Impôts : Bien déduire ses frais professionnels

1 Ne jamais abuser

Les frais professionnels font l’objet d’une surveillance particulière de la part du fisc et surtout de l’URSSAF. En effet, certains dirigeants désireux de se ménager un train de vie confortable peuvent être tentés d’abuser des avantages liés à leur remboursement par l’entreprise. Si l’administration tolère un degré d’approximation pour l’évaluation de certains frais et adopte une attitude en fonction des circonstances, c’est à la condition que le contribuable soit raisonnable. Par conséquent, qu’est-il autorisé « à faire » ou « à ne pas faire » ? Il est important de bien connaître les règles applicables pour ne pas dépasser les bornes.

Olivier Delétoille, expert-comptable du cabinet ArythmA, rappelle quelques grands principes : « Les frais professionnels engagés pour le compte de l’entreprise sont, par exemple : les frais de déplacement en voiture personnelle à une réunion professionnelle ou à un déjeuner d’affaires, les frais de train pour se rendre à un salon, l’achat de documentations pour l’officine, des frais de représentation à l’extérieur, etc. » Ces frais, s’ils ne sont pas payés directement par l’officine, sont remboursés au titulaire sur présentation de pièces justificatives. Bien entendu, ils constituent des charges déductibles des résultats de l’officine. Alexandre Biette, avocat et fiscaliste chez Fidal, précise : « Les frais kilométriques engagés pour le compte de l’officine ne peuvent passer en frais que pour les dirigeants exploitant en société. »

2 Composer avec l’IS

Les frais professionnels « personnels » tels que les frais de déplacement du domicile au lieu de travail ou les frais de restauration sur le lieu de travail payés directement par le titulaire sont à distinguer. Les modalités pratiques de déduction de ces frais professionnels diffèrent selon le régime d’imposition, IS ou IR (voir tableau page 22). A l’IS, le dirigeant se trouve face à une alternative. « Les frais professionnels peuvent être évalués forfaitairement à 10 % des rémunérations de l’année (dans la limite d’un plafond de 13 093 Euro(s) pour 2005), indique Patrick Bourgeois, du cabinet ArythmA. Lorsqu’il estime que la déduction de 10% est insuffisante, les dirigeants (comme les salariés) peuvent lui préférer la déduction du montant des frais professionnels réels, à condition de les justifier et de renoncer, bien sûr, à la déduction forfaitaire de 10 %. Cette demande doit être exprimée dans la déclaration annuelle sur le revenu à laquelle il faut joindre un état détaillé, sauf déclaration par Internet pour laquelle la justification devra être produite si l’administration la réclame. » A l’IR, il n’y a pas le choix. « Les entrepreneurs individuels ou associés de SNC ont seulement la possibilité de déduire les frais réels justifiés, et ne peuvent pas appliquer l’abattement forfaire de 10 % », précise Alexandre Biette.

3 Les frais de déplacement déductibles de l’IR

Les frais réels de transport du domicile vers le lieu de travail sont déductibles de l’assiette de l’impôt sur le revenu. Ils sont intégralement déductibles sans justificatif lorsque la distance n’excède pas 40 kilomètres. Pour une distance supérieure, les frais sont déductibles dans leur intégralité s’il est fait état de circonstances particulières liées à l’emploi ou à des contraintes familiales. Si aucune circonstance particulière ne justifie l’éloignement, la déduction n’est admise qu’à hauteur des quarante premiers kilomètres (soit un aller-retour quotidien voire deux exceptionnellement si les circonstances l’exigent). En principe, les frais de véhicule sont déductibles d’après leur montant réel et justifié (essence, réparation, assurance, coût du véhicule). Toutefois, par mesure de simplification et par intérêt, il conviendra souvent de retenir le barème kilométrique fiscal appliqué au nombre de kilomètres engagé pour se rendre au travail.

« Les pharmaciens exploitant en entreprise individuelle ont généralement intérêt à faire prendre en charge leur véhicule et les frais inhérents par l’officine et à constater un avantage en nature pour une utilisation privée, recommande Olivier Delétoille. D’une part, parce qu’ils ne peuvent retenir l’abattement forfaitaire pour frais professionnels de 10 %, et, d’autre part, parce qu’ils ne peuvent pas non plus se faire rembourser sous la forme d’indemnités kilométriques les déplacements réalisés avec leur propre véhicule pour le compte de l’entreprise. »

Si le véhicule est inscrit à l’actif et tous les frais pris en charge par l’entreprise, il y aura nécessité de déterminer le plus précisément possible l’avantage en nature (imposé au niveau des revenus du titulaire). « Une circulaire du 7 janvier 2003 prévoit pour les salariés l’application d’un prorata calculé en fonction des kilomètres parcourus pour les besoins privés par rapport au total des kilomètres parcourus par le véhicule », précise Alexandre Biette.

4 Les frais de nourriture peuvent être déduits

En principe non déductibles, les frais de repas peuvent être déduits au titre des frais réels dans certaines limites, lorsque les horaires de travail ou l’éloignement du domicile ne permettent pas à l’intéressé de rentrer manger chez lui. Sur présentation de justificatifs, le montant déductible – plafonné à 15,4 Euro(s) – est égal à la différence entre les dépenses réelles et la valeur des repas pris à domicile, laquelle peut être estimée à 4,1 Euro(s) pour 2005, soit une déduction maximale de 11,3 Euro(s). En l’absence de justification précise des frais engagés, la dépense supplémentaire déductible peut être évaluée à 4,1 Euro(s) par repas. Ces dispositions prévues pour les salariés semblent pouvoir être retenues pour les dirigeants.

5 Prélèvements en nature

« Quand le pharmacien prélève certains produits en stock pour sa consommation personnelle, il doit comptabiliser l’opération comme s’il s’agissait d’une vente à lui-même, indique Olivier Delétoille. L’administration admet cependant que la valeur de cession soit alignée sur le prix d’acquisition, sans marge bénéficiaire (avec régularisation de TVA). L’opération est donc blanche au plan fiscal. »

6 Attention à l’utilisation abusive d’un mobile !

L’utilisation à titre privé par le salarié (et les dirigeants) d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (téléphone mobile, micro-ordinateur, portable ou non, logiciels, modem d’accès à un télécopieur, à l’ordinateur de l’entreprise, à Internet, etc.) et mis à sa disposition par l’employeur constitue un avantage en nature. Toutefois, cet avantage est négligé lorsqu’il correspond à l’utilisation raisonnable des outils pour la vie quotidienne (exemple : courtes durées d’appel au domicile, brèves consultations professionnelle et familiale, serveurs pratiques sur Internet…) dont l’emploi est justifié par des besoins ordinaires de la vie.

Sinon, des règles pratiques ont été définies pour évaluer l’avantage en nature, et ce, de manière forfaitaire lorsque la mise à disposition de tels outils est justifiée par la nature même de l’activité exercée par les intéressés. « Le pharmacien qui enregistre intégralement en charge des frais de son téléphone portable n’est pas à l’abri d’un risque de redressement », met en garde Olivier Delétoille.

A noter

La Taxe sur véhicules de tourisme et de sociétés est due si le véhicule est inscrit à l’actif. « Pour les périodes d’imposition ouvertes à compter du 1er octobre 2006, l’exonération dont bénéficiaient les véhicules de plus de 10 ans est supprimée, avertit Patrick Bourgeois. A compter du 1er janvier 2006, les véhicules appartenant aux salariés ou dirigeants sont obligatoirement soumis à la taxe si le kilométrage parcouru à titre professionnel excède 5 000 kilomètres. » Le montant de la taxe s’accroît en fonction de ce kilométrage.