Créer des fiches de poste

Réfléchir aux compétences

Avant de rédiger les fiches de poste, le titulaire devra établir un document global recensant les compétences présentes au sein de l’équipe. Cette synthèse préalable et nécessaire s’articule autour de cinq points :

• Réfléchir aux différentes activités qui composent l’officine.

• Détailler les tâches et les responsabilités en recherchant pour chaque point les collaborateurs concernés.

• Vérifier que chacun a une quantité optimum de tâches à remplir (ni trop ni trop peu). Sur ce point, le titulaire doit prendre garde à la polyvalence excessive empêchant certains collaborateurs de se consacrer à leurs missions principales.

• Identifier l’ensemble des ressources (compétences, diplômes, personnalité, matériel…) liées à une fonction en restant simple et précis.

• Analyser régulièrement les besoins de la pharmacie :

– évolution de l’environnement, avec en particulier le souhait de développer un domaine spécifique (nutrithérapie, libre accès, MAD…) ;

– besoins en recrutement.

Rédiger les fiches de poste

La fiche de poste est conçue par le titulaire : précise et concise, elle décrit l’ensemble des missions et grandes tâches confiées à un collaborateur.

• Définir le poste en en recherchant la finalité à partir de ses activités principales et en hiérarchisant les activités secondaires

• Décrire les différentes missions du poste.

• Préciser les résultats et les services attendus

• Communiquer la fiche de poste à chaque collaborateur concerné au cours des entretiens annuels, lui faire signer et l’intégrer au contrat de travail.

Utiliser la fiche de poste

• Au cours de l’entretien annuel, utiliser la fiche de poste comme un outil de communication afin de faire le point sur les objectifs et les missions du collaborateur.

• Faire évoluer la fiche de poste à partir d’une réflexion conjointe sur des objectifs partagés entre titulaire et collaborateur.

Ce qu’il faut noter

• L’intitulé du poste

– nom, prénom et qualité du salarié (éventuellement sa classification) ;

– niveau de responsabilité, délégation et relations hiérarchiques ;

– conditions d’exercice du poste (horaires, lieu…) ;

– domaine d’action et modalités de réalisation.

• Les éléments relatifs au contenu du poste

– missions et activités principales et secondaires ;

– renseignements sur l’organisation, les moyens mis à disposition et les enjeux du poste ;

– lien éventuel avec d’autres réseaux en relation avec le métier.

• Les éléments relatifs aux compétences et ressources

– savoirs nécessaires (niveau de diplôme) ;

– compétences techniques, méthodologiques ou organisationnelles ;

– savoir-faire et comportement attendus ;

– évolution possible du poste.

À RETENIR

• Veiller à avoir un duo sur chaque poste important afin d’éviter la désorganisation en cas d’absence

• Utiliser des verbes d’action précis pour décrire les postes et les activités

• Il existe des « fiches métiers ROME » éditées par ANPE/Pôle Emploi pour définir précisément les tâches concernées. Certaines sont adaptables aux métiers de l’officine (par exemple le code J 1202 pour le pharmacien d’officine, J 1307 pour le préparateur…)

• Utiliser les fiches de poste pour préparer ses entretiens de recrutements et déterminer avec exactitude le profil recherché et les compétences prioritaires