souhaitez modifier le calendrier en cours de période de modulation, cela est possible mais doit rester exceptionnel.

Une fois de plus, le devoir d’information vous incombe. Toute modification doit être soumise aux salariés dix jours calendaires avant sa mise en place.

Si malgré toute votre bonne volonté, la neige ne tombe pas, la température est au plus bas, ou que le terrorisme fait fuir les touristes, et, par conséquent, que vous vous trouvez dans l’impossibilité de respecter le calendrier de programmation (la baisse d’activité ne permettant d’assurer l’horaire collectif), vous pouvez alors recourir au chômage partiel.

Respecter les limites

Une fois la période de modulation déterminée, les horaires doivent respecter une certaine amplitude prédéfinie par la loi. Le principe est simple, les semaines de forte activité compensent celles de faible activité. Le nombre d’heures travaillées par semaine peut ainsi varier entre 26 heures pour les semaines de basse activité et 44 heures pour les semaines hautes. Lors de la constitution de votre programmation, vous devrez faire en sorte de ne jamais prévoir l’enchaînement de plus de 12 semaines de 44 heures. Pour les périodes de basse activité, une journée de travail ne pourra en aucun cas faire moins de trois heures.

Faites vos comptes

Si les horaires varient, le salaire, lui, reste constant. Les périodes de haute activité étant compensées par celles de faible activité, la rémunération est lissée. Elle est donc la même chaque mois sur la base de 151,67 heures, indépendamment du nombre d’heures et (ou) du nombre de jours travaillés. Si jamais vous accueillez un nouveau venu dans l’équipe au cours d’une période de modulation, son salaire sera calculé au prorata du temps effectivement travaillé. Dans le cas contraire, si un membre de l’équipe vous quitte en pleine modulation, sachez que s’il part pour motif économique, inaptitude constatée par le médecin du travail ou tout simplement si l’heure de la retraite a sonné, le salaire dont il a bénéficié et qui peut être supérieur aux heures réellement effectuées lui reste acquis. En revanche, s’il part dans d’autres conditions, la rémunération ne correspondant pas à du temps de travail effectif est prélevée sur le solde de tout compte. Les heures excédentaires par rapport à l’horaire moyen sont, elles, versées en plus du solde de tout compte et frappées des majorations correspondant aux heures supplémentaires.

La règle de trois des absences

La modulation n’empêche pas les absences et toute la difficulté est de savoir pondérer chacune d’elle à sa juste valeur. Tout dépend de la fameuse programmation que vous avez établie avant la période de modulation.

Si l’absence entre dans le cadre des absences rémunérées (maladie, congé formation, congé exceptionnel pour un mariage, un enterrement…) selon les dispositions légales ou conventionnelles en vigueur, elle est alors rémunérée sur la base du salaire mensuel lissé.

Pour ce qui est des absences non rémunérées, la retenue correspond au salaire mensuel multiplié par le nombre d’heures d’absence, le tout divisé par le nombre d’heures de travail planifiées pour le mois durant lequel l’absence a eu lieu.

Retenue =

Salaire mensuel x nombre d’heures d’absence /

Nombre d’heures de travail planifiées du mois considéré

Le casse-tête des heures sup

Et les heures supplémentaires dans tout cela… La modulation ne supprime pas les heures supplémentaires même si elle en réduit le nombre. Il n’est bien sûr pas question de financer les 8 heures de dépassement lorsqu’un salarié travaille 44 heures pour une semaine comprise dans la programmation de modulation. En revanche, si, pour une semaine de 26 heures, votre salarié effectue en fait 28 heures, les deux heures comptées au-delà du volume horaire prévu sont considérées comme heures supplémentaires.

La modulation jouant le jeu de l’équilibre, la comptabilisation des heures supplémentaires se fait à la fin de la période de modulation en suivant le principe suivant : pour une période de modulation qui court sur y semaines, heures supplémentaires = nombre total d’heures effectuées – (y x 35).

Elles sont alors comptabilisées dans le contingent d’heures supplémentaires annuel qui passe, dans le cadre de la modulation, de 130 à 88 heures. Au-delà de cette limite, les heures devront être restituées sous forme de repos équivalent majoré. Elles sont, en tout état de cause, limitées à 22 heures pour une période de 13 semaines ou de 44 heures pour une période de 26 semaines. Elles sont rémunérées avec la paie du dernier mois de la période de modulation. –

Les 4 points clés de la modulation

– Vérifier que vos motivations entrent dans le cadre réglementaire.

– Consultez votre équipe.

– Respectez le délais de dépôt du calendrier de modulation.

– Etablissez un relevé du calcul des heures travaillées (ce relevé, établi mensuellement durant la période de modulation, est à fournir en même temps que le bulletin de salaire).