LES AVANTAGES EN NATURE DU DIRIGEANT

Un pharmacien dirigeant exerçant en société bénéficie d’un avantage en nature lorsque l’entreprise lui permet de réaliser une économie en supportant à sa place certaines dépenses personnelles. C’est le cas lorsqu’il utilise gratuitement à des fins privées un bien de la société (véhicule de fonction, téléphone mobile…), lorsque la société supporte des frais lui incombant (voyage d’agrément, déplacement, notes personnelles de restaurant…) ou quand il profite d’un bien dont le coût aurait été supérieur sans le concours de l’entreprise (logement, consommation personnelle de médicaments…). « Les avantages en nature constituent un complément de rémunération. Ils sont assujettis à l’impôt sur le revenu et soumis à cotisations sociales », précise Sébastien Ragot, expert-comptable du cabinet Conseils et Auditeurs Associés.

Le traitement fiscal

Les avantages en nature accordés au dirigeant (gérant majoritaire de SARL et SELARL…) sont, normalement, évalués pour leur valeur réelle. Il en est de même pour les dirigeants affiliés au régime des salariés (présidents et directeurs généraux de SELAFA, présidents et dirigeants de SELAS, gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de SELARL), sauf s’ils justifient d’un contrat de travail pour lequel ils perçoivent une rémunération distincte de leur mandat social et dès lors que ce cumul est régulier. Dans ce cas, les avantages seront évalués selon un barème officiel.

L’avantage « véhicule et nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) », qui intègre notamment le téléphone mobile et l’ordinateur, peut être évalué selon la méthode forfaitaire, quel que soit le montant de la rémunération. « Les dirigeants affiliés au régime des salariés peuvent utiliser les barèmes forfaitaires pour les avantages véhicules et outils issus des NTIC, même en l’absence de cumul d’un contrat de travail et du mandat social », précise Amaury Tierny, expert-comptable du cabinet ArythmA.

Le traitement social

L’URSSAF est beaucoup plus stricte sur l’évaluation de l’avantage en nature du dirigeant. En effet, quel que soit le statut juridique « l’évaluation forfaitaire selon les barèmes officiels est admise si le dirigeant cumule son mandat social avec un contrat de travail, si l’avantage en nature est octroyé au titre de ce contrat et en tenant compte de la seule rémunération perçue à ce titre », précise Laurent Cassel, expert-comptable du cabinet ArythmA. A défaut de contrat de travail, les gérants majoritaires doivent évaluer les avantages en nature pour leur montant réel.

Quel forfait ?

Chaque année, l’administration publie des grilles d’évaluation forfaitaire des avantages en nature. Pour 2013, l’avantage « nourriture » est ainsi évalué à 4,55 € par repas ou 9,10 € par jour. Pour les NTIC, cet avantage peut être évalué soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d’un forfait annuel estimé à 10 % du coût d’achat prix public TTC du bien ou, le cas échéant, de l’abonnement TTC. Le forfait est arrondi à la dizaine de centimes d’euro la plus proche et sera à proratiser en fonction du nombre de mois sur l’année. « Pour le logement, le forfait tient compte de la rémunération mensuelle brute du dirigeant (sous conditions) et du nombre de pièces principales ou en fonction de la valeur locative servant à l’établissement de la taxe d’habitation », indique Amaury Tierny.

Pour le véhicule, l’évaluation de l’avantage en nature est faite sur la base d’un forfait annuel ou des dépenses réelles, et les modalités de calcul varient selon que le véhicule est acheté ou loué avec ou sans option d’achat.

Le véhicule, un cas particulier

Il convient de faire plusieurs distinctions. D’une part, entre le véhicule personnel utilisé à titre professionnel et le véhicule acheté par l’entreprise et inscrit à l’actif de celle-ci et, d’autre part, entre l’utilisation de ce véhicule de fonction à des fins professionnelles et à des fins personnelles. L’avantage en nature correspondant uniquement à ce dernier cas.

L’utilisation du véhicule personnel pour la pharmacie peut être envisagée. Un chiffrage des kilomètres parcourus à titre professionnel permettra un remboursement au titulaire (ou à l’associé dans le cas d’une société) sur la base de l’indemnité forfaitaire fiscale. Les sommes engagées pour les besoins de son activité peuvent aussi lui être remboursées sur présentation des factures (exemple : ticket de parking). « Si le véhicule appartenant à l’entreprise, ou loué, est utilisé pour ses seuls déplacements professionnels, le dirigeant ne retire pas d’avantage personnel de cette mise à disposition, explique Sébastien Ragot. De même, en cas d’option pour la déduction des frais réels, l’utilisation professionnelle est imposable si des frais de cette nature sont déduits par le dirigeant. »

Lorsque le dirigeant utilise le véhicule de fonction pour ses déplacements privés (week-ends, congés), on parle d’avantage en nature pour cette utilisation. La quote-part d’utilisation privée est alors décomptée et comptabilisée comme prélèvement dans l’entreprise individuelle et au débit du compte courant comme avantage en nature pour l’associé dans une société.

L’avantage en nature soumis à l’impôt doit, pour les dirigeants, être évalué d’après la valeur réelle. « Si le véhicule est acheté, celle-ci tient compte de l’amortissement (20 % par an du prix TTC si le véhicule a moins de 5 ans, 10 % dans les autres cas), de l’assurance, des frais d’entretien et, le cas échéant, des frais de carburant », précise Laurent Cassel. Cette évaluation ne doit pas inclure les dépenses de réparation du véhicule, la taxe sur les véhicules de société et les éventuels intérêts de l’emprunt contracté par l’entreprise pour acquérir le véhicule. Cette règle d’évaluation, sur la base de la valeur réelle, vaut quel que soit le montant de la rémunération du dirigeant et même s’il est lié à l’entreprise par un contrat de travail.

Avantages en nature ou notes de frais professionnels ?

Les frais professionnels couvrent les dépenses professionnelles courantes. C’est-à-dire celles que doivent exposer la plupart des dirigeants pour être en mesure d’occuper leur fonction, telles que les frais de déplacement du domicile au lieu de travail, les frais de restauration sur le lieu de travail, les frais de documentation engagés personnellement et de mise à jour des connaissances nécessités par l’activité professionnelle… « Ces frais sont bien distincts des frais engagés par le dirigeant pour le compte de l’entreprise et remboursés par elle sur la base de pièces justificatives », précise Amaury Tierny (ArythmA). Ces charges sont remboursées au dirigeant en franchise de cotisations sociales. Aussi, en pratique, quand un bien est utilisé à la fois à des fins privées et professionnelles, il convient d’isoler la charge constituant un avantage en nature. « Par exemple, si, sur 100 €, 80 € sont dépensés pour des déplacements à titre privé, cette partie est réintégrée au moment de la clôture du bilan en produits et seuls les 20 € relatifs aux déplacements professionnels sont passés en charges au niveau des écritures comptables », illustre Sébastien Ragot (Conseil et Auditeurs Associés).