Impliquez vos collaborateurs

Le patron chef d’orchestre, maître de toutes les décisions, a bel et bien vécu. « Le management « à la papa » comporte un risque de formation de clans entre les partisans et les opposants au chef d’entreprise, mais aussi de tensions internes », met en garde Jean-François Moine, spécialiste de la communication managériale chez Cegos, un organisme de formation. « Les collaborateurs ont aujourd’hui besoin d’être valorisés. C’est un facteur clé de motivation, souvent plus important qu’une prime sur un bulletin de salaire », note Christian Martin, directeur associé de Socco Consult, un cabinet spécialisé dans le conseil aux officines. Pour cela, les experts en management plébiscitent donc une autre méthode : le management participatif. Le principe : impliquer ses collaborateurs aux décisions de l’entreprise. « C’est un moyen de responsabiliser chaque membre de l’équipe et de mettre en place un système de délégation productif », poursuit Christian Martin. Voici cinq étapes clés pour associer votre personnel aux décisions de l’entreprise.

1. Tenez vos promesses

Vous avez annoncé à votre équipe votre intention de les associer aux décisions de l’officine ? Attention, prenez garde à tenir vos promesses. Les débats et les discussions que vous engagerez, ensemble, sur l’accueil au comptoir ou la gestion des commandes devront déboucher sur des actions concrètes. « Il est inutile de faire croire à ses collaborateurs qu’on les écoute si la décision est déjà prise par avance », avertit Christian Martin. Cette stratégie peut se retourner contre vous car les salariés ne seront pas dupes longtemps !

A l’inverse, quand le titulaire laisse s’exprimer ses collaborateurs, il doit jouer le jeu. Comme le note Jean-François Moine, « le dirigeant ne doit pas occulter le débat et la confrontation d’idées en entrant dans un consensus mou avant toute discussion ». L’objectif du management participatif est, au contraire, de solliciter tous les collaborateurs afin de trouver les meilleures solutions. Sans pour autant tomber dans la foire d’empoigne et le règlement de comptes.

2. Limitez les domaines d’intervention

Quels sont les domaines sur lesquels vos collaborateurs pourront intervenir ? Sur ce point, une réflexion en amont s’impose. « Le management participatif est adapté quand il est orienté sur la satisfaction de la clientèle car c’est un domaine qui peut concerner tous les collaborateurs », indique Philippe Lebas, directeur de l’agence pédagogique Cohesia. Quel process concernant la qualité mettre en oeuvre pour les produits défectueux ? Comment gérer le flux de la clientèle ? Comment améliorer la communication entre le back-office et le comptoir ?… Autant de questions où chacun pourra s’exprimer. « Ce sera aux collaborateurs de trouver la solution qui leur convient le mieux », continue Philippe Lebas.

En revanche, certaines thématiques doivent rester du domaine du titulaire ou de ses associés. « Il faut un pilote dans l’avion pour donner un cadre sécuritaire indispensable aux salariés », soutient Philippe Lebas. D’où la nécessité, pour le titulaire, de prendre les décisions stratégiques. « Certains enjeux sont lourds. Les collaborateurs n’auront pas forcément envie de s’y impliquer », analyse Jean-François Moine. Ainsi, mieux vaut s’abstenir, par exemple, de faire un brainstorming pour définir une politique de prix. Mais, dans tous les cas, il faut être transparent et ne pas hésiter à expliquer clairement sa démarche, dans un sens ou dans l’autre.

3. Préparez un brainstorming

En pratique, il vous faudra organiser des réunions collectives afin que tous les salariés puissent partager leurs idées. Première précaution indispensable : les inviter tous, de la rayonniste à l’adjoint. L’idéal, pour créer un vrai débat d’idées, est de se rassembler une fois par mois, voire tous les deux mois. Une perte de temps ? Pas forcément. Comme le note Christian Martin, « une heure de réunion suffit si la réunion a été préparée en amont ». Comment ? Le titulaire devra s’efforcer de réfléchir préalablement aux objectifs, aux moyens à mettre en oeuvre, qu’il s’agisse d’améliorer la communication interne ou de régler un dysfonctionnement. Le but : arriver en réunion avec un fil conducteur.

De même, il est essentiel d’inciter tous les collaborateurs à réfléchir, en amont, aux idées dont ils voudront débattre afin de parvenir plus vite à un compromis. « Pendant la réunion, chacun devra s’exprimer à tour de rôle », conseille Christian Martin. Le dirigeant devra y veiller.

4.Après le débat d’idées, déléguez

Ce brainstorming sera aussi un moyen supplémentaire pour détecter parmi vos collaborateurs ceux à qui vous pourrez confier de nouvelles responsabilités, liées aux nouvelles solutions qui ont pu être trouvées pour améliorer le fonctionnement de l’officine. Mais attention à ne pas laisser carte blanche à tout le monde ! Réfléchissez bien aux qualités de vos collaborateurs avant de leur déléguer de nouvelles tâches. Ce qui nécessite de se poser les bonnes questions. Jusqu’à quel point cette préparatrice est-elle capable de travailler en totale autonomie ? Cette jeune recrue a-t-elle le savoir-faire nécessaire pour être capable d’être responsable d’un nouveau rayon ?… Autant de questions qui permettront au titulaire de déterminer, pour chaque collaborateur, le bon niveau de responsabilisation. « Certains salariés ont besoin d’être soutenus, tandis que d’autres peuvent se montrer totalement autonomes dès lors que leur périmètre d’action est défini », précise Jean-François Moine.

5.Identifiez les réfractaires

Néanmoins, certains collaborateurs peuvent refuser de s’impliquer dans la bonne marche de l’entreprise. En organisant des brainstormings, où tous les salariés prendront la parole pour faire valoir leurs idées, vous verrez vite qui sont ceux les moins enthousiastes. Le management participatif est donc l’occasion de chercher les raisons de leur manque d’implication. Leurs fonctions leur conviennent-elles toujours ? Ont-ils été blessés par une remarque ?… Vous pourrez alors rectifier le tir.

« Toutes les solutions sont trouvées de manière collective »

Le management participatif est une règle que Jean-Louis Ménage, titulaire à Cavalaire-sur-Mer (Var), a adopté dans son officine pour toutes les décisions, ou presque. « Les choix stratégiques sont du domaine réservé du titulaire, le seul à avoir une vision des axes de développement », confirme-t-il. Pour le reste, il réunit ses sept salariés deux fois par an afin d’optimiser les différentes tâches. Ces réunions ne sont pas vaines. « Toutes les solutions sont trouvées de manière collective », précise Jean-Louis Ménage. Ainsi, ce brainstorming à l’officine permet d’établir des procédures, liées par exemple au rangement des commandes et à la gestion des stocks. Elles sont alors déléguées aux collaborateurs, en fonction notamment de leurs affinités, avec un calendrier annuel prédéfini. Ce style de management participatif lui permet aussi de mieux évaluer les collaborateurs. « Les entretiens d’évaluation nous permettent par ailleurs de faire des points réguliers. Les objectifs à atteindre sont toujours globaux. »

conseilUne boîte à idées dans l’officine

Pour susciter la participation des salariés, pourquoi ne pas mettre en place une boîte à idées ? Vous pouvez installer une boîte aux lettres réelle ou créer une adresse électronique pour faire remonter les problèmes organisationnels et les souhaits d’amélioration du personnel. Ce sera un point de départ à l’organisation d’un brainstorming en bonne et due forme. A condition de prévenir vos collaborateurs que toutes les idées ne pourront pas être retenues.