Frais de transport

Frais de transports publics Si le salarié emprunte les transports en commun, ou un service public de location de vélos, l’employeur doit obligatoirement participer à hauteur de 50 % du coût de l’abonnement sur la base des tarifs de 2e classe et du temps de trajet le plus court entre le domicile et le lieu de travail. Les détours effectués par le salarié sont donc exclus de la prise en charge, même lorsqu’il s’agit de faire face aux nécessités de la vie quotidienne (par exemple, déposer les enfants à l’école ou à la crèche). Les justificatifs, que le salarié doit présenter à son employeur, sont ses titres de transport valides et nominatifs. Si le titre d’abonnement à un service public de location de vélos ne comporte pas les noms et prénoms du bénéficiaire, une attestation sur l’honneur est suffisante. Une fois ces formalités accomplies, le remboursement par l’employeur doit être effectué au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel les titres d’abonnement ont été validés. Par exemple, un titre de transport acheté pour le mois de février doit être remboursé au plus tard en mars. Pour les titres annuels, la prise en charge est répartie mensuellement.

Frais de transports personnels Si le salarié utilise son véhicule personnel pour se rendre à son travail, la participation de l’employeur aux frais de carburant (ou d’électricité pour les véhicules électriques) est facultative. Cette aide, à la discrétion de l’employeur, est exonérée d’impôts et de cotisations sociales dans la limite de 200 euros par salarié et par an lorsque le trajet entre le domicile et le lieu de travail se situe dans une zone non couverte par les transports en commun ou lorsque l’horaire de travail rend indispensable l’utilisation d’un véhicule personnel.

Les salariés à temps partiel Que les salariés empruntent les transports publics ou qu’ils utilisent leur véhicule personnel, la prise en charge de leurs frais diffère selon leur temps de travail :

– si la durée de travail du salarié est supérieure ou égale à un mi-temps (17,5 heures par semaine), la participation obligatoire de l’employeur doit être équivalente à celle des salariés à temps plein.

– si la durée du travail est inférieure à un mi-temps, la participation facultative de l’employeur est calculée au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Bulletins de paye Le montant de la prise en charge des frais de transports publics ou des frais de transports personnels doit désormais figurer sur les bulletins de salaire.

Les repères de Moniteur Expert

La prise en charge des frais de carburant ne peut être cumulée avec la prise en charge des abonnements dans les transports publics.

Cas pratiques

Alice est adjointe à temps partiel dans une pharmacie où elle travaille 20 heures par semaine. Elle s’y rend en métro et son abonnement mensuel coûte 50 euros.

Son employeur devra obligatoirement prendre en charge 25 euros par mois (50 % abonnement).

Pierre, pharmacien adjoint, travaille 15 heures par semaine. Pour se rendre au travail, il prend le bus. Son abonnement mensuel coûte 50 euros.

Son employeur devra obligatoirement prendre en charge 21,43 euros par mois (nombre d’heures de travail x 50 % de l’abonnement ÷ 17,5 = 15 x 25 ÷ 17,5 = 21,43 euros).

Claire, préparatrice, travaille 15 heures par semaine. Pour se rendre au travail, elle utilise son propre véhicule car son trajet domicile-lieu de travail n’est pas desservi par les transports en commun.

Son employeur est libre de participer, partiellement ou totalement, à ses frais de carburant. Si l’employeur opte pour une prise en charge, celle-ci sera exonérée de charges sociales et fiscales dans la limite de 171,43 euros par an (nombre d’heures de travail x 200 ÷ 17,5 = 15 x 200 ÷ 17,5 = 171,43 euros).

Martin, préparateur, travaille 20 heures par semaine. Par commodité, il préfère se rendre à la pharmacie en moto plutôt que de prendre les transports en commun.

Son employeur n’a aucune obligation de lui rembourser une partie de ses frais de carburant. S’il le fait, sa participation ne sera pas exonérée de charges sociales et fiscales.

1 mois de prévenance

En cas de changement des modalités de remboursement des frais de transport ou des frais de carburant, l’employeur doit avertir les salariés au moins 1 mois avant la date fixée pour le changement.