HUIT PRECAUTIONS POUR PREVENIR LE CONTROLE FISCAL

La probabilité d’un contrôle de TVA en pharmacie est inférieure à d’autres secteursd’activité (BTP, ventes de voitures d’occasion…), et reste peu élevée. « Compte tenu du taux moyen de TVA sur le chiffre d’affaires d’une pharmacie, d’environ 4,5 %, ce n’est pas le risque fiscal le plus important », convient Luc Aspart, expert-comptable à Toulouse (groupement CGP). Pour autant, il y a quelques précautions à prendre.

Faire attention aux dates

Respecter les dates de déclaration et de paiement est le meilleur moyen de ne pas mettre le fisc en alerte. Les experts comptables doivent y veiller. « La TVA encaissée par la pharmacie doit faire l’objet d’une déclaration (intitulée “CA 3”) et d’un paiement des sommes dues le 21 du mois suivant la réalisation des ventes », précise Laurent Cassel, expert-comptable du cabinet AdequA.

Pour rappel, c’est la différence positive entre la TVA collectée et la TVA déductible que l’entreprise doit reverser au Trésor. En général, « le solde à payer correspond à 3 000 ou 4 000 € de TVA collectée, mais il arrive que, certains mois, le pharmacien ait un crédit d’impôt », précise Laurent Cassel.

Transmettre les factures à son expert-comptable

Attention : la date de reversement de la TVA dépend de la nature des opérations. La date d’exigibilité fiscale ne correspond donc pas nécessairement à la date de la transaction. « La taxe devient exigible pour les prestations de services au moment de leur paiement, mais celui-ci peut être différé (les sommes sont souvent versées au trimestre ou au quadrimestre). Pour les ventes, elles sont exigibles au moment de la livraison du bien, donc de la vente au comptoir », précise Luc Aspart.

En pratique, les experts comptables récupèrent les factures d’achats transmises par le pharmacien (le plus souvent sous forme dématérialisée par scannérisation et au fil de l’eau), les enregistrent et saisissent les ventes du mois écoulé transmises par le pharmacien. « Ne gardez jamais une facture sous le coude sous prétexte qu’il y a un litige avec un fournisseur, toute pièce entrant dans l’officine doit être comptabilisée et donc adressée à votre expert-comptable », conseille Laurent Cassel.

Ne pas différer une collecte de TVA

Un paiement décalé peut également être un élément potentiellement déclencheur d’un contrôle, mais cette pratique concerne peu les pharmaciens. « Ils ne s’aventurent pas à ne déclarer qu’une partie de leurs ventes et à différer l’autre partie », observe Laurent Cassel. Le risque est trop important : avec les traitements informatiques dont dispose le fisc, ce décalage est facilement repérable. « Toute infraction est considérée comme un délit pénal ! », met-il en garde.

Il peut arriver que le paiement d’une prestation de services soit décalé d’un mois. Cette pratique, si elle est isolée et concerne de faibles montants, peut rester sans conséquence.

Eviter les divergences dans les déclarations

C’est le cas, par exemple, du total du chiffre d’affaires porté sur les déclarations de TVA qui ne correspond pas à celui porté dans le compte de résultat. Les divergences de montants peuvent attirer l’attention de l’administration fiscale. « Un cadrage de TVA réalisé en fin d’année permet de déceler les écarts et de procéder à une déclaration rectificative », indique Laurent Cassel. Ces écarts peuvent « provenir d’un oubli, involontaire, de déclarations de coopérations commerciales par le pharmacien ou de leur mauvaise comptabilisation, par exemple dans les ventes ou les remises », précise Luc Aspart.

Fournitures : réclamer toujours une facture

La facture constitue un document fondamental puisqu’il permet de justifier formellement de l’existence d’une créance de TVA sur le Trésor. « En cas d’achats de fournitures ou de frais de restaurant engagés dans l’intérêt de l’entreprise, il faut réclamer une facture faisant ressortir la TVA car un ticket de caisse ou un bon du restaurateur mentionnant le prix du repas ne donne pas droit à déduction de TVA », prévient encore Laurent Cassel. De même, « il faut penser réclamer une facture au bailleur des murs de l’officine quand le loyer est assujetti à la TVA et se montrer particulièrement vigilant quand c’est un particulier qui s’occupe de la gestion locative, car celui-ci peut oublier d’émettre la facture à la bonne date », signale Luc Aspart.

Enfin, à l’approche de Noël, sachez que la récupération de la TVA pour les cadeaux offerts aux clients est possible pour les objets dont la valeur unitaire n’excède pas 65 € TTC.

Remboursement de crédit : demander à bon escient

La demande de remboursement de crédit de TVA peut générer un contrôle. « Cette situation peut se rencontrer notamment avec les pharmacies saisonnières qui surstockent avant le début de saison, alors que l’activité n’a pas démarré. Elles ont plus de TVA déductible que collectée, explique Laurent Cassel. Le pharmacien doit être en mesure de présenter les justificatifs des factures sur lesquels s’appuie sa demande de remboursement. »

Conserver les factures pendant 10 ans

Les factures doivent être précieusement conservées pendant 10 ans, ainsi que toutes les pièces justificatives que l’entreprise peut être amenée à présenter lors d’un contrôle. Par exemple, il faut être en mesure de présenter les justificatifs de dépenses de cadeaux, de frais de réception ou de frais de repas du dirigeant car il s’agit de dépenses pour lesquelles la récupération de la TVA est soumise à conditions.

Faciliter le travail du comptable

« Avec les différentes composantes de la nouvelle rémunération dont certaines sont soumises à TVA (honoraires de dispensation et de garde, prestations de services…) et d’autres pas (ROSP génériques, forfait des entretiens pharmaceutiques, indemnités de gardes et d’astreintes…), et l’existence de 4 taux de TVA en officine, le pharmacien doit être attentif à ses déclarations car toutes ces nouvelles rémunérations sont appelées à monter en puissance, souligne Joffrey Blondel, directeur de la gestion officinale de la CERP Rouen (groupe Astéra). Les sources d’erreurs sont multiples. La TVA peut être facturée à tort au titre d’une opération non imposable, ou au mauvais taux, d’où l’importance d’avoir une bonne lecture de ses déclarations. »

Pour minimiser ce risque d’erreur, Françoise Amouroux, titulaire à Toulouse, reprend les factures de ses fournisseurs et y appose de manière manuscrite les codes comptables (numéro individuel d’identification à la TVA) en face des lignes d’achats qui sont regroupées par taux de TVA. « Les factures sont codées avant même que le cabinet comptable vienne les récupérer à la pharmacie. Par ailleurs, sur les factures du grossiste, j’identifie clairement les achats de fournitures des achats de marchandises car ils figurent sur la même page. Ainsi, je suis sûre que les achats et les TVA correspondantes seront affectés au bon endroit lors de l’enregistrement des factures. »

A retenir

A compter du 1^er janvier 2018, le logiciel de caisse utilisé par l’officine devra être certifié, afin de garantir l’absence de programme de fraude à la TVA. Si le pharmacien ne peut pas justifier cette homologation, il encourra une amende de 5 000 euros et devra se mettre en conformité dans un délai de 60 jours.